Wenn du in der Administration arbeiten möchtest, so wirst du verschiedene Aufgabenbereiche finden. Das Aufgabenspektrum kann sich je nach Unternehmen, Branche und Abteilung von der Organisation, über die Verwaltung bis hin zur Sachbearbeitung erstrecken.

Auf jeden Fall wirst du in einem Büro arbeiten und hier Aufgaben am PC verrichten. Meist sind es Daten, die in die branchenübliche Software eingepflegt werden und die dann von dir an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet, oder auch direkt durch dich ausgewertet werden. Eine kaufmännische Ausbildung und erste administrative Berufserfahrung sind in jedem Fall von Vorteil.

Welche Aufgaben übernimmst du im Tätigkeitsfeld Administration?

In der Administration gibt es meist zwei Einsatzbereiche: Front Office und Back Office. Im Front Office wirst du Kundenkontakt haben, oder Ansprechpartner für die Mitarbeitenden im Unternehmen sein. Es ist meist ein Arbeitsbereich, der viel Organisation übernimmt und beispielsweise auch dem Empfang oder dem Veranstaltungsmanagement zugehörig ist.

Im Back Office kann es sein, dass du häufig Fragen am Telefon beantworten musst, oder Informationen und Anfragen per Mail beantwortest. Meist hast du hier keinen direkten Kundenkontakt. Es kann auch sein, dass, je nach Unternehmen, das Back Office dem Front Office zuarbeitet.

Die Administration – Organisation, Verwaltung und Prozesse

In der Administration bist du außerdem für die Ablage und die Verwaltung von Daten zuständig. Darüber hinaus bist du der Dreh- und Angelpunkt, wenn Rückfragen kommen, oder bestimmten Akten gebraucht werden. Je nach Größe des Unternehmens stellt die Administration auch Daten bereit, die dann in anderen Geschäftsbereichen verwendet werden oder Grundlage für Unternehmenspräsentationen sind.

Die Administration ist dabei meist sehr IT-lastig. Daten sowie Informationen müssen im System oder einer bestimmten Software hinterlegt werden. Dabei gilt es in den meisten Firmen CI-Richtlinien oder auch gewisse Prozesse und Ablageregelungen zu beachten. Inhalte deiner täglichen Arbeit in der Administration könnten die folgenden sein:

• Digitalisierung und Speicherung von Daten
• Zusammenfassen und Ablegen von Daten
• Verwaltung und administrative Tätigkeiten
• Beantworten von Mails und Briefen
• Bereitstellung und Aufarbeitung von Daten und Informationen.

Wie werde ich in der Administration tätig?

Die Administration ist vom Tätigkeitsfeld her meist sehr branchenabhängig. In der Regel reicht eine kaufmännische Ausbildung, um einen Job in der Administration auszuüben. Ein Bachelor in Büromanagement ist auch sinnvoll und erleichtert den Einstieg. Auch andere bürokaufmännische Berufserfahrung ermöglichen einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in die Administration. Wichtig ist, dass du genau und gewissenhaft arbeitest und gerne Daten digitalisierst und verwaltest.

Es bedarf eines guten Gespürs für eine saubere Ablage und Organisation von Daten, da hier oftmals auch sehr sensible Daten in deine Hände gelangen. Grundkenntnisse im Qualitätsmanagement und Datenschutzrichtlinien sind ebenfalls täglich zu berücksichtigen und in den Alltag einzupflegen.

Welche Voraussetzungen brauchst du für die Mitarbeit in der Administration?

Wenn du dich für eine Tätigkeit in der Administration interessierst, solltest du kaufmännisches Verständnis und eine schnelle Auffassungsgabe mitbringen. Zudem solltest du dich schnell in die verschiedensten Themen eindenken und Aufgabenbereiche für diese umsetzen können. Dazu gehören die folgenden Kompetenzen:

• Hohe IT- und Software Affinität
• Organisationstalent
• Verantwortungsbewusstsein und strukturierte Denk- und Arbeitsweise
• Analytische Denkweise
• Affinität zu den inhaltlichen Themen, die du administrativ bearbeitest.

Was verdienst du in der Administration?

Für Tätigkeiten in der Administration erhältst du meist ein Anfangsgehalt von 1800 bis 2200 Euro. Mit zunehmender Verantwortung oder, wenn du in einem Unternehmen angelehnt an einen Tarifvertrag tätig bist, kann das Gehalt auch höher sein. Als Teamleiter bekommst du bis zu 4200 Euro brutto im Monat.

Tätigkeitsfeld Administration: die Aussichten

Administration betrifft alle Unternehmen und Betriebe, ganz egal welcher Branche oder Größe! Aus dem Grund gibt es auch immer wieder viele Stellen, auf die du dich, auch als Quereinsteiger/in bewerben kannst. Die Jobchancen stehen also auf Grün und du hast oftmals lukrative Angebote – direkt bei den Unternehmen, oder auch in Dienstleistungsfirmen, die die Administration für diese übernehmen.

Jobs in der Administration: Die Karrierechancen

Wenn du kaufmännisch ausgebildet bist und erste Erfahrung mitbringst, bekommst du in der Administration schnell einen Job. Das gilt auch, wenn du beispielsweise aus einem der verwandten Berufe, beispielsweise dem Büromanagement oder der Verwaltung kommst.

Die Tendenz ist weiterhin gut. Trotz Digitalisierung müssen Daten eingepflegt und organisiert werden. Zudem setzen immer mehr Firmen auf ein gutes Wissensmanagement, was oft auch in den Aufgabenbereich der Administration fällt.