7 einfache Strategien gegen Zeitdruck am Arbeitsplatz

In jedem Job gibt es mal den Punkt, wo es eng wird: wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig anstehen, wenn Kollegen ausfallen oder ungeplante Projektschleifen entstehen. Der Druck steigt – und mit ihm dein Stresspegel. Hin und wieder ist das ja okay. Auf Dauer kann dieser Druck jedoch für dich und deine Gesundheit zur Belastung werden. Lerne 7 einfache Strategien kennen, wie du mit dem Zeitdruck am Arbeitsplatz besser umgehen kannst.

Zeitdruck bei der Arbeit – das sind typische Auslöser

Zeitdruck hat viele Facetten: Er kann zum Beispiel durch äußere Faktoren entstehen oder durch individuelle Gewohnheiten. Oft jedoch resultiert er aus einer Überlastung am Arbeitsplatz: Zu viele Aufgaben, zu strenge Fristen von Kunden oder Vorgesetzten und unklare Kommunikation kosten Zeit und erhöhen den Druck. Auch die ständigen Unterbrechungen durch Kollegen, E-Mails und Anrufe können dich aus deinem Arbeitsfluss reißen.

Mach doch einmal an einem Arbeitstag die Stichprobe, wie oft jemand dich „nur mal kurz“ sprechen möchte, wie oft dein Telefon klingelt und wie viel Zeit du in Besprechungen verbringst. Schon eine einfache Strichliste zeigt dir, wo die wahren Zeitfresser zuschlagen.

Ebenso können persönliche Herausforderungen wie familiäre Pflichten, gesundheitliche Einschränkungen, Stress im Privaten oder mit Kollegen deine Konzentration merklich stören. Unerfahrenheit als Berufsanfänger oder als Neuankömmling im Unternehmen, ein Hang zum Perfektionismus oder die Neigung zum Aufschieben, auch Prokrastination genannt, können das Problem verstärken.

Strategien gegen den Zeitdruck

Willst du effektiv arbeiten, solltest du möglichst größten Nutzen aus jeder Arbeitsstunde ziehen können. Tatsächlich können wir jedoch oft nur einen Bruchteil unserer Zeit wirklich produktiv nutzen. Der Schlüssel liegt im Umgang mit Arbeitsbelastungen aller Art. Resilienz ist das Stichwort: die Kompetenz, trotz Belastung leistungsfähig und stressresistent zu bleiben, sich schnell von Rückschlägen zu erholen und sich flexibel an Veränderungen anzupassen.

Deine Resilienz stärkst du, indem du deine Fähigkeiten zur Stressbewältigung verbesserst, regelmäßige Pausen zur Erholung einplanst, ein unterstützendes Netzwerk aufbaust und insgesamt eine positive Einstellung pflegst. Übe Achtsamkeit und Selbstfürsorge, setze realistische Ziele und feiere deine Meilensteine und Erfolge, um dir die Freude mit und in der Arbeit zu erhalten.

Dazu gehört auch, dass du neue Strategien und Instrumente erkundest, die dich darin unterstützen, jeden Arbeitstag und die anfallenden Aufgaben zu strukturieren. Denn mit etwas Übung, gezieltem Training und geeigneten Tools lassen sich Zeitmanagement und Selbstorganisation vereinfachen und kontinuierlich verbessern.

Sieben praktische Tipps für den Arbeitsalltag

1. Aufgaben priorisieren:
   Nutze zum Beispiel die Eisenhower-Matrix, um deine täglichen Aufgaben zu strukturieren. Damit gliederst du deine To-Do-Liste in vier Quadranten: 1. Aufgaben, die dringend und wichtig sind, 2. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, 3. Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind und 4. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Hilfreich sind neben dem bewährten Kalender auch digitale Planungstools wie Trello, Todoist, Monday.com oder der Microsoft Planner.
2. Aufgaben portionieren:
   Du hast ein größeres Projekt zu bewältigen und bekommst schon Panik deswegen? Unterteile es einfach in kleinere Aufgaben und Schritte, die du ebenfalls nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisierst. Das Schöne dabei ist, dass schon die Teilerfolge dich motivieren und dir Schwung fürs Finale geben.
3. Zeitmanagement lernen:
   Die Pomodoro-Technik berücksichtigt, dass wir alle nur begrenzt effizient sein können. Bei dieser Strategie teilst du deine Arbeit in 25-Minuten-Blöcke ein, die „Pomodoros“, gefolgt von kurzen Pausen. So förderst du deine Konzentration und beugst Ermüdung vor, indem du Arbeit und Erholung im festgelegten Takt abwechselst.
4. Stressmanagement üben:
   Mit Techniken wie Atemübungen und kurzen Meditationen kannst du aufkommenden Stress bewältigen und dein Gedankengewitter beruhigen. Integriere regelmäßige Pausen in den Arbeitstag, damit du neue Energie schöpfen kannst. Setze dir realistische Ziele und erkenne deine Grenzen. Nutze Apps wie 7Mind (von Krankenkassen unterstützt), um deine Fortschritte in diesem Bereich zu verfolgen.
5. Multitasking vermeiden:
   Mehrere Teller gleichzeitig in der Luft zu balancieren gelingt auch dem größten Akrobaten nicht auf Dauer. Statt Multitasking konzentrierst du dich lieber auf eine relevante Aufgabe und machst diese dafür gut. So minimierst du Flüchtigkeitsfehler und Stress und arbeitest deutlich fokussierter.
6. Nein-Sagen lernen bzw. delegieren:
   Du musst nicht für den neuesten Flurfunk deine Zeit opfern oder „schnell mal“ irgendwo aushelfen, wenn du selbst schon am Anschlag bist. Lerne Grenzen zu ziehen, wenn du es brauchst. Es ist erstaunlich, wie viele Aufgaben sich in Luft auflösen oder doch anderweitig gelöst werden können. Vielleicht kannst du Aufgaben in Abstimmung mit Vorgesetzten und Kollegen auch im Team weitergeben – ohne wiederum andere damit zu überfordern. Für eine reibungslose Teamarbeit gibt es digitale Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Asana, die in immer mehr Unternehmen zum Einsatz kommen.
7. Reinen Tisch machen:
   Das kannst du wörtlich nehmen. Mache dir zur Aufgabe, deine Arbeitsumgebung für dich optimal organisiert und strukturiert zu halten. Dazu gehört vielleicht am Ende des Arbeitstages, den Schreibtisch aufzuräumen und die Aufgaben des kommenden Tages schriftlich zu planen. Du gehst entspannter in den Feierabend.

Was, wenn die Arbeit zu viel wird?

Dann gibt es einerseits die Möglichkeit, aktiv das Gespräch mit Vorgesetzten zu suchen und gemeinsam zu überlegen, wie sich der Zeitdruck minimieren lässt. Vielleicht ist es ihnen noch gar nicht bewusst, dass ihr Team oder einzelne Mitglieder bereits am Rande der Belastung arbeiten. Andererseits gibt es auch ganz klare Grenzen, die das Gesetz vorgibt und auf die du dich im Streitfall berufen kannst.

In Deutschland regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), wie lang Arbeitnehmer arbeiten dürfen. Es legt fest, wann sie Anspruch auf Pausen und Ruhezeiten haben und regelt Nacht-, Schicht-, Sonn- und Feiertagsarbeit in bestimmten Branchen. Es verpflichtet zudem Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu dokumentieren. Ziel des ArbZG ist es, die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen, ihre Arbeitskraft langfristig zu erhalten und ihnen einen ausreichenden Erholungs- und Freizeitausgleich zu ermöglichen. Schließlich trägt eine bessere Work-Life-Balance auch dazu bei, das Risiko von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten zu verringern. Dies sollte auch im Interesse der Arbeitgeber sein!

Als Arbeitnehmer solltest du deine Rechte aus dem ArbZG kennen, um besser einschätzen zu können, ob sich dein Arbeitgeber hier korrekt verhält. Dann liegt es an dir, zu entscheiden, ob du in diesem Unternehmen bleibst oder dir besser einen neuen Job suchst.

Fazit

In einer Welt, in der die Anforderungen ständig zunehmen, ist der Umgang mit Zeitdruck am Arbeitsplatz eine entscheidende Kompetenz. Hab den Mut, deine bisherige Arbeitsweise zu überdenken und mit zeitgemäßen Tools und Strategien zu experimentieren. Kenne deine Rechte, setze Grenzen und sei bereit, für dein Wohlbefinden am Arbeitsplatz und deine Gesundheit einzustehen.

Mit geeigneten Zeit- und Stressmanagement-Maßnahmen kannst du aufkommenden Stress wirksam reduzieren und deine Produktivität und Zufriedenheit steigern. In Zukunft wird es darauf ankommen, solche Kompetenzen weiterzuentwickeln. Letztendlich sind es dein Leben, deine Karriere und deine Zeit, die es zu schützen gilt. Je eher du dich damit beschäftigst, desto besser bist du auf deinem Berufsweg gerüstet.

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Jutta Steinhart

Jutta ist freie Autorin für careeasy – Dein Karriere-Magazin. In Münster hat sie Kommunikations- und Politikwissenschaft sowie Anglistik studiert, ein Volontariat absolviert und später auf Verlags-, Unternehmens- und Agenturseite gearbeitet. Seit 2014 ist sie selbstständig und schreibt u. a. zu Themen wie New Work, Coaching, Mitarbeiterbindung, Employer Branding und Digitalisierung.