Die Arbeitsplatzgestaltung als Bindungsinstrument und Produktivitätshebel
Eine durchdachte Arbeitsplatzgestaltung beugt nicht nur physischen und psychischen Belastungen und damit drohenden Fehlzeiten vor. Ist sie stimmig gelöst, können die Menschen im Unternehmen idealer kooperieren und ihr kreatives Potenzial bestmöglich einbringen.
Arbeitsplatzgestaltung zwischen Pflicht und Kür
Eine gelungene Arbeitsplatzgestaltung ist mehr als eine Aufgabe auf der To-do-Liste von Arbeitgebern: Sie verpflichtet das Unternehmen einerseits und bietet andererseits auch eine einmalige Chance, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) sind Unternehmen in Deutschland schon grundsätzlich verpflichtet, sichere und gesunde Arbeitsbedingungen zu schaffen. Dazu gehört die entsprechende Gestaltung von Arbeitsplätzen, wie sie unter anderem in der DIN EN ISO 26800:2011 beschrieben ist. Tätigkeiten und Arbeitsumgebungen sind demnach so zu gestalten, dass sie stets leistungsfördernd und menschengerecht sind. Es darf weder zu einer Unterforderung noch zu einer Überforderung kommen.
Doch über die Pflicht hinaus wird die Arbeitsplatzgestaltung bald zur Kür, sobald Arbeitgeber erkennen, dass ein attraktives Arbeitsumfeld für sie mitentscheidend bei der Gewinnung und Bindung von Talenten sein kann. Indem Sie Arbeitsplätze schaffen, die ganz auf die Fähigkeiten und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sind, fördern Sie nicht nur deren Produktivität und Motivation, Sie stärken damit auch Ihre eigene Wettbewerbsfähigkeit. Ein gelungenes Arbeitsambiente wird damit zu einem Kernaspekt der Unternehmenskultur.
Mit der vom Gesetzgeber gleichfalls vorgeschriebenen Gefährdungsbeurteilung, einem zentralen Element im Arbeitsschutz, steht Arbeitgebern heute ein wirksames Instrument zur Verfügung, um nicht nur potenzielle Belastungen am Arbeitsplatz zu erfassen. Sie erhalten dadurch auch einen tieferen Einblick in die Befindlichkeiten, Wahrnehmungen und Einschätzungen ihrer Beschäftigten. Im Handbuch zur Gefährdungsbeurteilung listet die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) Faktoren auf, die dafür in Betracht gezogen werden können. Dabei geht es nicht nur um eine ergonomische und sichere Gestaltung von Arbeitsplätzen, sondern auch um den Einfluss der Arbeitsumgebung auf das psychische Wohlbefinden von Mitarbeitern.
Organisatorische Abläufe, Pausen, Arbeitszeiten, Umweltbedingungen wie Licht, Luft, Klima, Kälte, Hitze, Feuchtigkeit und Zugluft, die Ausstattung des Arbeitsplatzes, Hilfsmittel, Werkzeuge, die Arbeitsplatzhygiene, physische und auch psychische Belastungen, Stressfaktoren wie Lärm, die ständige E-Mail-Flut oder ein Großraumbüro: All dies und mehr kann sich auf die Arbeitsbedingungen und auf das Wohlbefinden am Arbeitsplatz auswirken. Durch die regelmäßige Befragung von Mitarbeitern im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu den diversen Aspekten ihres Arbeitsplatzes können Sie jedoch wertvolle Informationen gewinnen. Diese lassen sich nutzen, um das Arbeitsumfeld stetig weiter zu optimieren, die Verbesserungen nachzuhalten und auszuwerten und so das Betriebsklima nachhaltig zu verbessern.
Ergonomie am Arbeitsplatz: mehr als nur Komfort
Ergonomie ist ein zentrales Element der Arbeitsplatzgestaltung. Sie geht über eine bequeme Anordnung der Möbel im Büro oder der Gerätschaften eines Arbeitsplatzes in der Produktion hinaus. Vielmehr geht es um die optimale Gestaltung der gesamten Arbeitsumgebung, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Beschäftigten zu gewährleisten. Ergonomische Konzepte sorgen dafür, dass die Arbeitsbedingungen optimal an die physischen und psychischen Fähigkeiten des Menschen angepasst sind. Sie berücksichtigen die Wechselwirkungen zwischen den Faktoren Mensch, Maschine (bzw. Gerät, Anlage, Fabrik-, Werkstatt- oder Büromöbel etc.) und Material und zielen darauf ab, mögliche Belastungen während des Arbeitstages zu reduzieren. Sie tragen dazu bei, Gesundheitsrisiken zu minimieren und arbeitsbedingten Unfällen und Erkrankungen vorzubeugen.
Durch die Anwendung ergonomischer Prinzipien können Sie langfristigen Gesundheitsproblemen vorbeugen und schaffen eine Atmosphäre, in der Ihre Mitarbeiter ihre Leistungsfähigkeit voll entfalten können. Dazu gehören unter anderem folgende Punkte:
- Orientierung am Menschen: Passen Sie die Arbeitsplätze und -abläufe im Betrieb den ergonomischen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter an, nicht umgekehrt. Die Gestaltung des Arbeitsplatzes sollte eine natürliche und komfortable Körperhaltung ermöglichen. Schaffen Sie Freiraum zur Ausführung von Tätigkeiten ohne Zwangshaltungen oder eingeschränkte Bewegungsfreiheit.
- Flexibilität: Gestalten Sie Arbeitsmittel und -umgebungen flexibel, sodass sie für eine Vielzahl von Nutzern geeignet sind und jederzeit individuell angepasst werden können.
- Dynamisches Arbeiten: Unterstützen Sie den Wechsel zwischen Sitzen, Stehen und Bewegen, um Ermüdung und einseitige Belastungen zu vermeiden. Dazu gehören Besprechungen im Stehen oder beim Gehen, höhenverstellbare Schreibtische im Büro oder auch bewegungsfördernde Sitzlösungen.
- Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit: Machen Sie Arbeitsmittel leicht bedienbar und wichtige Bedienelemente und Arbeitsmaterialien gut erreichbar. Bieten Sie schnell erreichbare Hilfe an, beispielsweise durch die Bereitstellung von Anleitungen direkt am Platz oder Hilfe online im Intranet.
- Lärmreduktion: Gestalten Sie Arbeitsumgebungen so, dass störende Geräusche minimiert werden. Stellen Sie beispielsweise in offen geplanten Büro-Bereichen „Inseln“ bereit, wo sich Teams ungestört besprechen können.
- Visuelle Ergonomie: Sorgen Sie für eine angemessene Beleuchtung und vermeiden Sie unangenehme Reflexionen und Blendungen, um besonders auch die Bildschirmarbeit zu erleichtern und Augenschäden zu vermeiden. Screens und Vorlagenhalter sollten individuell einstellbar sein, um ein entspanntes Sehen zu gewährleisten. Der ideale Blickwinkel auf den Bildschirm beträgt nach behördlichen Vorgaben (Quelle: Statista) 35 Grad zwischen der obersten Bildschirmzeile und der Tastatur bzw. 60 Grad zwischen der Bildschirmmitte und der maximalen Höhe der obersten Bildschirmzeile.
- Psychische Ergonomie: Reduzieren Sie potenzielle Stressfaktoren durch klare Arbeitsabläufe, angemessene Arbeitsaufgaben und Pausenregelungen. Ein flexibles Homeoffice-Angebot kann gegebenenfalls eine bessere Fokussierung ermöglichen und besonders berufstätigen Eltern mehr Gestaltungsraum geben. Prüfen Sie auch, ob Ihre Mitarbeiter gegebenenfalls über moderne Cloud-Lösungen flexibler online zusammenarbeiten können.
Das Arbeitsplatzambiente wirkt – so oder so
Nicht zu unterschätzen ist auch der psychologische Hebel eines Arbeitsplatzambientes. Ein harmonisch ansprechendes Umfeld, das auf die Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeiter eingeht, steigert das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit zusätzlich. Typische Wohlfühlfaktoren können Wand- und Möbelfarben, Pflanzen im Büro und in Aufenthaltsräumen, die Lichtgestaltung, die Raumaufteilung oder gezielte Lärmstopp-Maßnahmen sein:
- So sollen Blautöne die Konzentration fördern und beruhigend wirken. Grüntöne werden mit Kreativität in Verbindung gebracht und können dazu beitragen, Stress abzubauen. Gelb kann anregend wirken und die Kreativität fördern. Zu viel Gelb im Raum kann aber auch anstrengend für die Augen sein. Rottöne können aktivierend wirken, wenn sie nicht zu dominant eingesetzt werden.
- Natürliches Licht steigert das allgemeine Wohlbefinden und die Produktivität. Indirektes Licht wirkt angenehmer als eine direkte Beleuchtung. Eine schlechte Beleuchtung kann zu Augenbelastung, Müdigkeit und Kopfschmerzen führen.
- Ein zu hoher Geräuschpegel im Raum kann wiederum die Konzentrationsfähigkeit mindern. Geräuschmindernde Maßnahmen wie Schallschutz-Paneele oder abgeschirmte Besprechungs- und Konferenzbereiche können die Akustik verbessern und Ablenkungen reduzieren.
- Eine gute Belüftung ist wesentlich, um der Müdigkeit vorzubeugen und die Leistungsfähigkeit zu erhalten, besonders wenn viele Menschen zusammenkommen oder viele Maschinen und Geräte im Betrieb sind. Zu hohe oder zu niedrige Temperaturen sowie schlechte Luftqualität können das Wohlbefinden und die Produktivität negativ beeinflussen. Pflegeleichte Büropflanzen wie der Gummibaum, das Einblatt, die Zimmerlinde oder Grünlilien schmücken nicht nur den Raum. Sie können die Luftqualität im Büro deutlich verbessern.
- Eine offene Raumaufteilung fördert die Kommunikation, kann jedoch auch für manche Mitarbeiter ablenkend sein. Hier gilt es sorgsam abzuwägen und beispielsweise allgemeine Kommunikationszonen und spezielle Fokus- und Besprechungsbereiche zu definieren.
Individualität und Vielfalt am Arbeitsplatz mitberücksichtigen
Ein weiterer Punkt kann die Personalisierung von Arbeitsplätzen sein. Sie trägt der Individualität und der Vielfalt der Beschäftigten gleichermaßen Rechnung und berücksichtigt Faktoren wie Alter, Geschlecht, Körpergröße, Links- oder Rechtshändigkeit, persönliche Arbeitsvorlieben, Bedürfnisse oder auch gesundheitliche Einschränkungen. Denn jeder Mensch ist anders und braucht ein auf ihn zugeschnittenes Umfeld, um seine Talente und Potenziale bestmöglich entfalten zu können.
Das Ziel sollte ein integratives Umfeld sein, das Unterschiede akzeptiert, bestmöglich Chancengleichheit herstellt und so die Vielfalt am Arbeitsplatz unterstützt. Derart geförderte und positiv geforderte Mitarbeiter arbeiten nicht nur produktiver. Sie sind seltener krank und engagierter bei der Sache. Sie arbeiten aktiv mit an Ideen und Verbesserungen, bleiben „ihrem“ Unternehmen länger treu und wandern nicht so schnell frustriert zur Konkurrenz ab.
Die Arbeitsplatzgestaltung als zusätzlicher Anreiz
Die Motivation von Arbeitnehmern beruht auf dem Streben, Herausforderungen zu meistern, Ziele zu erreichen und beruflich voranzukommen. In der Regel wird dies durch persönliche Anerkennung, eine gerechte Entlohnung und ein positives Betriebsklima bestärkt. Die Arbeitsplatzgestaltung wird in diesem Kontext von Arbeitgebern und Personalabteilungen immer noch oft unterschätzt. Doch die Zeiten ändern sich: Der allgegenwärtige Fach- und Arbeitskräftemangel, der den Bewerbern viel mehr Freiheit bei der Jobauswahl bietet, zwingt Personalverantwortliche, auch in diesem Bereich umzudenken: Was motiviert die Beschäftigten tatsächlich? Was begeistert sie über den Tag hinaus? Was bietet ihnen konkrete Hilfe bei der Arbeit?
Ein moderner und ansprechend gestalteter Arbeitsplatz, an dem Arbeitnehmer einen Großteil ihrer Lebenszeit verbringen, spiegelt schließlich auch die soziale Verantwortung der Arbeitgeber wider. Er kann ein entscheidender Faktor sein, um neue Talente nicht nur anzuziehen, sondern auch langfristig im Unternehmen zu halten. Die Investition in eine durchdachte Arbeitsplatzgestaltung wird zur strategischen Entscheidung mit dem Ziel, das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der gesamten Belegschaft zu fördern. Indem Sie diesen Aspekt künftig mitberücksichtigen, stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke in der Außenwahrnehmung und investieren in die Zukunft und die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Der Arbeitsplatz von morgen: flexibel, mobil, technologiegetrieben
Die digitale Transformation, eine globalisierte Wirtschaft und moderne Arbeitskulturen wie New Work nehmen bereits Einfluss auf die Arbeitswelt und auf Unternehmen aller Branchen und Größen. Neue Technologien, Digitalisierung und Automatisierung ermöglichen künftig noch viel mehr Flexibilität, Mobilität und Gestaltungsfreiraum im Arbeitsalltag. Arbeitsmittel und -prozesse passen sich noch dynamischer an die individuellen Bedürfnisse von Mitarbeitern und an die Anforderungen global verteilter Teams an.
Die Verschmelzung von realem und virtuellem Raum, unterstützt durch Technologien wie Augmented und Virtual Reality, eröffnet neue Möglichkeiten der ortsunabhängigen Zusammenarbeit. Unterstützt wird dies durch Cloud-Lösungen, die virtuelle Konferenzen, virtuelle Kollaborationen oder auch Fernwartungen in der industriellen Produktion bzw. vor Ort bei Kunden ermöglichen. Über die Cloud können Geschäftsdaten und Anwendungen jederzeit und überall auf Endgeräten abgerufen und genutzt werden, was eine flexible und effiziente Arbeitsweise unterstützt.
Gleichzeitig wächst die Sorge um die Gesundheit und das Wohlbefinden von Arbeitnehmern in dieser hochdynamischen Arbeitswelt. Die Wirtschaft erlebt gerade einen Wandel in der Art und Weise, wie besonders die junge Generation der Berufstätigen Arbeitgeber, Arbeit und Arbeitsplatz werten und wahrnehmen. Das rückt ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz und entgegenkommende Gestaltungskonzepte – beispielsweise im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) – verstärkt in den Fokus.
Zukunftsorientierte Unternehmen sind agil aufgestellt, damit sie auf veränderliche Bedingungen am Markt sofort reagieren können. Entsprechend sollten sie auch die Prinzipien einer agilen Arbeitsplatzgestaltung – mit wechselnden Arbeits(raum)anforderungen, flexiblen Arbeitsmodellen und zunehmend technologischer Unterstützung – fest in ihren Unternehmenswerten verankern. Sie erkennen, dass eine unterstützende und entlastende Gestaltung des Arbeitsplatzes ein zentraler Baustein für die Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich auch für ihren Unternehmenserfolg ist.
Fazit: Gute Zusammenarbeit beginnt mit der Arbeitsplatzgestaltung
Ein zukunftsorientierter Arbeitsplatz zeichnet sich nicht nur durch die Ausstattung der Büros und die Farbe der Kantinenwände aus. Er ist vielmehr ein authentisches Spiegelbild der Unternehmenskultur und zeigt, wie ernst Ihr Unternehmen die Gesundheit und das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter tatsächlich nimmt.
Eine fortschrittliche Arbeitsplatzgestaltung, die ergonomische, psychologische und persönliche Aspekte gleichermaßen berücksichtigt, kann wesentlich zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung beitragen. Der Arbeitsplatz wird zu einem Ort, der nicht nur auf die Erledigung von Aufgaben reduziert ist. Er inspiriert zu mehr Kreativität und Eigeninitiative und fördert ein konstruktives Miteinander. Entscheidend wird jetzt auch, die digitalen Arbeitsumgebungen kontinuierlich weiterzuentwickeln und zum Bestandteil einer zukunftsorientierten Unternehmensentwicklung zu machen.
Durch welche Punkte zeichnet sich für Sie ein gut gestalteter Arbeitsplatz aus? Wir freuen uns über Ihren Kommentar!
Häufig gestellte Fragen zur Arbeitsplatzgestaltung
Regulatorisches, Organisatorisches, Ergonomie, Technologie, individuelle Anpassungen und Umweltfaktoren können für eine effektive Arbeitsplatzgestaltung entscheidend sein.
Sie steigert das Wohlbefinden, die Gesundheit und die Motivation der Mitarbeiter. Das führt zu mehr Engagement und höherer Produktivität und weniger Krankheitstagen.
Investieren Sie in qualitativ hochwertige Büromöbel. Fördern Sie dynamisches Arbeiten und achten Sie auf eine gesunde Arbeitsumgebung
Flexibilität, Digitalisierung, Mobilität und personalisierte Arbeitsbereiche sind Trends, die heute schon auf die Arbeitsplatzgestaltung Einfluss nehmen.
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Bildquelle: „Rückenschmerzen am Arbeitsplatz“ ©AndreyPopov – istockphoto.com; „Modernes Loft-Bürointerieur“ ©vicnt; „Mitarbeiterin sitzt an bequemen Arbeitsplatz“ ©fizkes – istockphoto.com; „Moderner Workspace“ ©Urbanscape – istockphoto.com
