Backoffice Mitarbeiter/innen werden eigentlich überall gebraucht. Der/Die Handwerker/in braucht jemanden für das Büro, der ihm den Rücken freihält, Termine vereinbart und Kundenanfragen bearbeitet. Versicherungsmakler/innen konzentrieren sich lieber auf ihr Kernbusiness, das Verkaufen von Versicherungen, und überlassen die Routinearbeit dem/r Backoffice Mitarbeiter/in.

Backoffice Mitarbeiter/in ist aber eine recht schwammige Berufsbezeichnung. In den Stellenangeboten sucht man für gleiche oder ähnliche Aufgabenfelder auch:

• Sachbearbeiter/in Back Office
• Bürokraft
• Büroassistenz, Büroassistent/in
• Office Manager/in
• Sekretär/in

Was sind Back Office und Front Office?

Da es dazu meist etwas Verwirrung gibt: Back und Front Office werden sowohl für den Aufgabenbereich wie auch für den Arbeitsort benutzt. Front Office ist das, was für den Kunden sichtbar ist, Back Office der unsichtbare Teil eines Unternehmens: Der Laden ist Front Office, Lager und Büroraum hinter der Ladentheke sind das Back Office.

Der Unternehmensbereich Front Office wird mit dem Kerngeschäft, mit direktem Kundenkontakt, mit Verkauf, Vertrieb, Marketing und Handel oder auch Handwerkstätigkeit/Baustelle gleichgesetzt. Das Back Office ist demgegenüber die Verwaltung, Personalwesen, Buchhaltung, Sekretariat, Telefonzentrale und so weiter.

Welche Aufgaben übernimmst du als Backoffice Mitarbeiter/in?

Im Backoffice-Team arbeitest du den Kollegen zu und unterstützt sie. Als Backoffice Mitarbeiter oder Mitarbeiterin übst du eine Hilfstätigkeit im Büro aus, die nicht einem klaren, geregelten Beruf entspricht. Die Aufgaben sind daher sehr weit gefasst und umfassen "alle und jede" Arbeit in Büro und Verwaltung, meist Routinearbeiten, im Kern:

• Schriftverkehr
• Datenerfassung
• Poststelle
• Telefondienst
• Inventur
• Büroverwaltung/-organisation (Ablage, Büromaterial und so weiter)

Unter Datenerfassung und Schriftverkehr können Tätigkeiten wie die Eingabe und Pflege von Preislisten und Kundendatenbanken oder Buchführung verstanden werden. Als Backoffice Mitarbeiter/in mit Betriebserfahrung bearbeitest du Kundenanfragen, erstellst Angebote und Statistiken oder koordinierst Termine.

Was genau du machst, hängt vom einzelnen Betrieb ab: Arbeitest du als Backoffice Mitarbeiter/in bei einem Schulungsunternehmen, druckst und kopierst du die Schulungsunterlagen, stellst die Schulungsmappen zusammen, verpackst und verschickst Trainingsmaterial, sorgst für Kaffee und Getränke im Seminar. Bist du in einem Call-Center eines Internetproviders oder Telefonanbieters beschäftigt, bist du für die Wünsche, Fragen und Beschwerden der Kunden die erste Anlaufstelle.

Sehr anspruchsvoll ist die Arbeit, wenn du die Organisation im Backoffice weiterentwickeln sollst. Auch das gibt es unter der Stellenbeschreibung "Backoffice Mitarbeiter/in". Die Arbeit des Backoffice Mitarbeiters ist also sehr vielseitig und interessant.

Wie werde ich Backoffice Mitarbeiter/in?

Backoffice Mitarbeiter/in ist wie die anderen Assistenz-Jobs im Büro kein geregelter Ausbildungsberuf. Daher gibt es auch keinen klaren Weg hin zu diesem Job. Grundsätzlich solltest du schon etwas Lebens- und Büroerfahrung haben, um als Backoffice Mitarbeiter/in zu arbeiten.

Sind es klassische Hilfstätigkeiten, die in der Stellenausschreibung gesucht werden, wirst du am Arbeitsplatz ("on the job") angelernt.

Übrigens: Behinderte Jugendliche und Erwachsene können eine Ausbildung zur Bürokraft absolvieren, deren Inhalte in etwa all die Tätigkeiten umfasst, die ein Mitarbeiter/in Back Office mindestens beherrschen sollte.

Welche Voraussetzungen brauchst du als Backoffice Mitarbeiter/in?

Gerade weil der Beruf als Backoffice Mitarbeiter/in nicht klar geregelt ist, wird bei den Stellenangeboten oft eine kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Bürokaufmann/-frau, der Abschluss der Handelsschule beziehungsweise Berufserfahrung vorausgesetzt.

Manchmal wird sogar ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches (Bachelor)Studium erwartet, wenn die Stelle als Backoffice Mitarbeiter/in als Sprungbrett für die weitere Karriere im Unternehmen gedacht ist.

Quereinsteiger/innen und Berufsrückkehrer/innen oder auch Kandidaten mit einem abgebrochenen Studium (bestenfalls betriebswirtschaftlicher Richtung) können sich bei der Bewerbung zum/r Backoffice Mitarbeiter/in meist gute Chancen ausrechnen.

Wenn du im Support arbeitest, musst du meist nicht nur starke Nerven haben und gut mit Kunden (und ihren Beschwerden) umgehen können.

Eine schnelle Auffassungsgabe, Organisationstalent, Teamfähigkeit, Sorgfalt, selbstständiges Arbeiten und Verantwortungsbewusstsein gehören zu den Voraussetzungen, je nach Einsatz auch Kommunikationsfreude, gutes Deutsch und manchmal auch neben Englisch weitere Fremdsprachen. In der Regel wird die grundlegende Beherrschung der Microsoft Office-Programme erwartet.

Was verdient ein/e Backoffice Mitarbeiter/in?

Der Verdienst als Backoffice Mitarbeiter/in umfasst eine große Spanne, die nicht nur von Arbeitsort, Unternehmensgröße oder Branche abhängt. Aufgrund der ungeregelten Berufsbezeichnung begründet sich das Gehalt auch über - vom Arbeitgeber erwarteter - Berufserfahrung und Qualifikation: 1659 Euro brutto sind das Minimum im Backoffice, 2841 Euro monatlich das Maximum.

Backoffice Mitarbeiter/in: die Aussichten

Backoffice Mitarbeiter/innen sind gesucht, in allen Branchen, im öffentlichen Dienst, im Gesundheitswesen und in allen Unternehmensbereichen und -abteilungen. Gut, viele frühere Routinearbeiten entfallen, die Poststelle wird es irgendwann nirgendwo mehr geben, so wie es auch kaum mehr reine Schreibkräfte gibt. Administrative Arbeit wird aber wohl noch lange mit Menschen abgewickelt werden. Und menschlicher Service, von Telefonservice über den persönlichen Empfang oder die Betreuung per Chat oder E-Mail - Service ist sowieso wieder wichtig geworden.

Backoffice Mitarbeiter/in: Die Karrierechancen

Obwohl es sich bei der Arbeit als Backoffice Mitarbeiter/in prinzipiell um Hilfstätigkeiten handelt, die tendenziell ja durch Automatisierung und Digitalisierung erledigt werden können, sind die Karrierechancen gut. Der Einstieg in die klassische Sachbearbeitung steht dir ebenso offen wie Führungsaufgaben.

Was dabei zählt, sind zunächst Berufserfahrung und vor allem die Dauer deiner Betriebszugehörigkeit. In der Regel werden Backoffice Mitarbeiter/innen gezielt geschult.

Wer organisieren und kommunizieren kann und will, sollte sich im Projektmanagement umschauen und weiterbilden. Insbesondere in den gigantischen Software-Umstellungs-Projekten, die in vielen Firmen über Jahre laufen (Stichworte: IoT, Industrie 2.0, SAP), werden Projektmanager/innen für das Project Management Office (PMO) gesucht, die Schnittstelle zwischen den IT-Spezialisten/innen, externen Dienstleistern, den Fachabteilungen und der Managementebene beziehungsweise Geschäftsführung.