Die 7 Phasen eines Bewerbungsgesprächs: So läuft es ab
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„Man weiß nie, was einen im Bewerbungsgespräch erwartet.“ – Hmm, ist das tatsächlich so? Nicht, wenn man den Experten glaubt. Laut ihnen durchlaufen die meisten Vorstellungsgespräche nämlich sieben Phasen: vom Warm-up bis zum Cool-Down. Dieses Wissen kann dir enorm bei deiner Vorbereitung auf das nächste Gespräch helfen, wenn du es richtig einsetzt. Wie machen sich Personaler durch immer denselben Ablauf ein Bild von ihren Bewerbern? Und was musst du in den einzelnen Phasen beachten? All das und mehr erfährst du in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Phase 1: Wie war die Fahrt?
Du betrittst den Raum und wirst vom Personaler in Empfang genommen. „Haben Sie gut hergefunden und war gleich ein Parkplatz frei?“, „Möchten Sie ein Wasser, einen Tee oder Kaffee?“ – Mit allgemeinen Fragen wie diesen geht es meistens los. In der Aufwärmphase hat nicht der Informationsaustausch Priorität – es geht dem Personaler in erster Linie darum, eine Beziehung und Atmosphäre herzustellen. Da der erste Eindruck bekanntlich sehr wichtig ist, solltest du diese Phase als Bewerber nicht unterschätzen. In diesem Moment legst du den Grundstein für den weiteren Verlauf des Vorstellungsgesprächs.
Pünktlichkeit ist ein absolutes Muss. Plane genügend Zeit ein, um möglichen Verkehrsproblemen oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen entgegenzuwirken. Ein verspätetes Erscheinen kann als mangelndes Interesse oder Respektlosigkeit gewertet werden. Achte außerdem auf ein gepflegtes und angemessenes Erscheinungsbild. Die Kleidung sollte dem Unternehmen und der Branche entsprechen. Wenn du unsicher bist, ziehe lieber etwas zu Formelles an, als zu casual zu wirken.
Auch wichtig: Zeige von Anfang an deine positive Ausstrahlung. Ein fester Händedruck vermittelt Selbstvertrauen. Lächle und schaue den Interviewern direkt in die Augen. Das signalisiert Offenheit und Freundlichkeit. Auch die Körpersprache während der Begrüßung ist ein wichtiges Indiz für Personaler. Stehe aufrecht, aber entspannt. Vermeide verschränkte Arme, da dies distanziert wirken kann. Zeige Interesse und Aufmerksamkeit, indem du den Interviewern zugewandt bist und aktiv zuhörst. Präsentiere dich kurz und prägnant und bemühe dich, dir die Namen der Interviewer zu merken und sie im Gespräch gezielt anzusprechen. Damit sammelst du garantiert Pluspunkte!
Phase 2: Das Eis brechen
Nach der Begrüßung geht es direkt in die zweite Phase des Bewerbungsgesprächs. Der Personaler beginnt das Gespräch meist mit einem Smalltalk, um die Stimmung aufzulockern. Hier könntet ihr zum Beispiel über das Wetter, aktuelle Ereignisse oder Interessen sprechen. Versuche, Gemeinsamkeiten mit den Interviewern zu finden. Das können berufliche Erfahrungen oder Hobbys sein. Wenn du bei deiner Vorbereitung auf das Gespräch etwas über die Gesprächsführer recherchiert hast, kann dir das jetzt weiterhelfen.
Sei freundlich, höflich und zeige dein Interesse am Unternehmen und der Position. Eine positive Ausstrahlung kann dazu beitragen, eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen und dem Personaler signalisieren, dass du gut mit anderen Menschen zusammenarbeiten kannst. Wichtig: Bleibe während des Eisbrechens unbedingt authentisch. Versuche nicht, jemand anderes zu sein oder dich zu verstellen. Zeige deine Persönlichkeit und sei du selbst. Dadurch schaffst du Vertrauen und ermöglichst den Interviewern, einen echten Eindruck von dir zu gewinnen.
Phase 3: Ein Leben in wenigen Minuten
Das Eis ist gebrochen ist – auf zur dritten Phase des Bewerbungsgesprächs: die Selbstpräsentation. In dieser Phase geht es darum, dich selbst bestmöglich vorzustellen und die Interviewer von deinen Stärken und Erfahrungen zu überzeugen. Überlege dir im Vorfeld eine klare Struktur für deine Selbstpräsentation. Du könntest zum Beispiel chronologisch – wie in deinem Lebenslauf – deine Ausbildung, deinen beruflichen Werdegang und relevante Erfahrungen vorstellen. Oder aber du hebst lediglich besondere Erfahrungen hervor, die deine Kompetenzen gestärkt haben. Halte dich in jedem Fall an die wichtigsten Punkte und gehe nicht zu sehr ins Detail.
Das, was du in dieser Phase erzählst, wird eventuell von deinen Interviewpartnern hinterher noch einmal hinterfragt und du könntest unter Umständen dazu aufgefordert werden, gewisse Dinge zu vertiefen. Nutze die Selbstpräsentation außerdem unbedingt dazu, deine Begeisterung für den Job und das Unternehmen zu zeigen. Warum hast du dich genau für diese Position beworben? Und wie kannst du mit deinen Fähigkeiten und Erfahrungen einen Mehrwert für das Unternehmen bieten?
Phase 4: Input über die Position
Nachdem du dich selbst präsentiert hast, folgt ein Gesprächsteil, in dem die Anforderungen der offenen Stelle, eine Beschreibung der Aufgaben sowie eine kurze Vorstellung des Unternehmens kommuniziert werden. Dies wird dir eventuell etwas wie eine Wiederholung der Stellenanzeige vorkommen. In der vierten Phase geht es darum, das Unternehmen näher kennenzulernen und herauszufinden, ob es zu deinen Vorstellungen und Werten passt (Stichwort: Cultural Fit).
Bevor du zum Vorstellungsgespräch gehst, solltest du allerdings auch dazu bereits ausreichend recherchiert haben. Informiere dich über die Branche, die Produkte oder Dienstleistungen, die Vision und Mission des Unternehmens sowie aktuelle Entwicklungen oder Erfolge. Nutze die Unternehmensvorstellung, um gezielte Fragen zu stellen und nachzuhaken. Frage beispielsweise nach der Unternehmenskultur, den Teamstrukturen, den Entwicklungsmöglichkeiten oder den langfristigen Zielen des Unternehmens.
Phase 5: Fachliche Fragen
Nachdem du das Unternehmen kennengelernt hast, wird es nun Zeit für die fachlichen Fragen. In dieser Phase musst du dein Wissen, deine Fähigkeiten und deine Erfahrungen in Bezug auf die angestrebte Position demonstrieren. Gehe daher im Vorfeld unbedingt gründlich die Anforderungen der Stellenausschreibung durch und überlege dir, welche fachlichen Fragen auf dich zukommen könnten. Wiederhole und aktualisiere dein Wissen in den relevanten Bereichen.
Noch eine Frage? Kein Problem! Antworte so präzise und konkret wie möglich, vermeide lange Ausschweifungen und bleibe beim Thema. Strukturiere deine Antworten, indem du den Kontext erläuterst, deine Vorgehensweise beschreibst und die Ergebnisse oder Erfolge hervorhebst. Um deine fachlichen Kompetenzen zu verdeutlichen, ist es außerdem hilfreich, konkrete Beispiele zu nennen: Projekte, in denen du erfolgreich Herausforderungen gemeistert hast, oder spezifische Ergebnisse, die du erzielt hast. Verknüpfe diese Beispiele mit den Anforderungen der Position und zeige auf, wie du zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen kannst. Das beeindruckt!
Tipp der Redaktion: Fragen und Antworten im Vorstellungsgespräch
Phase 6: Fragen des Bewerbers
Nun bekommst du die Gelegenheit, eigene Fragen zu stellen und mehr Informationen über die Position, das Unternehmen und die Details zum weiteren Ablauf des Bewerbungsprozesses zu erhalten. Und das solltest du auch unbedingt tun. Bereite im Vorfeld einige Fragen vor, die dich interessieren. Das können Fragen zu deinen künftigen Aufgaben oder zu den Rahmenbedingungen sein.
Überlege dir, welche Informationen dir wichtig sind, um eine fundierte Entscheidung über die Position und das Team treffen zu können. Vermeide dabei unbedingt Fragen, die bereits im Laufe des Gesprächs beantwortet wurden, denn das wirkt, als hättest du nicht zugehört. Wenn du möchtest, kannst du dir wichtige Informationen notieren, um später eine fundierte Entscheidung treffen zu können.
Du weißt nicht, was du fragen sollst? Hier findest du viele Tipps und 10 Beispielfragen.
Phase 7: Rückmeldung und Cooling Down
Eine erste Beurteilung der gesammelten Eindrücke aus dem Gespräch leitet die letzte Phase des Vorstellungsgesprächs ein. Höre dir das Feedback deines Interviewers an und hake gegebenenfalls nochmal nach, wie es jetzt mit dem Bewerbungsprozess weitergeht. Dabei empfängst du eventuell sogar erste Signale, wie deine Chancen auf die Position stehen. Danach folgt die Verabschiedung. Abreise, Wetter, Allgemeines: ein paar Sätze auf dem Weg zur Tür, ein Hand-Shake – viel mehr ist es nicht. Dennoch solltest du dich von einem guten Interview in freundlicher Atmosphäre am Ende nicht zu allzu persönlichen oder verfänglichen Themen hinreißen lassen.
Und schon ist es auch wieder vorbei! War doch gar nicht so schlimm, oder? Der Abschluss des Bewerbungsgesprächs ist allerdings genauso wichtig wie der Anfang. Indem du dich bedankst, dein Interesse bekräftigst und nach dem weiteren Verlauf fragst, zeigst du deine professionelle Einstellung und dein Engagement. Verabschiede dich höflich und hinterlasse einen positiven Eindruck. Nun heißt es abwarten und hoffen, dass du eine positive Rückmeldung erhältst.
Wir wünschen viel Erfolg beim Bewerbungsgespräch!
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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum), z. B. „der Mitarbeiter“. Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung. Die verkürzte Sprachform hat redaktionelle Gründe und ist wertfrei.
Marina ist Redakteurin, Content-Managerin & Autorin. Sie hat Romanische Sprachen, Literatur & Linguistik an der Ludwig-Maximilians-Universität München studiert. Schreiben ist für sie nicht nur ein Beruf, es ist auch ihre große Leidenschaft. Für careeasy – Dein Karrieremagazin von stellenanzeigen.de schreibt Marina über Themen rund um Bewerbung, Karriere und Persönlichkeitsentwicklung.
