Homeoffice – 4 Tipps für produktive und mental gesunde Mitarbeiter

Fehlen Ihnen aktuell auch die Kollegen und Mitarbeiter auf dem Flur oder in der Kaffeepause? Die Bürotage sind auch 2022 nicht ausgefüllt, viele arbeiten nach wie vor im Homeoffice.

Mit Abwesenheiten am Arbeitsplatz kennen sich Deutschlands Unternehmen gut aus. Bereits vor Ausbruch der Pandemie war die Zahl der Krankmeldungen insbesondere wegen psychischer Probleme so hoch wie nie. Glücklicherweise wird in immer mehr Chefetagen der Wert von mentaler Gesundheit als wertvolles Kapital erkannt.

Wussten Sie zum Beispiel, dass ein Global Player wie SAP einen Chief Mindfulness Officer eingestellt hat? Der sogenannte Achtsamkeits-Chef hilft Mitarbeitern, mehr auf sich acht zu geben und im Moment zu leben, indem er Entspannungskonzepte entwickelt und gemeinsam mit den Mitarbeitern meditiert. Und in der High-Tech-Welt des Silicon Valley werden Entspannungstechniken bei der Arbeit schon seit einem halben Jahrzehnt praktiziert.

Doch wie gelingen Produktivität und Gelassenheit in Zeiten von Isolation und wirtschaftlicher Unsicherheit? Die weltweite Gesundheitskrise dürfte psychische Probleme eher noch verstärken. Doch Arbeitgeber können gegensteuern! Deshalb haben wir vier Tipps für Mitarbeiter im Homeoffice zusammengestellt, mit denen diese motiviert, gelassen und produktiv arbeiten können.

Tipp 1: Betrachten Sie Homeoffice als Teil der Lösung

Viele Arbeitgeber sträuben sich gegen die Idee vom Homeoffice. Sie befürchten, dass ihre Beschäftigten weniger engagiert und motiviert sein könnten, wenn sie sie aus den Augen verlieren. Wir raten Ihnen: Geben Sie diesen Widerstand auf. Denn Homeoffice ist Teil der Lösung und trägt bereits erwiesenermaßen zu mehr Zufriedenheit und Gelassenheit Ihrer Mitarbeiter bei.

In einer Studie der Forschungsinstitute Forsa und IGES aus dem Jahr 2020 gab die Mehrzahl der 7.000 Befragten an, sie seien zu Hause produktiver. Mehr als zwei Drittel fühlten sich seelisch ausgeglichener und konnten Beruf und Familie besser miteinander vereinbaren. Und wer seelisch ausgeglichener ist, der ist letztlich auch leistungsfähiger, zufriedener und seltener krank.

Der Schritt, den wir Ihnen jetzt empfehlen, scheint zunächst etwas aufwändig, aber er kann sich lohnen: Helfen Sie, das Homeoffice für Ihre Mitarbeiter zu optimieren. Denn Stehschreibtische, ergonomische Schreibtischstühle und augenschonende Bildschirme fristen zur Zeit ein trostloses Dasein in leeren Büros. Währenddessen sitzen Ihre Angestellten auf unbequemen Küchenstühlen oder schlimmer noch, l ümmeln mit dem Laptop auf der Couch. Da sind Rückenprobleme und die nächste Krankschreibung vorprogrammiert!

Konkret können Sie Folgendes tun:

Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern Bildschirm, Maus und Co. mit nach Hause zu nehmen, sofern das möglich ist.
Nutzen Sie Ihr Budget, um Ihre Mitarbeitenden zu Hause zum Beispiel mit faltbaren Laptopständern oder ergonomischen Computer-Mäusen auszustatten.
Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, dass alle Ausgaben für Bürobedarf von der Steuer abgesetzt werden können. Also: Quittungen nicht vergessen!

Wir wollen ehrlich sein: Die Studie sagt auch deutlich, dass Homeoffice zwei neue Probleme mit sich bringt. Dafür schaffen wir mit den nächsten beiden Tipps Abhilfe.

Tipp 2: Die Mischung aus festen Zeiten und Flexibilität macht’s

Viele Menschen schätzen zwar die neu gewonnene Freiheit im Homeoffice, weil sie ihre Zeit individueller und familienfreundlicher aufteilen können. Doch jede Medaille hat zwei Seiten: Laut der Forsa-Studie klagen insbesondere jüngere Beschäftigte, die Grenze zwischen Privatleben und Beruf würde sich zunehmend auflösen.

Sie werden entweder häufiger abgelenkt oder ihnen fällt am Abend das Abschalten und Entspannen schwerer, weil die Aufgaben für den nächsten Tag im Kopf herumschwirren. Beides kann wiederum Stress erzeugen und Auswirkungen auf die mentale und körperliche Gesundheit haben.

Freiheit und klare Grenzen – ein unlösbarer Widerspruch? Nein! Um hier das optimale Gleichgewicht zu finden, betrachten wir kurz zwei sehr menschliche Eigenschaften:

Unsere tägliche Willenskraft und unsere Fähigkeit zur Konzentration sind wie ein Muskel, der im Laufe eines Tages immer an Kraft verliert. Das heißt: Wir sind nicht den ganzen Tag über gleich konzentriert und motiviert. Die meisten Menschen sind übrigens vormittags am produktivsten.

Unser Gehirn spart sehr gern Energie. Es verbindet Orte mit bestimmten Tätigkeiten und speichert beide gemeinsam ab. Wenn wir Entspannung und Arbeit am selben Ort verrichten, würde unser Gehirn immer die einfachere Tätigkeit vorziehen. Das heißt: Wenn wir mit dem Arbeits-Laptop auf der Couch sitzen, wo wir gestern Abend noch gemütlich zwei Folgen der neuesten Netflix-Serie gesehen haben, kostet es uns sehr viel mehr Willenskraft, um dort konzentriert zu arbeiten. Wir brauchen also einen festen Arbeitsplatz.

Diese drei Dinge können Sie tun:

Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter – sofern möglich – auch zu Hause eine klare Trennung zwischen Arbeitsplatz und einem Ort zum Entspannen vorzunehmen.
Legen Sie feste Arbeitszeiten fest. Wir bei UrBestSelf empfehlen eine sehr effektive Methode, die wir schon seit Jahren nutzen: Wir haben eine sogenannte Fokus-Session am Vormittag. Jeder von uns hat ausnahmslos drei Stunden Zeit am Stück für ungestörte Arbeit. Und ungestört heißt auch wirklich ungestört: Hier konzentrieren wir uns auf die wichtigsten Projekte – ohne Meetings, E-Mails oder Anfragen. Etwas weniger anspruchsvolle Tätigkeiten wie Zoom-Konferenzen und Korrespondenz fallen auf den Nachmittag.
Kombinieren Sie feste Zeiten mit flexiblen Tagen: Das kommt insbesondere Familien sehr entgegen. Wir bei UrBestSelf haben uns deshalb für drei Tage pro Woche mit festen Arbeitszeiten und zwei Tage zur individuellen Zeiteinteilung entschieden. So heben Sie den Widerspruch zwischen Freiheit und festen Arbeitszeiten in Teilen auf.

Tipp 3: Gestalten Sie digitale Team-Events

Problem Nummer zwei aus der Homeoffice-Studie: Heimarbeit macht einsam – und Einsamkeit macht bekanntlich krank. Eine Vielzahl der Befragten vermisst die sozialen Kontakte aus dem Büro. Teamwork klappt eben einfach am besten, wenn man auch mal miteinander menscheln kann.

Im Homeoffice fallen die kleinen Plaudereien in der Kaffeeecke jedoch leider aus und virtuelle Meetings sind aufgrund technischer Verständnisschwierigkeiten ohnehin schon wahre Zeitfresser, also lässt man den Small-Talk lieber bleiben. Doch der persönliche Zusammenhalt ist wichtig. Muntern Sie Ihre Teams dazu auf, online Team-Events zu gestalten, um wieder ein Miteinander zu schaffen.

Diese Online-Events könnten Sie einführen:

Freitags-Frühstück vor dem Laptop für ein lockeres Meeting mit Zeit zum Plaudern. So lernen Ihre Mitarbeiter gleich noch neue Rezeptideen fürs Frühstück kennen.
Spielen Sie beliebte Spiele wie Uno, Codenames und Activity gemeinsam online.
Gestalten Sie ein Pub-Quiz, bei dem Teams Fragen des Allgemeinwissens beantworten müssen. Vorlagen finden Sie im Internet. Oder beauftragen Sie ein Team aus zwei Mitarbeitern, das Projekt zu übernehmen.

Tipp 4: Nutzen Sie die positiven Effekte des Journalings

Für eine bessere mentale Gesundheit gibt es noch ein weiteres sehr einfaches, aber wirkungsvolles Instrument: Journaling, oder auch Tagebuch schreiben.

Die wissenschaftlich erwiesenen Wirkungen sind zahlreich: Wer jeden Morgen aufschreibt, wofür er oder sie dankbar ist, und am Abend die schönsten Erlebnisse des Tages notiert, trainiert sein Gehirn langfristig darauf, zuversichtlicher, konstruktiver und positiver zu werden. Die Effekte gehen sogar so weit, dass das Schreiben eines solchen Tagebuchs die Wundheilung verbessert.

Der Berliner Verlag UrBestSelf hat dafür die 6-Minuten Bücher® entwickelt, die bereits über 900.000 Menschen in mehr als 20 Sprachen weltweit helfen und auch von vielen Unternehmen wie die Deutsche Bahn, Google und Allianz genutzt werden.

Die Bücher sind darauf ausgelegt, um in nur 6 Minuten täglich Dankbarkeit, Gelassenheit und Selbstreflexion zu praktizieren – wahre Glücksritter einer gesunden Psyche. Wer lieber produktiver, aber auch achtsamer Ziele erreichen möchte, dem kann das 6-Minuten Erfolgsjournal helfen. Übrigens: Wir bieten alle 6-Minuten Bücher® auch als Großbestellung und mit Ihrem Firmenlogo an.

Ganz egal, ob mit oder ohne Tagebuch: Achtsame Rituale und Ansätze geben dem Tag eine Struktur und dem Geist eine positive Grundeinstellung. Im UrBestSelf-Team enden wir zum Beispiel jede Woche mit einer positiven Abschlussrunde, in dem schöne Momente und lehrreiche Erkenntnisse geteilt werden. Oder starten Sie das morgendliche Meeting doch mit einer positiv-motivierenden Frage: Welcher Kollegin oder welchem Kollegen sind Sie gerade dankbar? Über welchen Erfolg haben Sie sich zuletzt besonders gefreut?

Achtsamkeit im Homeoffice: Eine Investition für die Zukunft

Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Auch das Bundesarbeitsministerium arbeitet daran, Heimarbeit, dort wo sie möglich ist, gesetzlich zu verankern. Machen Sie sich also heute schon Gedanken, wie Sie die Heimarbeit für Ihre Mitarbeiter attraktiver und achtsamer gestalten können. Denn Sie investieren in zweierlei Hinsicht: Zum einen steigern Sie das Engagement und reduzieren krankheitsbedingte Fehltage. Zum anderen können Sie Ihre Bemühungen für Ihr Employer Branding nutzen und werden so stärker als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen.

Dies ist ein Gastbeitrag von Amelie Haupt und Daniel Dzienian vom Berliner Startup UrBestSelf.

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