Fehlzeiten und Krankenstände als Arbeitgeber richtig deuten: So handeln Sie richtig im Fall von Verdienstausfällen
Leistungsfähige und -bereite Mitarbeiter*innen sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Damit wirken sich Fehlzeiten und Krankenstände der Mitarbeiter*innen in der Regel negativ auf die Produktivität des Unternehmens aus. Je weniger Mitarbeiter*innen ihre Arbeit erbringen können, desto weniger Leistung wird erzielt.
Oftmals müssen Betriebe damit mit finanziellen Einbußen rechnen, die sich nur schwer wieder ausgleichen lassen. Direkte Kosten entstehen dabei, indem Mitarbeiter*innen beispielsweise krankheitsbedingt abwesend sind, während dieser Abwesenheit dennoch ihren normalen Lohn erhalten.
Entstehen durch die Abwesenheit Lieferschwierigkeiten oder muss die Arbeit der fehlenden Mitarbeiter*innen durch andere Mitarbeiter*innen ausgeglichen werden, können zusätzliche direkte Kosten verursacht werden.
Doch auch indirekte Kosten werden nicht selten durch das Fehlen von Mitarbeiter*innen verursacht. Hierzu zählen keine krankheitsbedingten Ausfälle, sondern Ausfälle, die beispielsweise durch die Unzufriedenheit der Mitarbeiter*innen und die damit verbundenen Fehlzeiten entstehen. Eine mangelnde Arbeitsmoral kann ein weiterer Grund hierfür sein.
Innerbetriebliche Ursachen sollten bei einer Häufung von Dienstausfällen ausfindig gemacht werden
Mit der richtigen Strategie lassen sich jedoch Fehlzeiten und Krankenstände als Frühwarnindikator für die Organisationsgestaltung und Beschäftigungsstruktur zu Ihren Vorteilen nutzen. Bemerken Sie, dass Mitarbeiter*innen überdurchschnittlich häufig und lange fehlen, sollten Sie dies als Signal wahrnehmen, betriebliche Missstände, Probleme und Defizite in Ihrer Organisation aufzudecken und zu beseitigen. Je höher die Fehlzeiten, desto wichtiger ist dabei die Suche nach innerbetrieblichen Ursachen.
Den tatsächlichen Grund von Fehlzeiten können Sie als Arbeitgeber in der Regel nur schwer überprüfen. In der Regel gibt es jedoch zwei bekannte Gründe: Den medizinischen sowie den psychologischen. Kann oder darf ein Mitarbeiter*in aufgrund einer Krankheit nicht erscheinen, so handelt es sich hierbei um einen medizinischen Aspekt.
Liegt kein medizinischer Grund vor und der Mitarbeiter*in will aus privaten Gründen oder Gründen, die mit seiner Arbeit verknüpft sind, nicht erscheinen, so spricht man dabei von einem psychologischen Grund. Ein Attest, das Mitarbeiter*innen dem Unternehmen je nach Regelung bereits am ersten oder erst nach einigen Tagen vorlegen müssen, ist dabei kein zuverlässiger Indikator für den Grund der Abwesenheit.
Auch völlig gesunde Mitarbeiter*innen erhalten in der Regel eine Bescheinigung vom Arzt, sofern sie Ihr Anliegen plausibel begründen. Ein Arzt vertraut seinen Patient*innen in der Regel und kommt dem Wunsch nach einer Freistellung nach, ohne sich dabei Gedanken über die Konsequenzen für den Betrieb zu machen.
Medizinisch bedingte Fehlzeiten lassen sich bereits im Vorfeld eindämmen
Als Arbeitgeber stehen Ihnen dabei Möglichkeiten zur Verfügung, sowohl medizinische als auch motivationsbedingte Fehlzeiten bei Ihren Mitarbeiter*innen zu reduzieren. Um medizinisch bedingte Fehlzeiten bereits im Kern zu minimieren und gar nicht erst notwendig zu machen, können Sie Ihren Mitarbeiter*innen eine gesundheitliche Förderung anbieten.
Diese kann sich beispielsweise durch verschiedene Gesundheitsprogramme, Rückenschulen oder Massagen äußern, die Sie Ihren Mitarbeiter*innen durch geschultes Fachpersonal im Betrieb näherbringen können. Auch eine freiwillige Grippeimpfung, die Sie Ihren Angestellten als Arbeitgeber anbieten, kann dabei helfen, krankheitsbedingte Ausfälle im Betrieb zu umgehen und Angestellte gesund durch die kalte Jahreszeit zu bringen.
Eine freiwillige Grippeimpfung lohnt sich in den meisten Fällen
Empfehlenswert ist eine Grippeimpfung dabei besonders dann, wenn viele Mitarbeiter*innen auf einem Raum arbeiten, wie es beispielsweise in einem Großraumbüro oft der Fall ist. Auch regelmäßiges Lüften hilft hierbei nämlich nicht, Krankheitserreger effektiv einzudämmen. Ist ein Mitarbeiter*in erkrankt, passiert es auf diese Weise schnell, dass auch andere Mitarbeiter*innen sich anstecken und damit ebenfalls krankheitsbedingt ausfallen.
Schon geringe Mengen an Tröpfchen, die durch Husten und Niesen abgegeben werden oder das Anfassen von Oberflächen wie Türklinken können ausreichend sein, um eine ganze Belegschaft krank werden zu lassen. Ein Impfschutz, den Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeiter*innen kostenfrei zur Verfügung stellen, lohnt sich dabei oft mehr, als das Risiko von unzähligen Krankheitstagen, an denen nicht gearbeitet wird, einzugehen.
Ein ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz kann Rücken und Nacken entlasten
Arbeiten Ihre Mitarbeiter*innen viel im Sitzen, so bietet es sich außerdem auch an, über ergonomische Bürostühle nachzudenken, die den Rücken schonen und die Haltung der Mitarbeiter*innen verbessern. Doch: Gerade vieles Sitzen begünstigt Rückenprobleme enorm und sorgt nicht selten für Verspannungen im Rücken-, Nacken- und Schulterbereich. Das führt nicht nur zu Schmerzen in den betroffenen Körperteilen, sondern kann sich sogar auch zu Kopfschmerzen und Migräne entwickeln, die sich auch auf die Arbeitsleistung auswirken.
Nicht immer sind diese Schmerzen dabei der Haltung zuzuordnen, so dass Ihre Mitarbeiter*innen sicherlich schon im Dunkeln getappt sind, wenn es darum ging, die Ursache dieser Schmerzen ausfindig zu machen.
Aus diesem Grund lohnt es sich, in höhenverstellbare Tische zu investieren. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter*innen den Tisch nicht nur so anpassen, dass es ihnen zum Arbeiten angenehm ist, sondern können dabei zeitweise im Stehen arbeiten.
Entsprechende Tische lassen sich im Normalfall kinderleicht und in Sekundenschnelle verstellen, sodass Ihre Mitarbeiter*innen im Laufe eines Arbeitstages immer wieder stehend arbeiten können. Das schont den Rücken und ist deutlich gesünder, als den ganzen Tag zu sitzen. Wechselnde Arbeitspositionen machen es Ihren Mitarbeiter*innen dabei in der Regel leichter, sich langfristig zu konzentrieren.
Auch psychologische Faktoren können Fehlzeiten begünstigen
Nicht nur medizinische Probleme können zu häufigen Fehlzeiten Ihrer Angestellten führen, sondern auch innerbetriebliche Konflikte, die sich auf die Psyche auswirken und dazu führen, dass Mitarbeiter*innen sich krankmelden oder Urlaub nehmen.
Nicht immer werden Probleme und Konflikte im Betrieb offen ausgesprochen. Das Gefühl, missverstanden oder nicht gehört oder ernst genommen zu werden, führt häufig dazu, dass Mitarbeiter*innen dazu neigen, solchen Konfliktsituationen gezielt aus dem Weg zu gehen. Eine Beurlaubung oder Krankschreibung ist dabei oft der letzte Ausweg, den sie sehen.
Leiden Arbeitnehmer*innen unter dem Betriebsklima, so kommt es nicht selten dazu, dass Krankheiten vorgetäuscht werden oder dass es aufgrund der psychischen Belastung tatsächlich zu entsprechenden Krankheiten kommt. Arbeitnehmer*innen versuchen auf diese Weise bewusst oder auch unbewusst der belastenden Situation zu entfliehen.
Arbeiten viele Menschen zusammen auf einem Raum, kann dies schnell zu Konflikten führen. Menschen unterschiedlichen Altersklassen, Geschlechts, und Charakters kommen auf diese Weise zusammen und sind unter Umständen dazu gezwungen, zusammenzuarbeiten und als ein Team miteinander zu harmonieren. Nicht immer funktioniert das jedoch so reibungslos wie erwünscht.
Bereits im Auswahlverfahren prüfen, welche Bewerber*innen sich in das Team integrieren
Achten Sie dabei als Arbeitgeber bereits bei der Wahl eines Bewerbers unbedingt darauf, einen Mitarbeiter*in zu wählen, der sich optimal in Ihr Team einfügen könnte und bei dem vorherzusehen ist, dass das Betriebsklima nicht darunter leidet.
Um dies besser beurteilen zu können, lohnt es sich, einen Mitarbeiter*in des Team-Bereichs, in dem der Bewerber*in später arbeiten wird, mit am Vorstellungsgespräch und am Auswahlverfahren teilhaben zu lassen. Auch Probe- und Schnuppertage eignen sich, im Vorfeld abzuklären, ob sich der Bewerber*in in das Team einfügen kann und ob eine gegenseitige Sympathie vorhanden ist.
Innerbetriebliche Probleme sollten direkt an der Wurzel gepackt und beseitigt werden
Um zu vermeiden, dass Arbeitnehmer*innen sich während Ihrer Arbeit unwohl oder nicht in das Team integriert fühlen, sollten Sie als Arbeitgeber dafür sorgen, stets als Ansprechpartner für Ihre Mitarbeiter*innen zur Verfügung zu stehen – egal ob es um Belange geht, die die Arbeit an sich betreffen oder das Arbeitsklima. Geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen das Gefühl, ein offenes Ohr für Ihre Probleme zu haben oder beauftragen Sie einen entsprechend geschulten Mitarbeiter*in damit.
Natürlich gibt es weitere Gründe, die häufig dazu führen, dass Mitarbeiter*innen unzufrieden mit ihrer Arbeit sind und sich dazu entscheiden zu kündigen oder immer mehr fehlen. Ein zu geringes Einkommen und eine schlechte Bezahlung können hierfür genauso ein Grund sein, wie das Gefühl, nicht wertgeschätzt zu werden. Mangelnde Aufstiegschancen und Entwicklungsmöglichkeiten können ebenfalls mögliche Gründe sein.
Was können Sie aktiv als Arbeitgeber tun, um das Betriebsklima zu verbessern?
Um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter*innen zu steigern, stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Anwesenheitsprämien sind eine Option, um Ihre Mitarbeiter*innen leistungsgerecht zu be– oder entlohnen und die Anwesenheit der Mitarbeiter*innen zu steigern und zu gewährleisten. Dies kann dabei auch ein Kompromiss zur Lohnsteigerung sein.
Um zu verhindern, dass Mitarbeiter*innen sich schlecht informiert fühlen, ist eine intensive Kommunikation ganz besonders wichtig, sowohl unter den Mitarbeiter*innen selbst als auch zwischen Mitarbeiter*innen und Arbeitgeber. Investieren Sie als Arbeitgeber in den Informationsfluss, kann sich das positiv auf das Arbeitsklima auswirken.
Eine informative Kommunikation können Sie beispielsweise durch eine Mitarbeiterzeitung, regelmäßige Besprechungen, Seminare oder dem Aufbau eines Intranets erreichen oder verbessern. Nutzen Sie am besten vielfältige Möglichkeiten, um Ihre Mitarbeiter*innen auf dem neusten Stand zu halten und sie über wichtige Neuerungen zu informieren.
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter*innen in wichtige Entscheidungen ein
Nehmen Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter*innen ernst und bieten Sie Ihnen nach Möglichkeit Fort- und Weiterbildungen an. Auf diese Weise eröffnen sich Mitarbeiter*innen später unter Umständen weitere Aufgabenfelder und somit auch Chancen auf eine entsprechende Gehaltserhöhung.
Zudem sollten diese aktiv in Prozesse und Entscheidungen des Unternehmens einbezogen werden. Geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen dabei auch Freiheiten, um sich eigenständig entfalten und entwickeln zu können, stehen Sie ihnen dabei jedoch hilfreich zur Seite, wenn dies erforderlich ist.
Natürlich ist auch hier ein gesundes Mittelmaß von Notwendigkeit: Sind Ihre Mitarbeiter*innen überfordert oder kommen nicht mit den vielfältigen Möglichkeiten zurecht, die sich ihnen bieten, müssen Sie dafür sorgen, Struktur zu schaffen und Aufgaben gegebenenfalls unter mehreren Mitarbeiter*innen aufzuteilen.
Fordern Sie Feedback ein, wann immer es notwendig ist
Um besser nachzuvollziehen, wo Problempunkte liegen und wo auch Verbesserungspotenzial vorhanden ist, lohnt es sich immer, direkt bei den Mitarbeiter*innen nachzufragen. Damit Ihnen das gelingt, können Sie einzelne Mitarbeiter*innen zu Feedbackgesprächen auffordern, bei denen sie sich gegenseitig über Missstände und auch positive Faktoren im Unternehmen austauschen.
Möglich ist es jedoch auch, sich dieses Feedback durch entsprechend formulierte Fragebogen anonym einzuholen. Auf diese Weise gewährleisten Sie, dass Mitarbeiter*innen Ihnen ehrlich und offen antworten werden. Nicht jeder traut sich nämlich im Gespräch selbst, das zu äußern, was ihn belastet oder betrifft. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter*innen dabei auf jeden Fall genügend Spielraum für eigene Verbesserungsvorschläge.
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