Mitarbeitergespräch: Mit guter Vorbereitung ans Ziel

Mitarbeitergespräche können, fair und konstruktiv geführt, so viel mehr als nur ein jährlicher Pflichttermin im Unternehmen sein. Als Führungsinstrument bieten sie deiner Führungskraft und dir eine formelle Plattform für Austausch und Feedback. Sie dienen zur Überprüfung von Zielvereinbarungen und Leistungen sowie zur Planung von Maßnahmen, damit du neue Ziele erreichen kannst. Von beiden Seiten wollen sie gut vorbereitet sein, denn vom Ausgang dieser Gespräche hängen Entscheidungen wie Gehaltserhöhungen oder Beförderungen ab – und vielleicht auch deine eigene Entscheidung, ob du beim derzeitigen Arbeitgeber bleibst.

Soweit die Theorie. Dennoch gehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft mit Sorge in solche Gespräche. Am Abend vor dem Gespräch dreht sich dann schon mal das Gedankenkarussell: Was denken Vorgesetzte wohl über meine Leistung? Habe ich eine Chance auf mehr Gehalt oder auf die lang ersehnte Beförderung? Bin ich überhaupt noch gern in diesem Unternehmen? Das beste Mittel gegen schlaflose Nächte ist hier eine gute Vorbereitung: Wenn du dein Mitarbeitergespräch ein wenig vorausplanst, kannst du dem Austausch gleich viel entspannter entgegensehen und aktiv dazu beitragen, dass es gut für dich verläuft.

Video: 6 Tipps für die Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

Warum ist das Mitarbeitergespräch wichtig?

Mitarbeitergespräche sind ein bewährtes Instrument der Personalentwicklung und können regelmäßig oder zu bestimmten Anlässen stattfinden. In Deutschland gibt es keine allgemeine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, Mitarbeitergespräche durchzuführen. Es kann jedoch in bestimmten Branchen, durch Betriebsvereinbarungen oder in individuellen Arbeitsverträgen festgelegt sein, dass solche Gespräche regelmäßig stattfinden sollen.

Während das klassische Jahresgespräch meist formell von der Personalabteilung im Unternehmen zum Ende des Jahres oder des Geschäftsjahres organisiert wird, bieten Anlässe wie Halbjahres- oder Quartalsgespräche zwischendurch immer wieder Chancen zum Austausch von Vorgesetzten und Mitarbeitern über speziellere Themen und zur Kurskorrektur bei laufenden Projekten.

In einem Jahresgespräch kann es unter anderem um die Zielvereinbarungen mit dir aus dem Vorjahr, um Projektmeilensteine oder um Feedback auf deine Leistung oder dein Verhalten gehen. Bei Bedarf dient es zur Lösung von schwelenden Konflikten im Team oder zur Ergründung möglicher Probleme mit einer Führungskraft und möglicher Hürden bei der täglichen Arbeit.

Hier gilt: Gut geplant ist halb gewonnen!

Deine Leistungen, Ziele und Argumente solltest du deshalb schon vor dem Gespräch einfach klar vor Augen haben, denn du kannst davon ausgehen, dass auch deine Vorgesetzten vorbereitet sind, gerade wenn es um Gehalts- und Bonusverhandlungen geht.

Viele Unternehmen und Personalabteilungen haben einen festen Ablauf bei ihren Mitarbeitergesprächen und nutzen Checklisten bzw. Leitfäden zur Gesprächsführung, um sicherzustellen, dass nichts auf der Agenda vergessen wird und getroffene Zielvereinbarungen festgehalten sind. Dieser definierte Prozess stellt einen konsistenten, fairen und transparenten Ablauf aller Mitarbeitergespräche im gesamten Unternehmen sicher. Da der strukturelle Rahmen bereits vorgegeben ist, kann sich deine Führungskraft ganz auf das Gespräch konzentrieren und die Checkliste Punkt für Punkt mit dir durchgehen. Falls auch du diese Liste vorab schon ausfüllen sollst, hast du damit alle Anhaltspunkte bereits zur Hand – wie praktisch!

Darum solltest du dein Mitarbeitergespräch gut vorbereiten

Dein Arbeitgeber hat Ziele mit dir – du solltest jedoch immer auch die Ziele verfolgen, die für deine Karriere förderlich sind. Die gemeinsame Rückschau auf Geleistetes und der Ausblick auf Entwicklungsmöglichkeiten machen fest, wo beide Parteien hier aktuell stehen. Behalte bei der Vorbereitung deines Mitarbeitergesprächs diese beiden Sichtweisen möglichst im Blick. Ziel sollte ein konstruktives Gespräch sein, das Transparenz herstellt, Vertrauen stärkt und den Weg für eine positive Entwicklung öffnet. Die Art und Weise, wie du in diese Situation gehst und wie du darin kommunizierst, trainiert dich letztlich auch für Verhandlungen auf anderen Ebenen in deinem Berufsleben. Erstelle dazu vorab einfach deine eigene Checkliste.

Zur Orientierung vier Ansatzpunkte für die optimale Vorbereitung:

1. Der Rückblick: Was lief wie?

Gehe zunächst einmal deine Aufgaben und Projekte des vergangenen Jahres durch und reflektiere deine Leistungen. Nutze deine Unterlagen als Orientierung und halte für dich wichtige Stichpunkte und konkrete Beispiele fest. Nimm diese Notizen ruhig auch mit ins Gespräch. Deine Führungskraft sieht so, dass du gut organisiert bist und deine Aufgaben ernst nimmst:

• Welches Projekt lief besonders gut, welches eher weniger gut?
• Was waren Highlights? Warum waren es für dich Highlights?
• Wie war dabei die Kooperation im Team?
• Konntest du die im letzten Mitarbeitergespräch vereinbarten Ziele erreichen?
• Wie weit bist du dabei gekommen? Was war besonders hilfreich, was eher hinderlich?
• Was würdest du aus heutiger Sicht anders machen?

Führe kurz aus, warum du die Dinge so bewertest, wo du Vorteile bzw. Nachteile für das Unternehmen siehst und was sich verbessern lässt. So zeigst du, dass du als Mitarbeiter unternehmerisch denken kannst, konstruktiv an einer Verbesserung mitarbeiten möchtest und dich engagiert und motiviert dafür einbringen willst.

2. Der Status quo: Wie geht es dir bei der Arbeit?

Deine Führungskraft wird dich fragen, wie zufrieden du mit deiner Arbeit insgesamt bist. Beschreibe, was dir an deinem Aufgabenbereich gefällt und wo du noch Potenzial siehst. Was brauchst du, um erfolgreich und zufrieden im Job zu sein? Passt das Arbeitspensum? Brauchst du Entlastung? Kannst du selbst noch anderweitig unterstützen? Hast du Stärken, die (noch) nicht zum Einsatz kommen?

Und wie steht es mit deinen eigenen beruflichen Wünschen und Zielen? Möchtest du beispielsweise mehr auf Kundenseite eingesetzt werden oder ab und zu im Homeoffice arbeiten? Welche Aufgaben und Verantwortungen möchtest du weiter ausbauen, welche eher abgeben? Nun ist die Arbeit kein Wunschkonzert, deshalb solltest du immer auch gut begründen können, warum eine Maßnahme sinnvoll für dich UND für dein Unternehmen sein kann.

Falls du dich nicht genug gefordert fühlst, mache Vorschläge, wo und wie du dich noch einbringen kannst. Vielleicht gibt es ja spannende Aufgaben, die du dir über eine Weiterbildung, über ein Mentoring oder mit der Zuarbeit bei einem neuen Projekt erobern kannst. Aber Achtung: Das sensible Thema Gehaltserhöhung solltest du an dieser Stelle noch nicht thematisieren. Verknüpfe es eher mit der tatsächlichen Übernahme neuer Aufgaben und Verantwortlichkeiten oder mit einem Leuchtturm-Projekt, das du zuletzt erfolgreich gemeistert hast.

3. Das Feedback im Mitarbeitergespräch: Wer nimmt was wie wahr?

Überlege, welche Sichtweisen und Einwände deine Führungskraft vorbringen könnte und welche Entwicklungen sie vielleicht ähnlich gut oder schlecht wie du wertet. Welche Argumente kannst du als Feedback anbringen? Was wäre aus deiner Sicht hilfreich, um positive Ergebnisse zu erzielen oder Schaden abzuwenden?

Wappne dich gegen Kritik, bleib offen dafür – und bleib vor allem ruhig dabei. Betrachte sie als eine Chance zur Verbesserung, nicht als Angriff auf deine Person. Frage genauer nach, wenn etwas missverständlich scheint. Eventuell hast du Lösungsvorschläge parat und kannst sie vorbringen. Falls du im Gespräch dennoch mit Kritik an unerwarteter Stelle konfrontiert wirst, kannst du dir etwas Zeit zum Nachdenken erbitten und dazu dann erneut auf deine Führungskraft zukommen.

In der Regel will deine Führungskraft auch deine Einschätzung zu eurer Zusammenarbeit hören. Das ist deine Gelegenheit für Lob und konstruktive Kritik. Beginne mit den positiven Aspekten, um ein offenes und zugewandtes Gesprächsklima zu schaffen. Hebe hervor, was dir besonders in der Kooperation gefallen hat und welche Unterstützung du wertgeschätzt hast.

Falls du Kritikpunkte hast, schimpfe nicht drauflos. Versuche, die Perspektive deiner Vorgesetzten einzunehmen und dass du die Gründe für ihr Verhalten nachvollziehen kannst. Formuliere dabei „Ich“-Botschaften: Statt „Du machst das falsch“ kannst du sagen, „Ich habe festgestellt, dass ich produktiver bin, wenn ich klare Anweisungen bekomme.“ Vermeide jedoch, sie ganz von jeder Verantwortung freizusprechen oder deine eigenen Gefühle deswegen zurückzustellen. Biete aber an, sie bei den angesprochenen Punkten proaktiv zu unterstützen. So gibst auch du wertvolles Feedback.

4. Ausblick: Welche Ziele sollen erreicht werden?

Die Zielsetzung für die nächsten Monate ist ein Kernpunkt im Mitarbeitergespräch. Hier gilt es, klare und auch erreichbare Zielvereinbarungen zu treffen. Für dich als Mitarbeiter sind diese Ziele ein Fahrplan mit konkreten Meilensteinen, für deinen Chef sind sie ein Maßstab, an dem er deine Leistung misst. Nutze diese Gelegenheit auch, um Themen anzusprechen, die dir wichtig sind. Ob es nun um die Optimierung von Arbeitsprozessen geht, die Teamdynamik oder Möglichkeiten zur Weiterbildung – jetzt ist der Zeitpunkt, deine Anliegen einzubringen. Diese Themen geben nicht nur einen Einblick in deine Sicht der Dinge, sondern zeigen auch, dass du am unternehmerischen Erfolg aktiv mitwirken möchtest.

Denk daran, dass ein offener Dialog über Ziele und Herausforderungen nicht nur für dich, sondern auch für deine Führungskraft wertvoll ist. Du kannst dich besser in die Gesamtstrategie des Unternehmens einfügen, und deine Führungskraft erhält wichtige Informationen, die helfen, den Teamerfolg zu steuern und zu fördern. So wird das Mitarbeitergespräch zur Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Fazit

Motivierende und nicht frustrierende Mitarbeitergespräche sind ein Schlüsselelement in der Mitarbeiterbindung. Sie sind auch eine Chance für dich selbst, deine Weiterentwicklung im Unternehmen zu überprüfen und aktiv mitzugestalten. Vielleicht bringst du frische Ideen zu Arbeitsabläufen mit ins Gespräch. Oder du hast einen Vorschlag, wie du einen Kritikpunkt mit Eigeninitiative verbessern kannst. Oder du legst dar, wie du deinen Mehrwert als Mitarbeiter über eine gezielte Qualifizierungsmaßnahme erhöhen kannst.

Falls das Mitarbeitergespräch nicht so verläuft, wie du gehofft hast, mache den nächsten Schritt: Definiere einen Zeitraum für dich, in dem du deine Arbeit im Unternehmen und das Miteinander mit Kollegen und Vorgesetzten für dich selbst auf den Prüfstand stellst. Passt es noch bei der Art der Aufgaben, beim Arbeitsumfang und beim Gehalt? Stimmen deine persönlichen Ziele und Wertvorstellungen mit denen des Unternehmens noch überein? Siehst du Chancen auf Wachstum und Entwicklung? Erstelle dir quasi deinen persönlichen Leitfaden für eine Bestandsaufnahme mit dir selbst.

Hast du nach Ablauf dieser Frist dann immer noch ein schlechtes Gefühl, solltest du aktiv werden. Teste deinen Marktwert über Vorstellungsgespräche bei anderen Unternehmen. So bekommst du ein Gefühl dafür, wie andere dein fachliches Know-how und deine bisherige Praxiserfahrung bewerten. Das kann dir einerseits mehr Sicherheit für die nächste Gesprächsrunde geben. Andererseits kann es vielleicht auch den entscheidenden Impuls zu einem Wechsel der Arbeitsstelle liefern.

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Jutta Steinhart

Jutta ist freie Autorin für careeasy – Dein Karriere-Magazin. In Münster hat sie Kommunikations- und Politikwissenschaft sowie Anglistik studiert, ein Volontariat absolviert und später auf Verlags-, Unternehmens- und Agenturseite gearbeitet. Seit 2014 ist sie selbstständig und schreibt u. a. zu Themen wie New Work, Coaching, Mitarbeiterbindung, Employer Branding und Digitalisierung.