Umgang mit schwierigen Mitarbeitern: Low Performer und Querulanten erfolgreich führen

• Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern gehört zu den anspruchsvollsten Führungsaufgaben: Low Performer brauchen Unterstützung, Querulanten brauchen klare Grenzen.
• Wer schwierige Mitarbeiter loswerden will, muss in Deutschland einen festen Ablauf einhalten: Gespräch, Dokumentation, Abmahnung, erst dann Versetzung, Aufhebungsvertrag oder Kündigung.
• Frühe Kommunikation, regelmäßiges Feedback und konsequentes Handeln verhindern in den meisten Fällen, dass es überhaupt zur Trennung kommt.

Warum der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern Führungssache ist

Im Job entstehen manchmal gute und belastbare Freundschaften. Der Nachbar im Büro kann ein angenehmer Zeitgenosse sein, mit dem ein Team anstrengende Arbeitstage leichter übersteht. Manche Arbeitnehmer sind jedoch nicht die Lösung, sondern das Problem. Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ist deshalb ein fester Teil jeder Führungsaufgabe.

Schwierige Kollegen gibt es an nahezu jedem Arbeitsplatz. Sie können dafür sorgen, dass sich ein ganzer Arbeitstag wie eine Endlosschleife aus Frust, Verdrossenheit oder Angst anfühlt. Für Führungskräfte stellt sich dann früher oder später die Frage: Wie lässt sich das Verhalten korrigieren? Und wenn das nicht gelingt: Wie können Sie schwierige Mitarbeiter loswerden, ohne rechtliche Fehler zu machen?

Dieser Beitrag zeigt zunächst, welche Typen schwieriger Mitarbeiter es gibt und wie Sie als Führungskraft reagieren. Anschließend erklärt er Schritt für Schritt, welche arbeitsrechtlichen Möglichkeiten Ihnen bleiben, wenn Gespräche nichts bewirken.

Low Performer oder schwieriger Mitarbeiter: Was ist der Unterschied?

Einen Low Performer erkennen Sie daran, dass er nicht die erforderliche Leistung erbringt, um seine Aufgaben erfolgreich auszuführen. Die Gründe sind unterschiedlich: mangelnde Fähigkeiten, fehlende Motivation oder unzureichende Arbeitsbedingungen. Im Allgemeinen ist ein Low Performer allerdings bereit und in der Lage, seine Leistung zu verbessern, wenn er Unterstützung und Anleitung erhält.

Ein schwieriger Mitarbeiter hat dagegen eine negative Einstellung und stört das Arbeitsumfeld durch unprofessionelles Verhalten oder mangelnde Zusammenarbeit. Die Folgen reichen von Konflikten mit Kollegen und Kunden über Fehler in den Abläufen bis zur Verletzung von Unternehmensrichtlinien. Auch besserwisserische, faule oder cholerische Mitarbeiter fallen in diese Kategorie. Im Gegensatz zum Low Performer ist ein schwieriger Mitarbeiter möglicherweise nicht bereit, sein Verhalten zu ändern, selbst wenn er Unterstützung erhält.

Ein Arbeitnehmer kann durchaus beides zugleich sein. In diesem Fall haben Sie als Führungskraft die Verantwortung, die spezifischen Probleme zu identifizieren und sowohl das Verhalten als auch die Leistung gezielt anzugehen.

Welche Typen von schwierigen Mitarbeitern gibt es?

Die besondere Begabung mancher Kollegen besteht darin, viel Lob für Arbeit zu bekommen, die sie gar nicht selbst erledigt haben. Für diejenigen, die tatsächlich den Stress mit der Aufgabe hatten, ist das ein sicherer Grund für Frust.

Unkollegiales Verhalten zeigt sich außerdem in besserwisserischem Getue, bedeutungslosen Streitigkeiten, aufbrausenden Ausrastern und Konfrontationen. Ein schlechtes Arbeitsverhältnis beeinträchtigt Motivation und Engagement. Frust, Krankheit, Angst oder Schlafprobleme können die Folgen sein.

Wo viele Persönlichkeiten, Meinungen und Arbeitsweisen aufeinandertreffen, wird nicht jeder mit allen gut auskommen. Normal ist auch, dass es nicht nur einen Typ schwieriger Kollege gibt.

Der Krawallmacher

Dieser Typ ist leicht zu erkennen, denn er ist schlicht zu laut. Ob er telefoniert, auf der Tastatur hämmert oder durch die Räume ruft: Um ihn herum herrscht stets Unruhe. Für die Kollegen wird das zum permanenten Hintergrundgeräusch und damit zur Frustquelle, weil konzentriertes Arbeiten in seinem Umfeld kaum möglich ist.

Der Mobber

Dieser Typ ist besonders problematisch. Er diffamiert, beleidigt, intrigiert und schließt Kollegen von Gesprächen, Terminen und Informationen aus. Ihm fehlt es an Empathie und Wertschätzung für andere. Durch ständiges Mobbing sorgt er dafür, dass Betroffene Angst um ihren Job haben, psychisch belastet sind und krank werden. Hier müssen Sie als Arbeitgeber zwingend eingreifen, denn Sie haben eine Fürsorgepflicht gegenüber den Betroffenen.

Der Choleriker

Choleriker sind bekannt für ihre impulsive, leicht entflammbare Art. Sie reagieren emotional und ungestüm auf Herausforderungen oder Stress. Ihre Leidenschaft kann positiv sein, allerdings kommunizieren sie in hitzigen Momenten unbedacht und schüren Konflikte. Ihre Aufgabe ist es, Emotionen zu kontrollieren und Kritik zu üben, ohne andere zu verletzen.

Der Hilfsbedürftige

Hilfsbedürftig oder einfach nur faul? Hilfsbereitschaft gehört im Arbeitsleben zum guten Ton. Einige Kollegen übertreiben es jedoch mit der eigenen Hilflosigkeit und scheinen keine Aufgabe allein meistern zu können. Sprechen Sie das Thema direkt an und machen Sie klar, dass der Mitarbeiter seinen Teil beitragen muss.

Der Unzuverlässige

Unzuverlässige Kollegen sagen oft zu, Aufgaben sofort zu erledigen. Meist passiert dann nichts, andere Mitarbeiter müssen einspringen und gegebenenfalls Überstunden machen. Wer sich auf die Zusage verlassen hat, muss anschließend unter Zeitdruck Schadensbegrenzung betreiben.

Der Schleimer

Wenn dieser Typ nicht im Büro zu finden ist, sitzt er meist in der Chefetage: Er lobt Neuerungen, bedankt sich für Gespräche oder bietet zusätzliche Aufgaben an. Schleimer sind nie beliebt, aber überall anzutreffen, weil sie sich einen Vorteil erhoffen.

Maßnahmen zum Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

Wer mit solchen Kollegen erfolgreich zusammenarbeiten will, muss nicht mit ihnen befreundet sein. Oftmals sind es gerade die Unterschiede, die für gute Ergebnisse sorgen, weil unterschiedliche Charaktere die Stärken des jeweils anderen hervorheben und Schwächen ausgleichen.

Ihre Mitarbeiter sollten sich dennoch bemühen, alle Kollegen gut kennenzulernen. Dabei sollte klar sein, wo Grenzen gezogen werden und welche Aspekte den Beteiligten wichtig sind. Mögliche Schwierigkeiten lassen sich so frühzeitig erkennen.

Je früher Probleme angesprochen werden, desto besser. Wird das Missbehagen so groß, dass andere schon schlechte Laune bekommen, wenn sie den Kollegen nur sehen, ist es für eine Lösung meist zu spät. Deshalb sollte rechtzeitig das Gespräch gesucht werden: sachlich und direkt erklären, welches Verhalten nicht zielführend ist, nach der Sicht des Betroffenen fragen und seine Antworten ernst nehmen. Ehrliche Wertschätzung und Anerkennung entschärfen Konflikte.

Schwierige Mitarbeiter führen: Tipps für Führungskräfte

Neben klärenden Gesprächen untereinander sollten Sie als Vorgesetzter aktiv werden. Es gibt Maßnahmen, die verhindern, dass Ihre Teams wegen schwieriger Mitarbeiter und Low Performer ineffizient arbeiten.

Hören Sie zu: Als Führungskraft sollten Sie aufmerksam sein, wenn es einem Arbeitnehmer nicht gut geht. Regelmäßige Mitarbeitergespräche schaffen die Basis. Der oft als schwierig bezeichnete Mitarbeiter reagiert in der Regel positiver, wenn er sich gehört fühlt.

Kommunizieren Sie klar: Regelmäßiges Feedback verhindert, dass Probleme erst gar nicht eskalieren. Reduzieren Sie zunächst die Abwehrhaltung des Mitarbeiters, liefern Sie anschließend alle Informationen, die er für eine Verbesserung braucht.

Bleiben Sie konsequent: Müssen Sie mehrfach ermahnen, werden Sie präziser und formulieren Sie eine klare Konsequenz. Konsultieren Sie dabei nie andere Mitarbeiter, sondern sprechen Sie eine drohende Abmahnung ausschließlich mit der Personalabteilung ab.

Schwierige Mitarbeiter loswerden: Was sagt das Arbeitsrecht?

Sie haben einen Mitarbeiter bereits in die Schranken gewiesen, dennoch verbreitet er weiterhin schlechte Stimmung, verursacht Fehler, hetzt Kollegen auf oder verhält sich respektlos. Dann stellt sich die Frage, wie Sie schwierige Mitarbeiter loswerden können. Die Antwort: nur in einer festen Reihenfolge und mit sauberer Dokumentation. Die Entlassung ist immer die letzte Option.

In Deutschland regelt das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) den Rahmen. Es gilt in Betrieben mit mehr als zehn Arbeitnehmern, sobald das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht. Ab diesem Zeitpunkt braucht jede Kündigung einen Grund: verhaltensbedingt, personenbedingt oder betriebsbedingt. Schwierige Mitarbeiter und Low Performer fallen fast immer unter die ersten beiden Varianten, und genau dort sind die Hürden hoch.

1. Dokumentation

Dokumentieren Sie alle Vorfälle genau: Datum, Uhrzeit, Ort, Beteiligte und eine sachliche Beschreibung des Verhaltens. Halten Sie auch Gespräche und getroffene Vereinbarungen fest. Diese Unterlagen sind später Ihr Beweismittel vor dem Arbeitsgericht. Ohne Dokumentation scheitern die meisten Kündigungen schwieriger Mitarbeiter.

2. Abmahnung

Bevor Sie verhaltensbedingt kündigen, müssen Sie den Mitarbeiter in der Regel abmahnen. Eine Abmahnung benennt das konkrete Fehlverhalten, fordert zur Änderung auf und droht für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Kündigung an. Erst wenn der Mitarbeiter trotz Abmahnung erneut gleichartig gegen seine Pflichten verstößt, ist eine Kündigung möglich. Formulieren Sie die Abmahnung schriftlich und so konkret wie möglich. Pauschale Vorwürfe wie „schlechtes Verhalten" reichen nicht aus.

3. Sonderfall Low Performer

Schlechte Leistung allein ist kein Kündigungsgrund. Arbeitnehmer schulden nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts keine Durchschnittsleistung, sondern müssen „unter angemessener Ausschöpfung ihrer persönlichen Leistungsfähigkeit" arbeiten. Eine Kündigung kommt erst in Betracht, wenn die Leistung über einen längeren Zeitraum erheblich hinter der vergleichbarer Kollegen zurückbleibt, als Richtwert gilt ein Drittel unter dem Durchschnitt. Zudem müssen Sie darlegen, dass der Mitarbeiter mehr leisten könnte, es aber nicht tut. Deshalb sind Zielvereinbarungen, Abmahnungen und lückenlose Dokumentation hier noch wichtiger als bei reinem Fehlverhalten.

4. Interne Versetzung

Ist ein Mitarbeiter in seiner Position nicht mehr tragbar, prüfen Sie eine Versetzung. Arbeitsgerichte erwarten diesen Schritt ohnehin als milderes Mittel vor einer Kündigung. Im Idealfall landet der Mitarbeiter an einer Stelle, die besser zu seinen Fähigkeiten passt. Beachten Sie Ihr Direktionsrecht und den Arbeitsvertrag: Eine Versetzung ist nur zulässig, soweit Tätigkeit und Arbeitsort nicht vertraglich festgeschrieben sind. Besteht ein Betriebsrat, muss dieser bei einer Versetzung beteiligt werden.

5. Aufhebungsvertrag

Ist das Vertrauen zerstört, ist ein Aufhebungsvertrag häufig der schnellste und rechtssicherste Weg, um schwierige Mitarbeiter loszuwerden. Beide Seiten beenden das Arbeitsverhältnis einvernehmlich, meist gegen eine Abfindung. Der Vorteil: kein Kündigungsschutzprozess, keine Anhörung des Betriebsrats, flexibles Enddatum. Der Nachteil: Der Mitarbeiter muss freiwillig zustimmen, und er riskiert eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld, was die Verhandlungen erschwert. Der Vertrag muss schriftlich geschlossen werden, eine E-Mail reicht nicht.

6. Kündigung

Sind alle Optionen ausgeschöpft, bleibt die Kündigung. Verhaltensbedingt ist sie zulässig, wenn der Mitarbeiter trotz Abmahnung erneut gegen Arbeitsanweisungen verstößt, Kollegen mobbt, sich geschäftsschädigend verhält oder nachweisbar Straftaten begeht. Bei besonders schweren Verstößen wie Diebstahl, Tätlichkeiten oder grober Beleidigung ist auch eine fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung möglich. Dafür haben Sie nach Kenntnis des Vorfalls nur zwei Wochen Zeit (§ 626 BGB).

Formal gilt: Die Kündigung muss schriftlich mit Originalunterschrift erfolgen, Kündigungsfristen sind einzuhalten und ein vorhandener Betriebsrat muss vorab angehört werden. Fehlt die Anhörung, ist die Kündigung unwirksam. Wenden Sie sich bei einer Kündigung immer an HR und einen Fachanwalt für Arbeitsrecht, um Prozessrisiken für Ihr Unternehmen zu vermeiden.

Checkliste: Schwierige Mitarbeiter rechtssicher führen

• Problem konkret benannt: Verhalten oder Leistung, mit Auswirkungen auf das Team
• Mitarbeitergespräch geführt, Sichtweise des Mitarbeiters angehört
• Klare Erwartungen, Ziele und Fristen schriftlich vereinbart
• Alle Vorfälle mit Datum, Ort und Beschreibung dokumentiert
• Schriftliche Abmahnung bei wiederholtem Fehlverhalten ausgesprochen
• Versetzung als milderes Mittel geprüft
• Aufhebungsvertrag als Alternative angeboten
• Betriebsrat angehört und Kündigungsfristen geprüft
• HR und Fachanwalt vor der Kündigung einbezogen
• Nachbesetzung vorbereitet: Stellenanzeige schalten

Fazit: Kommunikation und klare Grenzen sind der Schlüssel

Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ist eine Herausforderung, aber kein unlösbares Problem. Regelmäßiger Austausch, verbindliche Kommunikation, rechtzeitige Gespräche und das Aufzeigen klarer Konsequenzen beugen den meisten Eskalationen vor. Ebenso wichtig ist die Anerkennung tatsächlicher Verbesserungen.

Wenn trotz allem nichts hilft, führt der Weg über Dokumentation, Abmahnung, Versetzung und Aufhebungsvertrag zur Kündigung. Wer diese Reihenfolge einhält und sauber dokumentiert, kann schwierige Mitarbeiter rechtssicher loswerden und das Team anschließend mit passenden Kandidaten verstärken.

Häufige Fragen zum Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

Bildquellen: „Mitarbeiter mit Eselsmütze" ©AndreyPopov – istockphoto.com, „Kollegen streiten" ©AndreyPopov – istockphoto.com, „Wütende Chefin" ©fizkes – istockphoto.com

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir das generische Maskulinum, z. B. „der Mitarbeiter". Gemeint sind immer alle Geschlechter.

Dieser Artikel wurde mit KI-Unterstützung erstellt.

Rechtshinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Alle Angaben ohne Gewähr. Bei konkreten arbeitsrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.