Prokrastination: So wirken Sie Aufschieberitis erfolgreich entgegen

Aufgaben werden aufgeschoben, wandern immer wieder in den nächsten Stapel oder von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. In Meetings erscheinen Kollegen unvorbereitet oder ein Kunde wird einfach nicht angerufen. Prokrastination hat viele Gesichter und kann zu ernsthaften Verlusten in mehreren Bereichen führen. 8 von 10 Deutschen sollen nach Schätzungen des Sinus-Instituts von der Aufschieberitis betroffen sein. Das sind 82 Prozent der Bevölkerung!

Es ist sinnvoll, bei einer im Unternehmen beobachtbaren Ursachen zu ermitteln und nach Methoden zu suchen, die die Aufschieberitis eindämmen und Mitarbeiter motivieren. Mit einigen Tricks schaffen Sie es, die Effizienz zu steigern und eine positive Bilanz zu erzielen. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Prokrastination zeitnah erkennen

Der Arbeitsalltag kennt viele Hürden, die leicht auch zu ernsthaften Hemmnissen werden können. Dabei werden verschiedene Bereiche und Faktoren unterschieden. Zum einen geht es um interne und externe Bereiche: Wie läuft der Flow innerbetrieblich? Welche Herausforderungen durch Zulieferer, Outsourcing und Kunden gibt es extern? Wichtige Faktoren dabei sind die Unternehmenskultur und das Selbstverständnis, das Ihre Firma auch nach außen zeigt.

Intern sind Führungsstil, Controlling, Planung und Steuerung entscheidend, wenn es um Mitarbeiterführung und Motivation geht. Manifestieren sich hier Unregelmäßigkeiten, starten Sie geradezu einen Aufruf zur Prokrastination, der sich nur schwer wieder eindämmen lässt. Spätestens wenn sich die Aufschieberitis in den Zahlen widerspiegelt, sollten Sie handeln.

Jetzt gilt es, Ursachen für die Prokrastination zu benennen. Dazu ist es sinnvoll, alle Bereiche zu evaluieren und die Hemmnisse skalierbar zu erfassen. So kommen Sie schnell auf die Abteilungen oder Mitarbeiter, von denen die Mentalität zum Aufschieben ausgeht. Fangen Sie damit nicht beim untersten Level an, sondern betrachten Sie durchaus das Management, die Führungsetage und auch die eigene Arbeitshaltung kritisch.

Die Folgen der Aufschieberitis können neben sinkendem Umsatz, Kundenverlust, mangelnder Qualität und nicht eingehaltener Lieferversprechen, steigender Stress und Demotivation sein. Hier muss rechtzeitig zielgerichtet nachgesteuert werden.

Die Ursachen von Prokrastination

Es gibt viele Untersuchungen zu Ursachen von Aufschieberitis im privaten Bereich. Das permanente Aufschieben kann sogar krankhafte Formen annehmen, die verhaltenstherapeutisch behandelt werden. Mediziner sprechen direkt von einer Arbeitsstörung. Ursachen können hier in Überlastung, stressbedingter Unlust, Depressionen oder Überforderung liegen.

Diese Faktoren sind auch zu bedenken, wenn nach Ursachen von Prokrastination im betrieblichen Bereich geschaut wird. Sie sollten hier systemisch vorgehen und Aufschiebeverhalten nicht vorrangig an Einzelpersonen festmachen. Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Als Ursachen gelten:

Motivationsmangel
zu viele Störungen
Furcht vor Überlastung durch zu hohen Aufwand
Zeitmangel oder Fehlplanung zeitlicher Abläufe
negative Routinen einzelner oder ganzer Abteilungen
Missmanagement

Nimmt das Aufschieben überhand, kann es zu empfindlichen Einbußen führen, die wiederum selbst zur Ursache werden. Es wird ein Teufelskreis in Gang gesetzt, aus dem Sie sich nur schwer befreien können. Ohne einen effizienten Plan und den deutlichen Willen zum Wandel bekommen Sie eine galoppierende Aufschieberei nicht in den Griff.

Je eher Sie ansetzen, desto erfolgreicher werden Sie bei der Bekämpfung von Prokrastination in Ihrem Unternehmen sein. Achten Sie daher auf alle Anzeichen und beugen Sie möglichst durch bewusste Führung vor.

Aufschieberitis effizient bekämpfen

Durch direktes Ansprechen können Probleme erkannt, bewusst gemacht und bekämpft werden. Wird Aufschieberitis Ihrerseits verschleppt, verstärkt sie sich und ist ein deutliches Zeichen für einen mangelhaften Führungsstil.

Vollziehen Sie einen Perspektivwechsel und erfahren Sie dadurch, wie Sie Ihre Mitarbeiter so motivieren, dass keine Aufgaben mehr aufgeschoben werden. Stellen Sie dazu fest, wo es wie und wodurch hakt. Finden Sie die Quelle und setzen Sie hier situationsspezifisch an.

Werden Unterlagen nicht bearbeitet oder nicht weitergegeben, kann das auch an mangelndem Teamgeist liegen. Es sollte selbstverständlich sein, Probleme anzusprechen und sie gemeinschaftlich im Team zu lösen. Gibt es Herausforderungen in bestimmten Segmenten, müssen diese genau analysiert und Lösungsstrategien entwickelt werden.

Es ist ein Plus, Mitarbeiter an der Lösung zu beteiligen. Sie aktivieren und nutzen damit das Potenzial Ihrer Fachkräfte und verbessern gleichzeitig das Arbeitsklima. Arbeiten Ihre Mitarbeiter selbstständiger, entwickelt sich auch der Wille zu Teilhabe und Verbesserung.

Konzentration, Fokussierung und Motivation von Mitarbeitern

Das Erzielen von Erfolg setzt eine hohe Konzentration jedes einzelnen Mitarbeiters während der Arbeitszeit voraus. Eine effiziente Methode ist die rasche Belohnung, die zum Antrieb wird. Spiele im Team können dazu anregen, den Arbeitsprozess zu intensivieren und zu beschleunigen. Die Ziele sollten dabei angemessen gesetzt und während des Prozesses schrittweise erhöht werden.

So gelingt Ihnen eine Umkehr des Prokrastinationsverhaltens. Die Skalierung sollte für alle transparent und vor allem auch für jeden einzelnen Mitarbeiter sichtbar sein. Er kann sich so besser selbst einschätzen und Teilzeile für sich formulieren. Das Abarbeiten von lästigen Fällen muss attraktiv gestaltet und belohnt werden. Wird in der Unternehmenskultur das Lösen von Problemfällen verankert, wird es automatisch attraktiver und es bleibt nichts mehr liegen.

Tipps gegen Prokrastination

Ein Patentrezept gegen Aufschieberei in betrieblichen Abläufen gibt es nicht. Immer muss die Bestandsaufnahme individuell erfolgen. Aus der Analyse ergibt sich das Vorgehen. Generell lässt sich sagen, dass systemische Lösungen, die alle einbeziehen, erfolgreicher sind als restriktive Mitarbeitergespräche mit einzelnen.

Diese Tipps können dabei hilfreich sein:

das Installieren klarer Abläufe mit einem effizienten und den Aufgaben angepassten Zeitmanagement über To-do-Listen und Leitfäden
transparente und klare Kommunikation jenseits von Konjunktiven
Visualisierung von Ergebnissen, Installierung von Wettbewerb als Spiel inklusive direkter Belohnung
auf Stärken setzen und Problemfälle zuerst angehen
positive Gestaltung des Umfelds durch Konzentration am Arbeitsplatz und Ausschalten von Störquellen

Fazit: Dynamik statt Aufschiebementalität

Prokrastination gehört zu den am meisten auftretenden Hemmnissen im privaten Bereich und kann sich negativ auf betriebliche Abläufe auswirken. Mit einer starken Teamkultur und einer bewussten Würdigung von Herausforderung durch Belohnung kann der Aufschieberei vorgebeugt werden.

Hat sich ein aufschiebendes Verhalten etabliert, sollten Sie gezielt Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse einleiten. Verstärken Sie außerdem positive Faktoren und eine rasche Belohnung. Setzen Sie dabei auf Beteiligung aller Mitarbeiter, Stärkung der Teamverbundenheit und spielerischen Wettbewerb mit visualisiertem Erfolg. Führen Sie parallel To-do-Listen zu den Arbeitsabläufen ein, um schrittweise prokrastinierendes Verhalten aufzuheben und wieder auf Erfolgskurs zu gehen!

Wie wirken Sie Prokrastination in Ihrem Unternehmen entgegen? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen in den Kommentaren.

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