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Gehalt

• Durchschnittlich 35.000 Euro im Jahr
• Als Assistenz der Geschäftsführung: 53.500 Euro im Jahr

Soft Skills

• Soziale Kompetenz
• Kaufmännische Fähigkeiten

Mögliche Berufe

• Office Manager/in
• Teamsekretär/in
• Empfangsassistent/in

Ein gutes Sekretariat ist heutzutage unabdingbar für ein zweckvolles Business. Was ein/e Top-Mitarbeiter/in in diesem Bereich alles können muss, ist immer vom einzelnen Unternehmen abhängig.

Der Sekretariats-Bereich hat in den letzten Jahren einem großen Wandel vollzogen, welcher sich vor allem im Zuge der Digitalisierung des Marktes vollzogen hat. Heutzutage wird das Sekretariat oftmals Office Management genannt.

Mit einem pflichtbewussten und vielfältigen Spektrum an Aufgaben nimmt das Sekretariat oftmals die zentrale Funktion in dem Unternehmen und zugleich die Kommunikation mit anderen Unternehmen ein. Hier zählt das Sekretariat zu den unverzichtbaren Kernfunktionen des zweckvollen Unternehmens.

Die wichtigsten Berufsbilder und Aufgaben im Sekretariat

Das Sekretariat ist heute oft die Zentrale der Koordination eines Unternehmens. An jeder Position wird stets ein Multitalent gebraucht, das erheblich zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Gesucht werden besonders Berufsbezeichnungen wie:

• Assistent/in, Sekretär/in
• Office Manager/in
• Mitarbeiter/in am Empfang, Empfangssekretär/in
• Bürokraft
• Teamassistent/in, Teamsekretär/in
• Assistenz der Geschäftsführung
• Persönliche/r Assistent/in
• Chefsekretär/in

Immer öfter greifen Unternehmen auch auf eine virtuelle Assistenz zurück. Eine gute Alternative hierzu ist das virtuelle Büro. Dies wird im Zeitalter der Digitalisierung immer bekannter.

Der Aufgabenbereich unterschiedet sich zwischen den vielfältigen Funktionen im Sekretariat. So müssen die einen Mitarbeiter/innen jeden Tag vorrangig administrative Aufgaben erledigen, während andere, zum Beispiel Chefsekretär/innen, den Vorgesetzten bei ihrer Arbeit unterstützen oder einer besonderen Abteilung bzw. einem Team im Unternehmen Zuarbeiten leisten. Vor allem der Assistenz der Geschäftsführung kommt eine bedeutende Funktion als Vermittler/in zwischen den einzelnen Abteilungen und dem Chefbüro zu. Sie bringt ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz und zugleich eine angesehene und qualifizierte Ausbildung mit.

Die Kernkompetenzen im Sekretariat

Ein/e Mitarbeiter/in im Sekretariat übernimmt stets eine Reihe an anfallenden administrativen Aufgaben für ein Unternehmen. Er/Sie kümmert sich um die gesamte Korrespondenz im Büro und nimmt die E-Mails, Post und Anrufe entgegen. Er/Sie beantwortet die eingehenden Anliegen für den/die Chef/in oder sortiert diese vor und gibt sie weiter. Zudem managt er/sie die Organisation im Büro und nimmt die Ablage aller Geschäftsdokumente vor. Das Sekretariat arbeitet hierbei als Informationszentrale, denn die Assistenz korrespondiert mit den Informationen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu den Geschäftspartnern. Durch die Beschaffung von Informationen und deren Aufbereitung kann sie effektiv die Arbeit des/der Chef/in unterstützen. Der/Die Mitarbeiter/in trifft außerdem Terminabsprachen mit Geschäftspartnern und Kundschaft und koordiniert die der Vorgesetzten oder des Teams.

Eine Assistenz im Sekretariat hilft auch bei der Durchführung und Vorbereitung von Geschäftstreffen. Diese reichen vom Verkaufs- bis zum Vorstellungsgespräch. Hierzu zählt auch die Betreuung der Kundschaft, das Bereitstellen von Snacks und Getränken und das Organisieren des Caterings für Gesprächspausen. Zudem kann sie den/die Chef/in bei der Erstellung von Präsentationen gut unterstützen oder während eines Meetings das Protokoll schreiben.

Außerdem organisiert und koordiniert der/die Mitarbeiter/in die Geschäftsreisen der Vorgesetzten oder der Mitarbeitenden. Auch die Geschäftspartner, die von außerhalb anreisen, kann sie bei der Suche nach einem passenden Hotel in der Stadt fachkundig beraten.
Wenn die Assistenz diese und andere zeitaufwendige Aufgaben übernehmen kann, werden vor allem die Vorgesetzten in der täglichen Arbeit sehr gut entlastet und sparen wichtige Zeit. Außerdem sorgt sie dafür, dass sich alle konzentriert und ohne irgendwelche Störungen ganz der Arbeit widmen kann. So kann das Unternehmen effektiv vorangebracht werden.

Bei den Aufgaben im Sekretariat behält die Assistenz stets den Überblick über die anstehenden Termine, bedeutende Dokumente und noch zu lösende Aufgaben. Alle Stränge der Organisation im Büro laufen an ihrem Tisch zusammen. Sie behält auch stets Fristen im Auge. Außerdem erinnert sie Vorgesetzte und Kolleg/innen an alles Wichtige, was diese eventuell vor zu viel Stress nicht im Kopf haben. Daneben archiviert und verwaltet der/die Mitarbeiter/in im Sekretariat Unterlagen, überwacht Bestände im Büro und nimmt in Empfang. Oftmals wird über das Sekretariat auch zwischen unterschiedlichen Abteilungen kommuniziert oder Aufgaben aus der Buchhaltung hierhin übertragen.

Die Ausbildung im Sekretariat

Die optimale Vorbereitung auf den Beruf im Sekretariat ist eine Ausbildung, bei welcher die Person bereits in ähnlichen Bereichen tätig war. Passende Ausbildungen, die die Menschen für Berufe in einem Sekretariat qualifizieren, sind beispielsweise die Ausbildung zum/zur Beamt/in im nichttechnischen und mittleren Dienst, zum/zur Rechtsanwaltsfach- oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten. Außerdem kann sich die Person mit fast jeder kaufmännischen Ausbildung, beispielsweise zum/zur Bürokaufmann/Bürokauffrau oder für Büromanagement, eine Arbeit in einem Sekretariat ansteuern. Da viele Branchen und Unternehmen auch im Ausland arbeiten, erhöhen Fremdsprachenkenntnisse die Aussicht auf den Beruf in einem Sekretariat noch zusätzlich. Mit einer passenden Ausbildung zum/zur Eurokaufmann/Eurokauffrau oder Euro-Management-Assistent/in gibt es heute die besten Chancen.

Vom Arbeitsalltag unterscheiden sich einzelne Ausbildungen recht stark. Als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement gibt es verschieden Aufgaben und andere Menschen als in einem Beruf als ein/e Medienkaufmann/Medienkauffrau oder eine Personaldienstleistungskaufmann/Personaldienstleistungskauffrau. Dies macht jedoch nichts, denn die wichtigsten Kompetenzen für die Arbeit im Sekretariat wird in allen Ausbildungen vermittelt. So werden überall Besucher/innen empfangen, dem/der Vorgesetzten geholfen und kaufmännische Aufgaben sowie der Schriftverkehr per Brief, Mail oder Fax übernommen. Zudem wird die künftige Assistenz lernen, sich schriftlich und sprachlich verständlich auszudrücken und auch die nötigen Bürogeräte zu bedienen. Hierzu gehören Kopierer und der Computer.

Das Gehalt bei der Arbeit im Sekretariat

Eine allgemeine Aussage zum Gehalt im Bereich Sekretariat kann man kaum treffen. Durchschnittlich können Mitarbeiter/innen im Sekretariat ein Gehalt von etwa 35.000 Euro brutto im Jahr verdienen. Der Durchschnitt wird von Arbeitnehmer/innen gedrückt, die eine Stelle als ungelernte Mitarbeitende im Sekretariat anfangen.

Mitarbeiter/innen, die im Sekretariat als Assistenz der Geschäftsführung arbeiten, verdienen dabei im Schnitt ein Gehalt von etwa 53.500 Euro bekommen. Die obere Grenze im Beruf liegt bei etwa 67.200 Euro. Die untere Grenze dagegen bei etwa 40.200 Euro. Für diesen Job gibt es in den Großstädten sehr viele offene Stellenangebote.

Was zeichnet eine/n gute/n Mitarbeiter/in im Sekretariat aus?

Eine clevere Assistenz von heute muss viel unter Beweis stellen. Immer bedeutender werden im Büroalltag sehr gute Computerkenntnisse. Nahezu alle Tätigkeiten im Büro sind über den Bildschirm zu erledigen. Außerdem muss sie ein hohes Maß an Solidarität haben und zugleich verständnisvoll gegenüber den Vorgesetzten und den Mitarbeiter/innen sein. Als rechte Hand des Unternehmensführers sollte diese auch verschiedene betriebswirtschaftliche Kenntnisse und wenigstens eine Fremdsprache beherrschen. Im Büroalltag von heute hat man im Sekretariat außerdem Einblicke in wichtige und teils geheime Informationen. So sind die Berufsbilder im Sekretariat sehr viel komplexer geworden. Besonders wichtig sind neben der fachlichen Kompetenz die Soft Skills, wie zum Beispiel die soziale Kompetenz und die Umsicht sowie die Zuverlässigkeit.