Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau (m/w/d)

Welche Tätigkeiten übernimmt ein/e Veranstaltungskaufmann/-frau während der Ausbildung?

Konzerte, Lesungen und Messe-Ausstellungen begeistern immer ein großes Publikum. Für wenige Stunden genießen die Besucher den Augenblick und lassen sich von den Vortragenden unterhalten. Damit sie sich ganz auf ihr Erlebnis einlassen können, muss der Ablauf dieser Events natürlich reibungslos ablaufen. Und hier kommst du als Veranstaltungskaufmann/-frau ins Spiel.

Schon während deiner Lehrzeit in deiner Veranstaltungskaufmann Ausbildung erfährst du, wie du die Kosten für ein Event kalkulierst, passende Locations auswählst und Konzepte für einen Abend oder Wochenende voller Spaß und Entertainment entwickelst.

Du erstellst in Zusammenarbeit mit deinen Vorgesetzten Ablaufpläne, die für Künstler, Organisatoren und Publikum gleichermaßen wichtig sind. Für die Programmvorbereitung nimmst du unter anderem Kontakt mit den Musikerinnen und Musikern auf und vereinbarst Termine zu einer Vorbesprechung, in der über Gage und Unterkunft verhandelt wird.

Auf den jeweiligen Veranstaltungen bist du außerdem immer dabei, um auf unerwartete Zwischenfälle zeitnah reagieren zu können. Sollte sich ein/e Künstler/in verspäten, musst du beispielsweise die Wartezeit durch einen anderen Gig überbrücken oder eine Planänderung vornehmen.

Wie lange dauert die Ausbildung zum/zur Veranstaltungskaufmann/-frau und wie ist der Ablauf?

Die duale Ausbildung ist auf drei Jahre ausgelegt. Während dieser Zeit besuchen die Lehrlinge die Berufsschule, um das theoretische Fundament zu legen und den Lehrbetrieb, um das praktische Knowhow zu erlernen. Der Schulunterricht kann im Block oder im wöchentlichen Turnus vermittelt werden.

In den ersten 18 Monaten werden die Azubis im Unternehmen Schritt für Schritt in die Geschäftsprozesse miteinbezogen. Sie sammeln erste Erfahrungen im Marketing, ermitteln den Personalbedarf und führen durch kleinere Veranstaltungen.

In der Berufsschule stehen in dieser Zeit die Marktanalyse, die Beschaffung von Gütern und die Aufstellung eines Finanzplans im Fokus.
In der Mitte des zweiten Lehrjahres müssen die Lehrlinge ihre Zwischenprüfung ablegen.

Anschließend beginnt die letzte Hälfte der Ausbildung, in der die Azubis noch mehr Verantwortung übernehmen. Sie bieten unter anderem Dienstleistungen an und bereiten Veranstaltungen nach. Vor dem Ablauf des dritten Lehrjahres wartet dann noch die Abschlussprüfung auf die Auszubildenden.

Welche Voraussetzungen musst du erfüllen, um Veranstaltungskaufmann/-frau zu werden?

Der Spaß steht auf den Veranstaltungen im Vordergrund. Aus diesem Grund solltest du an diesen Events, trotz der Arbeit, die damit verbunden ist, viel Freude haben. Du fühlst dich unter Menschen sehr wohl und bist ein großer Fan von Kunst und Kultur.

An Orten, an denen viele Menschen aufeinandertreffen, lässt sich in der Regel nur ganz selten ein Plan bis ins kleinste Detail einhalten. In diesem Job sind deshalb Personen gefragt, die in hektischen und unübersichtlichen Situationen die Nerven bewahren und so schnell wie möglich Lösungsansätze präsentieren.

Obwohl der Gesetzgeber für diese Ausbildung keinen speziellen Schulabschluss vorgibt, stellen die Unternehmen vorzugsweise Abiturienten und Abiturientinnen ein, weil der Job wirklich sehr anspruchsvoll ist. Als Bewerber/in hast du mit guten Noten in Deutsch, Mathematik und Wirtschaft die besten Chancen auf eine Anstellung, da du dann bewiesen hast, dass du sowohl mit Wörtern als auch mit Zahlen hervorragend umgehen kannst.

Du bist darüber hinaus in der Lage, dich auf Englisch mit anderen Gesprächspartner auszutauschen. In der internationalen Kulturszenen dient die englische Sprache als Brücke zwischen den verschiedenen Nationen. Mit weiteren Fremdsprachen kannst du überdies zusätzlich punkten.

Wo kann ich nach meiner Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau arbeiten?

Nach deiner Lehre kommst du unter anderem ganz leicht bei Eventagenturen, Catering-Unternehmen oder Messeveranstaltern unter. Entscheide zuvor, welche Beschäftigung den größten Reiz auf dich ausübt.

Im Übrigen stellen viele Betriebe Veranstaltungskaufleute ein, die sie bei der Planung von firmeninternen Feiern unterstützen. Du hast dann die DNA des Unternehmens verinnerlicht und weißt ganz genau, welche Attraktionen deine Kollegen und Kolleginnen am meisten in den Bann ziehen.

Was verdiene ich als Veranstaltungskaufmann/-frau nach meiner Ausbildung?

Nach getaner Arbeit möchtest du dir natürlich selbst gerne die Zeit mit den Besuchen von Konzerten oder Ausstellungen vertreiben. Für diese und weitere Ausgaben stehen dir als Veranstaltungskaufmann/-frau nach deiner Ausbildung erst einmal ein Gehalt von ca. 20.000 brutto Euro im Jahr zur Verfügung.

Das Durchschnittseinkommen liegt in diesem Beruf bei ca. 35.000 Euro brutto im Jahr, wobei die Spitzenverdiener der Branche bis zu 45.000 Euro brutto pro Jahr einstreichen. Die großen Gehaltsunterschiede resultieren häufig aus den Leistungen der Mitarbeiter/innen und der Anzahl der Projekte.

Welche Arbeitszeiten habe ich als Veranstaltungskaufmann/-frau?

Während der Planungsphase und der Nachbereitung eines Events hast du eine klassische 40-Stunden-Woche, in der Überstunden aber nicht völlig ausgeschlossen sind.

Wenn eine von dir organisierte Veranstaltung kurz bevorsteht, nimmt das Arbeitspensum noch einmal deutlich zu. Du wirst auch am Abend und an den Wochenenden tätig sein, um die Übersicht über die Abläufe zu behalten. Sollte zwischen zwei Events wieder etwas mehr Ruhe einkehren, kannst du die gesammelten Überstunden als Freizeitausgleich nehmen.

Gibt es Besonderheiten im Job als Veranstaltungskaufmann/-frau zu beachten?

Extrovertierte Menschen haben in diesem Beruf einen klaren Vorteil. Sie tauschen sich gerne mit fremden Personen aus, suchen den Kontakt zu ihnen und verabreden sich gerne zu geschäftlichen Treffen, die die Beziehung zueinander stärkt.

Die Kommunikation spielt im Leben als Veranstaltungskaufmann/-frau sowieso eine große Rolle. Du arbeitest eng mit deinem Team zusammen, um kleinere und größere Projekte auf die Beine zu stellen. Hinweisen zu Versäumnissen solltest du immer professionell begegnen und Kritik niemals persönlich nehmen.

In der Veranstaltungsbranche wollen natürlich alle Dienstleister einen Vorteil für sich herausarbeiten. Du musst deshalb gute Verhandlungsstrategien anwenden, um nicht permanent das Nachsehen zu haben. Horrende Gebühren führen dein Unternehmen ansonsten in die roten Zahlen.

Weiterhin bist du eine ehrliche Person, bei der das eigene Wort Gewicht hat. Du hältst dich immer an deine Versprechungen und beherzigst Fristen. Fehlende Glaubwürdigkeit ist nämlich Gift für das Geschäft.

Wie sieht meine Zukunftsperspektive als Veranstaltungskaufmann/-frau aus?

Die Menschen haben in ihrem Alltag, auf Arbeit und mit der Familie eine Menge Stress zu bewältigen. In ihrer Freizeit suchen sie deshalb regelmäßig nach Aktivitäten, die sie von dieser Anspannung ablenken. Auf deinen Events gelingt ihnen das.

Führungspositionen erreichst du im Übrigen leichter, wenn du deine Prüfung zum/zur Veranstaltungsfachwirt/in absolvierst oder beispielsweise einen Bachelor im Studiengang Event-Management vorweist.

Da du in deinem Job viele kaufmännische Aufgaben übernimmst, fällt dir der Übergang in einen anderen Beruf im Rechnungswesen relativ leicht. Eine Anpassungsweiterbildung sorgt für den begehrten Tapetenwechsel, wenn du von den Veranstaltungen einmal Abstand benötigst.