Beim Blick auf deine To-Do-Liste im Büro schlägt dein Schlechte-Laune-Pegel rekordverdächtig aus: Du hast jede Menge Arbeit auf deinem Schreibtisch! Zig Aufgaben warten nur darauf, von dir erledigt zu werden, doch du kommst gefühlt zu nichts? Problem erkannt: Du musst dringend an deiner Produktivität arbeiten! Wir enttarnen 5 Dinge, die deine Produktivität verringern, und erklären dir, was du dagegen tun kannst.

1. Dein größter Feind: digitale Ablenkung

„Ich muss nur noch schnell die Mails checken…“, dieser Satz könnte von dir stammen? Und glücklicherweise macht das heute jedes Programm ganz von selbst, sodass dir ungefragt permanent signalisiert wird: Gerade jetzt ist wieder eine Nachricht in dein Postfach getrudelt. Und die könnte ja durchaus wichtig sein, oder? Besser man klärt das schnell ab, ansonsten könnte man etwas verpassen. Ach, und jetzt ein Anruf von der Kollegin aus dem Sales, sicher wegen der gemeinsamen Mittagspause – das will auch organisiert sein. Kurz darauf gehen zwei Nachrichten auf deinem Smartphone ein, nur ein kurzer Blick – vielleicht was Dringendes. Auch nicht zu unterschätzen: In Zeiten von Social Media denken wir zudem, es wird von uns erwartet, schnell auf Posts zu reagieren und fast alles in Echtzeit zu entdecken bzw. zu kommentieren. Das erzeugt Druck.

Genau diese Arbeitsabläufe sind mittlerweile ein nicht zu unterschätzendes Problem geworden. Die Flut an Informationen und Reizen, die permanent auf uns einprasselt, hat das Potenzial, uns ständig abzulenken. Konzentration ist dann kaum mehr möglich. Und viele Aufgaben, die wir im Büro zu erledigen haben, verlangen ein gewisses Maß an Konzentration und Aufmerksamkeit von uns. Manche mehr, manche weniger.

Was bedeutet eigentlich „produktiv“? Wer viel Produktivität an den Tag legt, der arbeitet mit hoher Konzentration und ist dabei sehr effizient, sprich zeitsparend. Er erledigt die ihm gestellten Aufgaben relativ schnell und mit qualitativ überzeugendem Ergebnis.

So geht’s:

  • Sortiere deine Aufgaben nach dem erforderlichen Maß an Konzentration. Die Tätigkeiten, für die du absolut ungestört sein musst, kommen in einen separaten Aufgabenblock.
  • Du weißt nun vorab: Wenn ich eine dieser Tätigkeiten angehe, brauche ich absolute Ruhe. Du kannst also entsprechend planen.
  • Reserviere dir einen separaten Raum und blocke eine bestimmte Zeit für die Aufgabe. So stellst du sicher, dass du in Ruhe arbeiten kannst. Tipp: Du kannst auch einfach ein „Meeting mit dir selbst“ anlegen.
  • Eine gute Variante kann für manche Mitarbeiter sein, sich für solche Arbeitsschritte ins Homeoffice zurückzuziehen. Dadurch kannst du externe Störquellen effektiv reduzieren; vorausgesetzt, du teilst dir dein Arbeitszimmer nicht mit deiner zweijährigen Tochter.
  • Achte darauf, dass deine Bürokollegen sehen, dass du jetzt nicht erreichbar bist (zum Beispiel in deinem digitalen Kalender). Du kapselst dich bewusst ab und nimmst dich für eine kurze Zeit raus aus dem Büroalltag.
  • Akustische Signale für eingehende Mails usw. stellst du lautlos bzw. lässt das Programm gleich ungeöffnet. Keine Angst: 2 Stunden „offline“ heißen nicht automatisch, dass du in der Bedeutungslosigkeit versinkst. Du musst dich jetzt fokussieren, und nicht die Welt retten.
Konzentriert im Büro arbeiten
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2. Abgabe war gestern? Zeitdruck

Für viele ist Zeitdruck der Tod jeglicher Kreativität. Und da ist durchaus etwas dran: Manche Dinge brauchen Ruhe, Zeit, um sich zu entwickeln, und keinen Terminstress. Aber oftmals sieht die Realität eben anders aus. Das Meeting mit der Agentur ist in einer Stunde und es muss noch jede Menge Input vorbereitet werden? Eine kurzfristige Kundenanfrage soll unbedingt bis heute Abend bearbeitet sein? Schon steigt der Stresspegel, was schlecht ist für deine Produktivität.

So geht’s:

  • Gut geplant ist halb gewonnen: Ein professionelles Zeitmanagement ist viel Wert. So kannst du Abläufe von vorneherein entzerren. Natürlich verlangt das etwas Erfahrung von dir, einzuschätzen, wie viel Zeit welche Arbeitsschritte benötigen. Gehe die Arbeitsschritte im Geist durch und überlege dir genau, welche Zeitspanne für was realistisch ist.
  • Ein alter Trick von Großmutter hilft: Schiebe die Aufgaben nicht vor dir her, sondern beginne rechtzeitig damit, zu planen. Oftmals hilft es, größere Aufgaben in ein umfangreicheres Zeitraster einzupflegen, anstatt nur eine Deadline als Schlusspunkt zu setzen.
  • Ist jedoch absehbar, dass du deine Deadline nicht schaffst, werde rechtzeitig aktiv: Hole dir Hilfe von Kollegen bzw. informiere deinen Chef. Dann sucht ihr gemeinsam nach Lösungen. Das ist allemal besser, als wenn du alleine versucht, die Aufgabe noch irgendwie halbwegs über die Bühne zu bringen. Denn am Ende wirst du an deinen Ergebnissen gemessen.
  • Bei kurzfristigen Arbeitsaufträgen hilft alles nichts: Jetzt heißt es Augen zu und durch. Doch ist die Zeit extrem knapp und der Druck hoch, hilft unser Tipp 1: Fokussiere dich, schotte dich ab und schaffe dir so den Konzentrationsrahmen, den du brauchst.

3. „Du wirst das rocken!“ – Erwartungshaltung als Problem

Dein Chef präsentiert dir einen bunten Korb voller anspruchsvoller, abwechslungsreicher und durchaus herausfordernder Aufgabenpakete für das nächste halbe Jahr – alle in deiner Verantwortung? Begleitet von dem eher beiläufig geäußerten Satz: „Und ich weiß, dass Sie mir perfekte Ergebnisse liefern werden.“ Herzlichen Glückwunsch, dein Chef hält große Stücke auf dich! Aber du kannst dich gar nicht richtig freuen, denn du merkst schon jetzt, wie sich dein Puls beschleunigt und deine Hände zu schwitzen beginnen? Ganz klar: Mit diesen Vorschusslorbeeren klar zu kommen, ist gar nicht so einfach. Viele Menschen setzt eine solch hohe Erwartungshaltung gehörig unter Druck, zumal wenn sie auch noch explizit ausgesprochen wird. Was kann man dafür tun, damit der dadurch ausgelöste Stress nicht deine Produktivität stört?

So geht’s:

  • Versuche Schritt-für-Schritt vorzugehen: Blende den Gedanken an die Erwartungshaltung deines Chefs aus und nimm zunächst nur die Aufgabe ins Visier; nicht die mögliche Bewertung der am Ende erzielten Ergebnisse. Step-by-Step heißt die Devise!
  • Ein inneres Mantra kann helfen: „Ich gebe mein Bestes, mehr geht nicht“ kann ein Beispiel für einen positiv motivierenden Leitspruch sein.
  • Manchen Menschen hilft es aber auch, die Bedeutung der Tätigkeit richtig einzuordnen. So kann es durchaus Sinn machen, sich zu überlegen, was schlimmstenfalls passieren kann – und das dann korrekt zu bewerten. Denn selbst wenn du die Spitzen-Erwartungshaltung deines Chefs nicht erfüllst: Was kann geschehen? In der Regel wird er dich nicht gleich kündigen, wenn du keine exzellenten Ergebnisse erzielst. Da gibt es auch noch einiges dazwischen. Dann hast du eben beim nächsten Projekt die Chance, dich zu verbessern. Du relativierst damit gedanklich die hohe Erwartung, die dein Chef an dich stellt.
  • Eine Lösung kann aber auch sein, deinen Vorgesetzten konkret darauf anzusprechen, dass dich solch eine Erwartungshaltung unter Druck setzt. Vielen Menschen ist gar nicht bewusst, was sie mit solch einer Aussage bei ihrem Gegenüber auslösen. Es kann gut sein, dass dir dein Chef dann im Gespräch erklärt, dass er keine übermenschlichen Anforderungen an dich stellt, sondern dass er dich einfach mit einem Lob motivieren wollte. 
Meeting
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4. Überall dabei: Meetings, Meetings, Meetings

Ganz ehrlich: Du würdest ja eigentlich gerne mal mit deiner Arbeit beginnen, aber da du nur noch von Meeting zu Meeting hetzt, schaffst du es leider gar nicht erst, produktiv zu werden. Kurz gesagt: Du sprichst eigentlich immer nur darüber, was zu tun wäre. Hier hilft nur eins: die Meeting-Diät. Aber sei vorgewarnt: Für alle Hans-Dampf-in-jeder-Gasse-Typen ist das keine leichte Übung!

So geht’s:

  • Unterziehe deinen Meeting-Kalender einem sehr kritischen Blick. Jetzt kommt der Rotstift zum Einsatz. Verzicht lautet nun dein Wahlspruch: Alle Meetings, bei denen du nicht unbedingt dabei sein musst, fallen ab jetzt aus deinem Terminkalender. Sei ehrlich zu dir: Viele Prozesse werden auch ohne dich laufen, und du kommst mal wieder dazu, produktiv zu sein. Und: Vielleicht läuft sogar manches Meeting besser ohne dich, könnte ja durchaus sein. Zeitweilig verderben viele Köche den Brei.
  • Bevor du alle Meetings, die nicht zwingend nötig sind, aus deinem Outlook-Kalender entfernst: Stopp! Du kannst ruhig ein oder zwei Zeitfenster pro Woche gleich dafür übernehmen, Zeit für ein „Meeting mit dir selbst“ zu blocken. Das ist dann dein Termin, an dem du konzentriert wichtige Arbeiten erledigen kannst – ungestört. 

5. Versunken im Chaos? Mangelnder Überblick

Ein nicht zu unterschätzender Feind jeglicher Produktivität ist der fehlende Überblick. Hast du zu viele Aufgaben auf deiner Agenda oder zu komplexe, unübersichtliche Themenbereiche, die du bewältigen musst, kann die Hürde, mit der Arbeit tatsächlich loszulegen, unüberwindbar hoch werden. Schwierig wird es, wenn…

  • du in Unordnung und Chaos versinkst,
  • deine Aufgaben zu viele sind oder
  • deine Projekte zu komplex sind.

So geht’s:

Hier hilft nur eins: Ordnung ins System bringen. Sortiere zunächst deine Gedanken, dann deine Projekte. Wenn es hilft, mache dir einzelne Aufgaben-Häppchen, um einen Überblick zu gewinnen.

Erste Hilfe kann hier auch die Pomodoro-Technik leisten. Das ist eine Zeitmanagement-Methode, die in den 1980er Jahren von Franceso Cirillo entwickelt wurde. Dafür brauchst du einen Kurzzeitwecker; Cirillo verwendete damals einen kleinen Küchenwecker in Tomatenform, deshalb der Name „Pomodoro-Technik“. Dann geht es los:

  1. Du formulierst die Aufgabe schriftlich.
  2. Der Wecker wird auf 25 Minuten eingestellt.
  3. Du bearbeitest die Aufgabe so lange, bis der Wecker klingelt. Dann markierst du dir, wie weit du gekommen bist. 
  4. Mache jetzt eine Pause von 5 Minuten.
  5. Nach 4 solchen Arbeitseinheiten („pomodori“) legst du eine längere Pause von 25 Minuten ein.

Hast du einen „pomodoro“ erfolgreich abgeschlossen, streichst du ihn auf dem Papier durch. Das soll zusätzlich zu einem Erfolgsgefühl beitragen. Die Methode unterstützt dich dabei, Abschweifungen zu verhindern und konzentriert an einer Sache zu arbeiten. Indem du größere Projekte in fest vorgeschriebenen Zeitabschnitten abarbeitest, wird der innere Widerstand reduziert, der einen oft davon abhält, mit sehr umfangreichen Aufgaben zu beginnen.

Fazit

Die goldene Regel lautet: Prioritäten setzen! Wichtig dabei ist: Wer sich fokussiert, muss immer auch den Mut zur Lücke aufbringen. Denn setzt du eine Aufgabe auf höchste Dringlichkeitsstufe, heißt das zugleich, dass du andere Tätigkeiten erst einmal zurückstellen musst. Anders funktioniert es nicht. Viele Menschen haben gerade damit ein Problem. Doch bedenke: Auch du hast Kollegen, die dir Arbeit abnehmen können, bzw. manche Dinge können warten. Bevor du alle Aufgaben mit durchschnittlichem Ergebnis fertigstellst, priorisiere lieber: Gehe zunächst die wichtigen Dinge an, lass die anderen Tätigkeiten warten und wende dich ihnen zu, sobald du die Zeit dafür hast. Das wird deine Produktivität mit Sicherheit steigern. 

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form (generisches Maskulinum), z. B. „der Mitarbeiter“. Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung. Die verkürzte Sprachform hat redaktionelle Gründe und ist wertfrei.

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