Knigge im Beruf: Meetings
10.11.2010
Behandeln Sie Ihre Gäste so, wie Sie selbst behandelt werden möchten: mit Respekt und Höflichkeit. Und dies gilt auch, wenn Sie "nur" Lieferanten empfangen.
Im Meetingraum ist der Gast der Ranghöchste, er bekommt die Erfrischung somit zuerst. Dies sollte zwischen Small Talk und Beginn des geschäftlichen Teils des Meetings erfolgen, damit es dann nicht zu Störungen kommt. Der Gastgeber muss nicht alle Anwesenden persönlich bedienen, sondern sollte lediglich das erste Signal geben. Die Gäste dürfen sich im Anschluss selbst bedienen. Grundsätzlich sollte sich aber jeder im eigenen Hause als Gastgeber fühlen und den Job übernehmen, falls der Einladende mit anderen Aufgaben beschäftigt ist. Zur Gastgeberrolle im Büro gehört auch, dass man Kleinigkeiten zum Essen vorbereiten lässt, falls die Konferenz für einen längeren Zeitraum oder über die Mittagszeit angesetzt ist. Seinen Gästen überhaupt nichts anzubieten, ist eine ausgesprochene Unhöflichkeit.
Nun sind Sie der Gast. Die Sekretärin Ihres Gesprächspartners holt Sie am Empfang ab und führt Sie in den Meetingraum. Dort stehen kalte Getränke und der Kaffee bereits vorbereitet auf dem Tisch. Die Sekretärin bittet Sie, Platz zu nehmen und sich an den Getränken zu bedienen, während sie ihren Chef holt. Das ist eine alltägliche Situation für Mitarbeiter mit Kundenkontakt und klingt wie eine Standardsituation, über die wir uns keine Gedanken machen müssen. Dennoch sollten wir den Worten der Sekretärin nicht einfach gedankenlos Folge leisten. Sie setzen sich in fremden Räumen nicht einfach hin, ebenso wenig bedienen Sie sich an den Getränken - es sei denn, die Sekretärin gießt Ihnen den Kaffee gleich ein. Ist eine Verspätung des Gastgebers um 15 Minuten angekündigt, dürfen Sie gerne im Sitzen warten. Bemühen Sie sich jedoch, Ihren Gastgeber im Stehen zu empfangen.
Mobiltelefone und Blackberrys schalten Sie bitte während eines Meetings, egal ob extern oder intern, immer aus bzw. stumm. Das Geräusch des Vibrationsalarms hört man selbst durch Jacken oder aus der Aktentasche. Und es stört nicht nur die Teilnehmer, sondern auch Ihre Konzentration. Sollten Sie einen wirklich wichtigen Anruf erwarten, z. B. von Ihrer schwangeren Frau, dann kündigen Sie an, dass Ihr Handy auf Empfang steht. Zum Telefonieren verlassen Sie dann bitte den Besprechungsraum. Legen Sie Ihr Handy auch, wenn Sie den Anruf angekündigt haben, nicht auf den Besprechungstisch. Sie würden Ihrem Gesprächspartner damit signalisieren, dass Sie jederzeit bereit sind, das Gespräch anzunehmen und geben ihm das Gefühl, unwichtig zu sein. Auch das Lesen der eingehenden E-Mails im Blackberry während einer Besprechung ist unhöflich. Jeder Gesprächsteilnehmer fühlt sich einfach missachtet.
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