Tipps für eine schnelle Bearbeitung von Bewerbungen
In der Regel gibt es für eine Stelle deutlich mehr als eine Bewerbung – Unternehmen werden nicht selten nahezu von Bewerbungen überschüttet. Je gängiger und unspezifischer eine Stelle ist und je größer und bekannter ein Unternehmen, desto mehr Bewerbungen kommen normalerweise auf eine Stelle.
Für Sie als Unternehmer ist das in erster Linie positiv zu sehen – immerhin können Sie sich so aus einer Vielzahl von Bewerbern letztendlich für denjenigen Kandidaten entscheiden, der im besten Falle perfekt zu Ihrem Unternehmen und der Stelle passt. Je mehr Bewerbungen auf eine Stelle kommen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit dabei auch, dass ein geeigneter Kandidat unter den Bewerbungen ist.
Dennoch ist nicht jeder Kandidat, der sich auf eine Stelle bewirbt, letztendlich auch dafür geeignet. Zudem ist zu bedenken, dass auch geeignete Kandidaten nicht immer selbst eine Stelle annehmen wollen, vor allem dann nicht, wenn sie die freie Wahl zwischen mehreren attraktiven Stellen haben.
Eine immense Auswahl von Bewerbungen zu erhalten, ist einerseits positiv und steigert die Chance auf einen geeigneten potenziellen neuen Mitarbeiter immens. Eine Vielzahl von Bewerbungen zu erhalten, kann andererseits jedoch auch eine Vielzahl an Nachteilen aufwerfen.
Viele Bewerbungen zu erhalten, bedeutet natürlich auch, entsprechend viele Bewerbungen sichten zu müssen. Kein Wunder also, dass es enorm viel Zeit in Anspruch nimmt, Hunderte Bewerbungen durchzugehen und so geeignete Kandidaten herauszufiltern.
Das ist jedoch nicht alles. Sind Bewerber gefunden, die das Interesse geweckt haben, ist der Prozess noch längst nicht zu Ende. Hier folgen in der Regel ein oder mehrere Vorstellungsgespräche, die nicht nur sehr zeitintensiv, sondern in den meisten Fällen nicht weniger aufwändig sind.
Sicherlich haben Sie sich daher bereits das eine oder andere Mal gefragt, ob es nicht irgendwelche Tipps und Tricks gibt, um das Bearbeiten von Bewerbungen zumindest etwas beschleunigen zu können – immerhin würde das sowohl Ihnen als Arbeitgeber als auch den Bewerbern zugutekommen, die so nicht unnötig lange auf eine Rückmeldung warten müssen und direkt wissen, woran Sie sind.
Bearbeitung von postalischen Bewerbungen dauert meist deutlich länger
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie Bewerbungen in einem Unternehmen eingehen können. Auch wenn die wenigsten mittlerweile eine Bewerbung auf dem Postweg verschicken, gibt es auch diese Option, sofern ein Unternehmen eine öffentliche Adresse hat. Bewerbungen per E-Mail zu verschicken zählt jedoch zu den gängigsten Methoden. Bieten Sie auf Ihrer Webseite ein Bewerberportal an, haben Bewerber außerdem auch so die Möglichkeit, eine Bewerbung zu verschicken. Nicht zuletzt gibt es die Option, Bewerbungen direkt über Stellenportale zu verschicken.
Eine ganze Menge Möglichkeiten also, die es Bewerber umso einfacher machen, eine Bewerbung zu versenden – und gleichzeitig Ihnen erschweren, den passenden Kandidaten für Ihr Unternehmen zu finden. Je mehr Optionen potenzielle Mitarbeiter nämlich haben, um eine Bewerbung abzuschicken, desto langwieriger ist es für Sie und die Personalabteilung auch, diese zu bearbeiten. Wir haben sinnvolle Tipps für Sie, wie es Ihnen gelingt Bewerbungen möglichst schnell bearbeiten zu können:
1. Bewerbungen per Mail
Auf Bewerbungen per Post zu verzichten, hat gleich mehrere Vorteile. Sich per Post zu bewerben, ist mittlerweile nicht nur aus der Mode, sondern umwelttechnisch alles andere als sinnvoll. Denken Sie an die ganzen Ressourcen, die auf diese Weise unnötigerweise im Müll landen und verschwendet werden.
Bewerbungen, die Sie auf dem Postweg erreichen, sind dabei nicht nur alles andere als nachhaltig, sondern auch teuer – für Ihre Bewerber und auch für Sie, sofern Sie die abgeschickten Bewerbungsmappen im Falle einer Absage zurückschicken sollten.
Das ist jedoch nicht alles: Während Bewerbungen, die Sie mittels eines Systems oder per E-Mail erreichen, ganz einfach als PDF gesammelt werden können, trifft das auf Bewerbungen, die Sie auf dem Postweg erreichen, nicht zu. Entweder Sie digitalisieren diese – was einen erheblichen Zeitaufwand bedeutet – und sorgen so dafür, dass Sie auch diese Dokumente als PDF haben oder Sie bearbeiten diese Bewerbungen separat, haben so aber den Nachteil, nicht alle Bewerbungen an einem einzigen Ort zu haben, was es erheblich schwerer macht, Bewerber direkt miteinander zu vergleichen und sich so für einen oder mehrere Bewerber*innen zu entscheiden.
Wollen Sie es Bewerbern ermöglichen, sich per E-Mail zu bewerben, sollten Sie hierfür eine E-Mail-Adresse einrichten, die speziell für Bewerbungen gedacht ist und die Sie im Stellenangebot offen darlegen. Auf diese Weise kommen alle Bewerbungen tatsächlich an nur einer E-Mail-Adresse an und Sie und Ihre Mitarbeiter werden davor bewahrt, mit E-Mails überflutet zu werden.
2. Kompakte Bewerbungen im PDF-Format
Außerdem sollten Sie der Einfachheit halber in Ihrem Stellenangebot unbedingt dazuschreiben, dass nur Bewerbungen im PDF-Format angenommen werden. Auf diese Weise minimieren Sie die Gefahr, Bewerbungen bestimmter Dateiformate gar nicht erst öffnen oder einsehen zu können. PDFs lassen sich im Normalfall immer unkompliziert einsehen, sodass Bewerber auf andere Dateiformate verzichten sollten.
Im Idealfall kommunizieren Sie im Stellenangebot außerdem auch, dass die gesamte Bewerbungsmappe in einem PDF zusammengefasst werden sollte. So erhalten Sie im besten Fall gar nicht erst E-Mails, die Sie vor lauter Anhängen gar nicht mehr überblicken können. Alle Anhänge einzeln durchzusehen, ist nämlich nicht nur zeitaufwändig, sondern sorgt schnell für ein unübersichtliches Dateien-Chaos.
Welche Datei beinhaltet noch einmal welches Dokument und welche Datei gehört überhaupt zu welchem Bewerber? Sind alle Bewerbungen kompakt in nur einem Dokument zusammengefasst, entstehen Probleme wie solche gar nicht erst und Sie können die entsprechenden Bewerbungsmappen alle in einem Ordner auf Ihrem PC sammeln.
Nutzen Sie ein Bewerberportal oder wollen Sie Bewerbern die Möglichkeit geben, sich über ein externes Stellenportal zu bewerben, können Sie auch hier die Option nutzen, alle Dateien in einem Dokument zusammengefasst zu erhalten. Die entsprechenden Felder, die den Nutzern zum Upload Ihrer Dateien zur Verfügung stehen, lassen sich einfach entsprechend anpassen. Optional steht es Ihnen natürlich frei, Lebenslauf und Anschreiben und möglicherweise auch das Foto als einzelne Dateien zu fordern, die restlichen Dokumente jedoch zusammengefasst.
3. Status Quo des Bewerbungsstatus
Kommunikation ist alles, auch beim Bewerbungsprozess. Sorgen Sie dafür, dass jeder Bewerber immer auf dem aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses ist. Das gelingt Ihnen beispielsweise durch eine Eingangsbestätigung und – bei Bedarf – durch eine zeitnahe, wertschätzende Absage. Bedenken Sie: Abgelehnte Bewerber reden in ihrem Umfeld über die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit ihnen umgegangen ist. Auch über die sozialen Medien. Sie stellen daher eine große Multiplikatorengruppe dar. Bewerber wollen über weitere Schritte im Bewerbungsprozess und den Status quo ihrer Bewerbung möglichst zeitnah informiert werden. Je mehr Wartezeit, desto höher ist das Risiko, dass ein qualifizierter Kandidat bereits ein anderes Stellenangebot angenommen hat. Zwischen Bewerber und Unternehmen besteht ein Konflikt, der sich in der Zeitfrage manifestiert: Kandidaten wollen ein möglichst schnelles Feedback, Unternehmen brauchen Zeit, um die richtige Entscheidung zu treffen. Aber auch Arbeitgebern ist an einem schnellen Prozess gelegen: Sie streben nach einer kurzen Time-to-Hire, um Vakanzen rasch zu besetzen. Insbesondere Anbieter aus der Personalbranche sind oft unter Zugzwang: Kunden erwarten ein zeitnahes Feedback, um ihren Personalbedarf kurzfristig zu decken.
4. Bewerbermanagement-System nutzen
Ein Bewerbermanagement-System reduziert die Dauer des gesamten Bewerbungsprozesses und erhöht die Transparenz sowie die Genauigkeit der Personalauswahl, denn durch ein Bewerbermanagement-System können holistische Kandidatenprofile von Bewerbern erstellt werden, indem der Lebenslauf des Bewerbers eingespeist wird. Diese Profile haben dann ein einheitliches Design, sodass sie deutlich besser vergleichbar sind. So kann gezielt nach bestimmten Informationen gefiltert werden, beispielsweise nach der Berufserfahrung der letzten fünf Jahre in antichronologischer Reihenfolge. Somit kann einfacher die beste Personalentscheidung für das Unternehmen getroffen werden.
5. Bewerberfeedback einholen
Ein weiterer Tipp ist es, sich Bewerberfeedback einzuholen, um zu sehen, was sich Bewerber für den Bewerbungsprozess wünschen und erwarten. Nur wenige Unternehmen planen, die Candidate Experience aktiv zu verbessern. Darauf deutet die Tatsache hin, dass 69 Prozent der befragten Unternehmen kein Bewerberfeedback zum Prozess einholen. 62 Prozent erheben keine qualitativen Kennzahlen zum Bewerbungsprozess. Und nur 59 Prozent der befragten Unternehmen planen, die Zeitspannen im Bewerbungsprozess zu verkürzen.
Fazit
Wie können Recruiter die kurze Zeit des Bewerbungsprozesses gewährleisten?
Es gibt einige Methoden, dank derer Sie die Effizienz Ihres Recruiting-Prozesses erheblich erhöhen und den Zeitaufwand für Sie und Ihre Bewerber senken können. Vor allem sollten Sie die Digitalisierung und Standardisierung im Bewerbungsprozess vorantreiben:
- Nutzen Sie eine automatische Vorauswahl, um sich vor ungeeigneten Bewerbungen zu schützen
- Setzen Sie auf effiziente Kommunikation mit den Bewerbern
- Schaffen Sie einheitliche, vergleichbare Kandidaten-Profile
Volle Reichweitenpower für Ihren Job
Die Kombination aus Ihrer individuellen Gestaltung und unserer Reichweiten-Technologie SmartReach 2.0 macht Ihre Stellenanzeige zum absoluten Star. Durch die Ausspielung im Mediennetzwerk und bei wirkungsvollen Reichweitenpartnern wird Ihre Stellenanzeige bei unseren fachspezifischen und regionalen Partnern ideal positioniert. Also nichts wie los!
- Kategorie: Personalmanagement, Recruiting
- 15. März 2021
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