Meeting-Wahnsinn: Routinen für Remote-Teams
In vielen Büros gehört der Meeting-Wahnsinn zum Alltag. Ein Termin folgt dem nächsten und oft grenzen die Termine so nah aneinander, dass keine Zeit mehr ist, sich in aller Ruhe in ein Folgemeeting einzuwählen. Während im Büro-Alltag die Meetings noch in Räumen stattfinden und dadurch eine gewisse Abwechslung stattfindet, kann der Meeting-Wahnsinn im Homeoffice schnell frustrieren und zum Abschalten einladen.
Wie kann man eine Routine einführen, damit Remote-Teams sich regelmäßig absprechen und sich die Meetings nicht häufen. Denn die Gefahr ist groß, dass die Meetings nicht zur Absprache von Themen und Projekten dienen, sondern vielmehr ein Ersatz für das fehlende Sozialleben im Office sind und den Gesprächen am Kaffeeautomaten gleichen.
Anrufe terminieren
Bei Rückfragen lohnen sich Anrufe, oder auch Telefonkonferenzen, wenn mehrere Personen betroffen sind. Doch damit der Tag nicht ausschließlich am Telefon verbracht wird und die Zeit zur Klärung von Rückfragen eingesetzt wird, ist es wichtig, es zur Routine zu machen auch Anrufe zu terminieren und Einladungen zu senden. Der kurze Blick in den Kalender der Kollegin oder des Kollegen, wenn sie dann gepflegt sind, geben schnell Aufschluss darüber, wann die Person verfügbar ist. Generell empfiehlt sich, je nach Dichte der Teams, auch ein morgendlicher Call, an dem die Themen des Tages und die Aufgabenverteilung besprochen werden. Alternativ reicht auch ein Anruf am Montagmorgen, um die Woche und die Ziele der einzelnen Personen zu besprechen und festzulegen.
Natürlich können bei Rückfragen auch weiterhin kurze Rückfragen wichtig sein. Hier empfiehlt sich als Unternehmen eine Chat-Funktion einzurichten, mit der man seinen Gesprächspartner oder die -partnerin kurz kontaktieren kann und nach einer passenden Zeit fragen kann, denn Anrufe kosten viel Zeit und können gerade im Homeoffice irritieren.
Meetings effektiv nutzen
Regelmäßige Meetings sind ein wichtiges Instrument, um das Team zusammenzubringen und die Kommunikation sicherzustellen. Hier ist Platz für Fragen, Informationen und Zielsetzungen. Diese Meetings sind auch für Remote-Teams wichtig und sollten deshalb immer zur gleichen Zeit und mit ausreichend Kapazität geplant werden. Um auch die Emotionen und Gemütszustände der Einzelnen erfassen zu können, sollten bei diesen Meetings alle an einer Videokonferenz teilnehmen, die deutlich mehr Wirkung auf der Beziehungsebene hat und das Gefühl des Miteinanders und das Teamverständnis deutlich stärken.
Zu den Meetings sollte man, beispielsweise auf SharePoint eine Agenda hinterlegen, auf der alle ihre offenen Themen und Fragen eintragen können. So können sich alle auf die Themen und Dauer einstellen und es ist absehbar wie viel Zeit veranschlagt wird. Außerdem sollte immer noch Zeit eingeplant werden, in denen alle einmal zu Wort kommen, da auch diese Möglichkeit, sich auszudrücken, nochmal das Gefühl des Miteinander auch im Remote-Office stärkt.
Für Meetings gilt generell eine ausreichende Vorankündigung. Ausnahmen sind akute Themen oder Notfälle, die sofort kommuniziert werden. Eine solche Form der Meetings sollte immer über die Führungskraft eingeleitet werden. Die Agenda sollte dann auch konsequent eingehalten werden, damit die Sinnhaftigkeit dieser nicht verloren geht.
Austausch und Feedback
Zu Beginn, wenn sich Remote-Teams neu aufstellen, sollten Kommunikationsregeln gemeinsam vereinbart und verabschiedet werden. Diese sind dann für alle Personen verbindlich und ermöglichen eine regelmäßige Kommunikation und einen Austausch. Damit die Aktivität aller gefördert wird, ist es wichtig die Moderation im Wechsel durchzuführen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder einmal ein Meeting moderieren. Auch ein Protokoll sollte ein fester Bestandteil sein, der grundsätzlich am Ende erstellt wird, damit auch alle wissen, was ihre Aufgaben sind und was Bestandteil des Meetings war.
Wichtig für Remote-Teams ist, dass sie eine gute Kommunikation pflegen und auch eine Feedbackkultur etabliert haben. Denn sonst besteht die Gefahr, dass Meetings nur zum Besprechen aktueller Probleme verwendet werden und einen negativen Charakter haben. Natürlich sollte auch hierfür Platz sein, Probleme im Homeoffice sollten aber immer schon direkt mit den betroffenen Kollegen*innen besprochen werden.
Agile Methoden und Projektpläne
Damit Meetings remote produktiv sind, bedarf es einer gemeinsamen Agenda und einer Software, die auch während der Videokonferenz das Teilen der Bildschirme mit anderen ermöglicht. So kann man, wie im realen Meeting, mit einer Präsentation arbeiten, die das Folgen für die Beteiligten erleichtert.
Am besten eignen sich hierfür agile Methoden, wie ein virtuelles Whiteboard und SCRUM. Diese Methoden erlauben Flexibilität und fördern durch klare Zielabsprachen und Zuständigkeiten das selbstständige Arbeiten der einzelnen Projekt- und Teammitglieder.
Wichtig ist, dass die Mitglieder eines Teams alle einbezogen werden und nicht wenige dominante Kollegen*innen die Führung übernehmen und damit die Motivation anderer nachlässt und zu Frustration oder unausgesprochenen Konflikten führt.
Transparenz schaffen durch Methoden und Tools
Verschiedene Methoden helfen bei Remote-Meetings, die Mitarbeiter*innen zu aktivieren und die Ergebnisse transparent zu machen. So kann SharePoint oder auch eine gut strukturierte Cloud helfen, die Dokumente und Arbeitsergebnisse aus dem Homeoffice abzulegen und für andere sichtbar zu machen. Diese Transparenz ist enorm wichtig, damit das System Homeoffice funktioniert und auch das gegenseitige Vertrauen bestehen bleibt. Außerdem können sich Teams so gut ergänzen und auf Dokumente anderer zurückgreifen.
Eine Agenda vor dem Meeting hilft zudem, dass Themen so strukturiert und platziert werden, dass gegebenenfalls nicht alle an diesem Programmpunkt teilnehmen müssen und man die kollektiven Team-Themen an den Anfang setzt. So sparen Kollegen*innen Zeit und können ihre Aufgaben fortführen.
In einem regelmäßigen Meeting sollte außerdem die Frequenz der Meeting-Kultur besprochen werden. Wichtig ist, dass die Führungskräfte die Mitarbeiter*innen in diesem Punkt auch für die Bedeutung und Wichtigkeit der Meetings sensibilisieren. Nur so wird ein Miteinander geschaffen, das die Produktivität und Effizienz vom Homeoffice steigert und bewusst macht. Sollten Teammitglieder mit der Frequenz von Meetings überfordert sein, sollte dies auch von den Führungskräften akzeptiert werden und gemeinsam nach einer Lösung einer Andersverteilung oder Neuverteilung der Arbeit für alle Mitglieder zu suchen. Hier empfiehlt sich auch die Bildung von Gruppen, bei denen immer zwei Mitglieder eines Teams eng zusammenarbeiten und mit einer weiteren Gruppe ihre Ergebnisse besprechen und vergleichen. Dies fördert die Aktivität und Motivation und hält auch das Gefühl der Teamarbeit aufrecht.
Meetings auf zwei reduzieren und in regelmäßigen Frequenzen durchführen
Meetings sollten zur Entlastung aller Mitarbeiter*innen und auch der Führungskräfte auf zwei reduziert werden. Eine thematische Sammlung von Themen macht Sinn, um so die einzelnen Teammitglieder zu entlasten. Dennoch sollte man immer im Hinterkopf haben, dass die Kommunikation auf dem Flur oder in der Pause entfallen und die Meetings diese abfedern können. Kommunikation ist für das Miteinander, den Unternehmenserfolg und die Rückkoppelung wichtig und hat große Auswirkungen auf die Ergebnisqualität und Zielerreichung. Aus dem Grund ist ein Meeting immer auch eine Chance, sollte aber nicht zu einer Überforderung führen. Es empfiehlt sich bei Meetings, ähnlich wie in einem Training, Spielregeln der Kommunikation aufzustellen und Personen namentlich und direkt anzusprechen. Wertschätzung und Respekt im Umgang miteinander sind wichtig.
Nicht zu vergessen ist auch der Vertrauensaspekt, den das Team sich in einem Meeting gegenseitig entgegenbringt, denn man sieht den anderen und dadurch ist eine gewisse Absicherung und Vertrauen möglich, dass die anderen auch im Homeoffice sind und arbeiten.
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- Kategorie: Personalmanagement, Homeoffice
- 07. April 2020
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