Was macht ein/e Verwaltungsmitarbeiter/in?

So lange es Unternehmen und Behörden gibt, wird es auch Verwaltungsmitarbeiter/innen geben. In der Regel arbeitet jemand in der Verwaltung in den zuständigen Behörden der Kommune, des Bundes oder des Landes. Das können Aufgaben in der Sachbearbeitung in Ministerien oder Ämtern sein. Als Verwaltungsmitarbeiter/in arbeitest du hauptsächlich an der Verwaltung von Dokumenten. Du kümmerst dich also in erster Linie um wichtige Schriftstücke, bearbeitest diese und bist auch für die Archivierung und Aktenführung zuständig. Deine Aufgaben können, abhängig vom Einsatzgebiet und Verantwortungsbereich, sehr vielfältig sein. Deine Haupttätigkeit in dem Verwalten von Dokumenten ist stark an der Rechtswissenschaft orientiert. Deshalb musst du dich gut in rechtlichen Bestimmungen auskennen. Dennoch übernimmst du auch allgemeine Büroaufgaben.

Das kann alles sein, was zum Führen eines Büros dazugehört, wie zum Beispiel die Terminüberwachung, Postbearbeitung, das Führen von Telefonaten, Beantworten von E-Mails oder auch buchhalterische Tätigkeiten. Arbeitest du in einer öffentlichen Behörde, wirst du auch viel Kundenkontakt haben, um die Anliegen von Kunden vor Ort in einem persönlichen Gespräch zu bearbeiten. Du fungierst als kompetenter Ansprechpartner für Bürger und Unternehmen. 

Auch trägst du deinen Teil dazu bei, Vorschriften der Verwaltung mit zu entwerfen sowie Beschlüsse in die Tat umzusetzen. Hier ist es wichtig, das Berufsbild vom Kaufman für Büromanagement abzugrenzen. Diese Berufe überschneiden sich in vielen Aufgaben. Was diese voneinander grundlegend unterscheidet: In der Berufskohorte Wirtschaft und Verwaltung arbeitest du schwerpunktmäßig juristisch und in einer öffentlichen Institution als Sacharbeiter/in, d. h. du triffst wichtige Entscheidungen durch einen Verwaltungsakt. Dies tut der Kaufmann bzw. die Kauffrau für Büromanagement nicht. Diese/r arbeitet hauptsächlich anderen Personen zu und ist vor allem organisatorisch tätig und trifft keine weitreichenden Entscheidungen.

Wie viel verdient ein/e Verwaltungsmitarbeiter/in?

Als Verwaltungsmitarbeiter/in verdienst du im Schnitt in Deutschland gut 41.000 Euro brutto im Jahr. Als Einsteiger erhältst du rund 27.000 Euro per anno. Das obere Limit liegt bei gut 55.000 Euro, wobei Abweichungen je nach tatsächlichem Aufgabenbereich und Verantwortungsgebiet abweichen können. Das monatliche Durchschnittsgehalt von über 3.400 Euro kann sich sehen lassen. Zum Vergleich liegt das durchschnittliche Jahresbruttogehalt eines Verwaltungsleiters bei rund 52.000 Euro. Verwaltungsfachangestellte sind mit knapp 38.000 Euro per anno im Schnitt nahe bei den Verwaltungsmitarbeitern. Am meisten verdienen Verwaltungswirte mit rund 80.000 Euro im Schnitt pro Jahr. Die Daten entstammen seriösen und zuverlässigen Quellen von www.stellenanzeigen.de/gehalt-vergleich. Ein interessanter Aspekt ist, dass du als Verwaltungsmitarbeiter/in, abhängig von dem Einsatzort der Behörde, in der du eingesetzt wirst, in die Entgeltgruppe 3 eingestuft werden kannst. Dein Gehalt wäre dann vergleichbar mit dem eines Beamten bzw. einer Beamtin in der mittleren Laufbahn.

Verwaltungsmitarbeiter/in: die Voraussetzungen

Für die Tätigkeit als Verwaltungsmitarbeiter/in musst du zwingend zwei Voraussetzungen mitbringen: mindestens einen mittleren Bildungsabschluss mit möglichst guten Noten sowie eine entsprechende abgeschlossene Ausbildung in diesem Bereich, vorzugsweise eine erfolgreich abgeschlossene duale Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten. Wer seinen Weg in die höhere, also gehobene Beamtenlaufbahn einschlagen möchte, kommt um das Abitur nicht herum.

Neben Englischkenntnissen solltest du ein Interesse und Verständnis für juristische Themen mitbringen und versiert im Umgang mit dem Computer sein. Soft Skills wie Empathie, Selbstbewusstsein, Kommunikationsstärke, Kontaktfähigkeit, Ehrgeiz, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und Organisationsfähigkeit sind auch wichtige Voraussetzungen für die Tätigkeit im direkten Kundenkontakt. Gern gesehen für die Ausbildung sind auch Abiturienten/-innen. Hauptschüler/innen haben nur selten eine Chance. Du musst aber kein/e gelernte/r Verwaltungsfachangestellte/r sein. Alternativ kannst du auch aus affinen Berufen kommen, wie zum Beispiel Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement. Jedoch musst du hier erst noch den Angestelltenlehrgang 1 absolvieren und im Anschluss mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in diesem Bereich sammeln, bevor du dich für den Verwaltungsfachwirtlehrgang bzw. Angestelltenlehrgang 2 bewerben kannst.

Hier noch ein Überblick über die Inhalte der dualen Ausbildung zum/zur (Diplom-)Verwaltungswirt/in bzw. Verwaltungsfachangestellten:

• Rechtswissenschaft,
• Wirtschaftswissenschaften,
• Sozialwissenschaften,
• Verwaltungsorganisation,
• Personalmanagement.

Hinzu kommen weitere kaufmännische Fächer wie Rechnungswesen als auch EDV. Auch Sprachen wie Deutsch und Englisch stehen auf dem Lehrplan. Das sprachliche Ausdrucksvermögen ist sehr wichtig in diesem Beruf. Praktika ergänzen die Theorie zur Anwendung und Überprüfung des Wissens.

Jobs: Verwaltungsmitarbeiter/innen auf dem Stellenmarkt

Stellenangebote als Verwaltungsmitarbeiter/in gibt es en masse, du findest bestimmt die passenden Stellenangebote auf unserer Jobbörse. Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, dass du bei deiner Recherche affine Suchbegriffe eingibst, da der Beruf mit vielen anderen verwandt ist. Neben Verwaltungsmitarbeiter kannst du auch Begriffe wie Verwaltungsfachwirt, Verwaltungshelfer, Kaufmann für Büromanagement oder Beamter im mittleren Dienst einer Behörde oder öffentlichen Verwaltung eingeben. Auch hier solltest du fündig werden.

Es kann auch nicht schaden, sofern du dir das vorstellen kannst, bei Rechtsanwaltskanzleien zu suchen, da du als Verwaltungsfachwirtin besonders spezialisiert bist auf juristische Vorgänge. Verwaltungsmitarbeiter/innen arbeiten schließlich nicht nur in öffentlichen Behörden und Ämtern, wie zum Beispiel im Bürgeramt oder Jobcenter, sondern ebenso in den Sekretariaten und Büros von Anwaltskanzleien, Kirchen, diversen Unternehmen etc. Nachdem du passende Stellenangebote gefunden hast, ist eine ausgezeichnete Bewerbung das A und O. Aufgrund deines möglichen Beamtenstatus ist dein Arbeit nicht nur ein Job mit Zukunft, sondern auch ein sicherer Arbeitsplatz. Suchst du zum Beispiel eine Anstellung im Verwaltungsbereich in Berlin, so findest du hier ein Beispiel von vielen.

Weiterbildung für Verwaltungsmitarbeiter/innen

Als Verwaltungsmitarbeiter/in bist du noch lange nicht am Ende deiner Karriereleiter, auch wenn du schon eine gute Position im mittleren Dienst besetzt. Es gibt zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen in diesem Berufsfeld. Wer aus einem affinen Berufsbild kommt, kann die Angestelltenlehrgänge 1 + 2 im Zuge der Weiterbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt/in absolvieren. Wer bereits diesen Titel besitzt, kann sich im Rahmen eines Studiums weiterbilden, sei es ein Fernstudiengang, eine klassische Universität oder ein duales Studium.

Wer ein Studium der klassischen Ausbildung vorzieht, kann auch lediglich über einen Bachelorgrad den Zugang zu diesem Beruf finden. Dann gibt es immer noch die Option, einen Master draufzusetzen. Es gibt verschiedene Namen für die Studiengänge in der Verwaltung wie Öffentliche Verwaltung an der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin oder Public Administration oder Business Administration. Überhaupt kann auch ein betriebswirtschaftliches Studium sinnvoll sein. Wenn du dich entsprechend weitergebildet hast und genug Erfahrung in deiner Tätigkeit nachweisen kannst, hast du also immer die Option, weiter aufzusteigen, wie zum Beispiel zum/zur Verwaltungsleiter/in.