Bürokraft Jobs

Bürokraft ist sowohl ein offizieller Beruf wie auch die Bezeichnung für jemanden, der eine eher ungeregelte Hilfstätigkeit, eine klassische Anlern-Tätigkeit, im Büro ausübt.

Oft stehen in Stellenanzeigen statt Bürokraft auch die Jobbezeichnungen Backoffice Mitarbeiter/in, Büroassistenz und Office Manager/in oder Sekretär/in. Dahinter stehen dann aber manchmal schon Vorstellungen, die nichts mehr mit Hilfstätigkeiten zu tun haben, sondern die komplette Büro-Organisation umfassen.

Der Job als Bürokraft ist jedenfalls ideal für Berufsrückkehrer/innen, Quereinsteiger/innen und natürlich für alle mit einer kaufmännischen Büroausbildung.

Welche Aufgaben übernimmst du als Bürokraft?

Eine Bürokraft ist ein wenig "Mädchen oder Junge für Alles" im Büro. Er oder sie unterstützt andere (leitende) Fachangestellte bei allen täglichen Büroarbeiten, ist aber nicht im betrieblichen Sinne für diese Aufgaben verantwortlich, auch wenn in der Praxis eine Menge selbstverantwortliches Arbeiten erwartet wird. Theoretisch übernimmt die Bürokraft nach kurzem Anlernen einfache Aufgaben des Büroalltags, oft sind das schematische, sich wiederholende Arbeitsabläufe.

Bürokräfte übernehmen den einfachen Schriftverkehr, drucken Briefe oder Rechnungen aus, verwalten Büromaterial, sie übernehmen Kopierarbeiten, Dateneingaben oder die Ablage. Sie erledigen Posteingang und Postausgang. Manchmal sind sie auch dafür zuständig, ausgehende Waren zu verpacken und versandfertig zu machen.

Bei Konferenzen kümmern sie sich darum, dass das Besprechungszimmer vorbereitet ist, die Unterlagen in den Mappen für die Teilnehmer zur Verfügung stehen und so weiter. Teilweise buchen Bürokräfte auch Belege ein, arbeiten im Empfang und im Telefondienst oder leiten Kundenanrufe an den zuständigen Sachbearbeiter weiter.

Gerade in kleineren Betrieben übernehmen sie praktisch das gesamte Büro, zum Beispiel in Handwerksbetrieben ohne andere Büromitarbeiter, wo es im Büro meist nur den Chef gibt, der Angebote und Rechnungen vorbereitet, aber sonst alle Büroaufgaben der Bürokraft überlässt: Kundenanfragen, Termine absprechen, Zahlungen überwachen und so weiter.

Wie werde ich Bürokraft?

Meist wird von der Bürokraft erwartet, dass kaufmännische Berufserfahrung und sogar eine kaufmännische Ausbildung vorhanden ist. Grundsätzlich erwirbt die Bürokraft aber ihr Wissen und ihre Fertigkeiten 'on the job', ohne große Weiterbildungen, einfach durch Einweisung am Arbeitsplatz. Bürokräfte erhalten über die Zeit hinweg ein großes Know-how bezogen auf ihren Arbeitsplatz und den Betrieb und werden so zu wichtigen und sehr wertvollen Arbeitskräften.

Es gibt allerdings auch Weiterbildungen, die dich hinsichtlich des Büroalltags fit machen, zum Beispiel beim Umgang mit den gängigen PC-Programmen. Oft zahlt das Arbeitsamt diese Umschulungen.

"Bürokraft" ist zudem eine anerkannte dreijährige Ausbildung, die betrieblich und schulisch erfolgen kann. Wie bei jeder anderen anerkannten Berufsausbildung muss der Auszubildende die Zwischen- beziehungsweise theoretische, fachkundliche und praktische Abschlussprüfung bestehen.

Welche Voraussetzungen brauchst du als Bürokraft?

Obwohl du als Bürokraft theoretisch keinen bestimmten Schul- oder Ausbildungsabschluss haben musst, wird in der Praxis berufliche Praxis oder fachliche Fähigkeiten vorausgesetzt. Eine Ausbildung als Bürokaufmann/-frau kann jedenfalls nicht schaden. PC-Kenntnisse sind fast immer unabdingbar. Je nach Arbeitsplatz werden kaufmännisches Wissen und Erfahrung mit Telefonanlagen oder Büroverarbeitungsprogrammen (MS Office) verlangt.

Oft musst du als Bürokraft "fix" sein und die Arbeitsabläufe schnell durchschauen. Viele "Hilfstätigkeiten" wie zum Beispiel die Telefonzentrale sind sehr anspruchsvoll. Selbstständiges Arbeiten, Sorgfalt und Kooperationsbereitschaft gehören wie Flexibilität ebenfalls zu den Voraussetzungen. Organisationstalent ist sicher von Vorteil.

Was verdient eine Bürokraft?

Bürokräfte erhalten zwischen 1653 Euro und 3147 Euro. Das Durchschnittsgehalt beträgt 2397 Euro. Oft werden jedoch Arbeitsstellen in Teilzeit oder auf Minijob-Basis ("450 Euro-Jobs") angeboten, so dass der Verdienst deutlich geringer ausfällt. Wie in jedem Beruf schwankt der Verdienst nach Branche, Unternehmensgröße und Arbeitsort.

Bürokraft: die Aussichten

Die Aussichten für Bürokräfte sind sehr gut: In fast allen Betrieben und Organisationen gibt es Bürokräfte, von Arztpraxen über Handwerksbetrieben, Hotels und Krankenhäusern bis zu Universitäten und Verwaltungen. Eine Poststelle zur Frankierung mag unwichtig werden - die typischen Bürotätigkeiten im Empfang oder als erste Anlaufstelle für die Kommunikation wird es auch zukünftig geben.

Bürokraft: Die Karrierechancen

Die Karrierechancen der Bürokraft sind besser, als es die unklare Berufsbeschreibung und die Beschreibung "Hilfstätigkeit" vermuten lässt. Der Bürokraft steht der Aufstieg in Leitungsfunktionen und in andere Abteilungen, allen voran Personalführung oder Projektmanagement, offen. Hilfreich sind dabei eine berufsbegleitende Ausbildung, Berufserfahrung und vor allem die langjährige Arbeit im Unternehmen.

Weiterbildung spielt eine besondere Rolle, zum Beispiel in der Personalführung, im Konfliktmanagement oder Projektmanagement. Das Project Management Office (PMO) ist ein neuer Tätigkeitsbereich für eher administrative Arbeiten in Großprojekten, der sogar gut freiberuflich möglich ist.

Viele Firmen arbeiten mit ausländischen Partnern, ob Kunden oder Lieferanten. Oft kannst du dich als Bürokraft auf eine internationale Tätigkeit bewerben: Wenn du dich gut im Geschäft deines Unternehmens auskennst und dich sicher in verschiedenen Kulturen und Sprachen bewegst, hast du gute Chancen auf den Wechsel ins Ausland.