Mitarbeiterbilder auf Karriereseiten und in Firmenprofilen: Was bei der Veröffentlichung von Mitarbeiterbildern beachtet werden muss
Mitarbeiterfotos findet man häufig auf Karriereseiten oder auf Teamseiten, innerhalb derer die Mitarbeiter*innen mit einem Kurzprofil vorgestellt werden. Viele wissen jedoch nicht, dass es sich bei Mitarbeiterfotos um personenbezogene Daten handelt, welche einzig und allein aufgrund einer Rechtsgrundlage veröffentlicht werden können.
In den meisten Fällen ist die Darstellung eines Mitarbeiters weder im Rahmen des Arbeitsverhältnisses notwendig. Die Veröffentlichung lässt sich auch nicht auf ein Interesse seitens des Arbeitgebers stützen. Fotos von Ihren Mitarbeiter*innen online zu stellen oder in Broschüren und Flyern abzudrucken, ist demnach nicht ohne weiteres erlaubt. Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos sollte sich immer auf die Einwilligung ihrer Mitarbeiter*innen stützen.
Beachten Sie die Voraussetzungen der DSGVO
Grundsätzlich lässt sich die automationsunterstützte Verarbeitung von Mitarbeiterfotos als eine Verwendung personenbezogener Daten ansehen. Eine Veröffentlichung ist daher nur unter Einhaltung der allgemeinen Voraussetzungen der sogenannten DSGVO erlaubt. DSGVO meint die Datenschutz-Grundverordnung und ist eine Verordnung der EU. Mit dieser Verordnung sind die Regeln zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bestimmt.
Speichern von Mitarbeiterfotos nur mit Zustimmung des Betriebsrates
Die elektronische Speicherung und Verwendung von Mitarbeiterfotos ist gemäß § 96a Abs. 1 Z 1 Arbeitsverfassungsgesetz nur dann zulässig, wenn der Betriebsrat diesem Vorgehen zugestimmt hat. Auch eine Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos im firmeneigenen Intranet ist demnach nur zulässig, wenn die abgebildeten Mitarbeiter*innen ihr Einverständnis abgeben und bei Bestehen eines Betriebsrates eine Betriebsvereinbarung die Veröffentlichung regelt.
Veröffentlichung im Interesse des Unternehmens
Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos sollte im Interesse Ihres Unternehmens liegen. Das bedeutet, solange keine berechtigten Interessen seitens Ihres Unternehmens vorliegen, ist die Entscheidung, ob ein Bild verwendet werden darf, immer dem abgebildeten Mitarbeiter*in vorbehalten. Eine Veröffentlichung eines Mitarbeiterfotos auf der Unternehmenswebsite ohne Zustimmung des Abgebildeten stellt demnach einen Verstoß gegen das Urheberrechtsgesetz dar.
Informieren Sie über den Zweck der Aufnahme
Laut der DSGVO sind die umfangreiche Informationspflichten fundamental für das Veröffentlichen von Mitarbeiterfotos. Im Rahmen einer fairen, transparenten und nachvollziehbaren Verarbeitung ist es notwendig, die betroffenen Personen über die Verarbeitung bereits vorab in Kenntnis zu setzen und umfassend darüber zu informieren.
Das bedeutet, Sie müssen den abzubildenden Mitarbeiter*in über den Zweck der Aufnahme informieren. Ihr Mitarbeiter*in muss erfahren, auf welcher Rechtsgrundlage die Veröffentlichung erfolgt und wie lange die Bilder gespeichert werden.
Zudem muss der Mitarbeiter*in seitens ihres Unternehmens über seine Rechte informiert werden. Erfolgen kann dies zum Beispiel über einen Aushang bei Veranstaltungen oder über eine Datenschutzerklärung für Ihre Mitarbeiter*innen.
Umgang mit Druckwerken
Im Falle eines Widerrufs seitens des abgebildeten Mitarbeiters dürfen Druckwerke nicht weiter genutzt werden. Nachdem ein Widerruf stattgefunden hat und dem damit einhergehenden Wegfall der Einwilligung müssen Sie das Bildmaterial in sämtlichen Online-Medien löschen. Druckwerke, die bereits erstellt wurden müssen Sie nicht vernichten. Dennoch dürfen diese nicht aktiv weiterverwendet und verbreitet werden.
Veröffentlichung im Internet
Foto- oder Filmaufnahmen ihrer Mitarbeiter*innen dürfen nicht ohne die Einwilligung des Abgebildeten im Intranet, Internet oder in den Sozialen Medien veröffentlicht werden. Achten Sie vor allem darauf, dass die Einwilligung freiwillig abgegeben wird. Weisen Sie zudem auf die Möglichkeit des Widerrufs hin.
Die Einwilligung des abgebildeten Mitarbeiters – darauf sollten Sie achten
Sollte auf einem Foto einer Ihrer Mitarbeiter*innen zu sehen sein, ist insbesondere nach Datenschutzrecht eine Einwilligung des abgebildeten Mitarbeiters einzuholen. Hierbei gelten gewisse Anforderungen.
Eine Einwilligung ist demnach nur dann zulässig, sofern diese freiwillig erfolgt. Die Einwilligung kann jedoch nur dann freiwillig sein, sofern Ihr Mitarbeiter*in eine Wahl hat und er, im Falle einer Verweigerung der Einwilligung, nicht mit Konsequenzen rechnen muss.
Die wichtigsten Punkte zur Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos noch einmal für Sie zusammengefasst
- Es wird ein Hinweis benötigt, dass dem Mitarbeiter*in bei Nichteinwilligung keine negativen Konsequenzen drohen
- Die Einwilligung muss noch vor der Veröffentlichung eingeholt werden
- Die Einwilligung sollte gemäß § 26 Abs.2 S.3 DSGVO in schriftlicher Form vorliegen
- Der Arbeitgeber hat Informationspflichten nach §§ 13, 14 DSGVO
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen darüber, wo und in welchem Kontext die Bilder veröffentlicht werden
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen darüber, dass Sie ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können
Bleiben Sie dran! Der nächste interessante Artikel erscheint am Montag unter folgendem Link!
- Kategorie: Allgemein, Personalverwaltung
- 27. August 2020
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