Verschiedene Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in Remote-Teams
Die Arbeitswelt verändert sich zunehmend. Remote-Zusammenarbeit ist heute bereits in vielen Branchen üblich. Remote-Mitarbeiter*innen arbeiten dabei an verschiedenen Standorten und bilden dennoch ein Team. Vielfach kann sich dieses Team auch aus Mitarbeitern*innen zusammensetzen, die in verschiedenen Ländern oder auf verschiedenen Kontinenten tätig sind. Vor allem Konzerne nutzen diese Möglichkeit der Zusammenarbeit. Um diese Zusammenarbeit effizient zu gestalten, bedarf es allerdings einiger wichtiger Strategien. Hier finden Sie einige Tipps für eine zielführende Zusammenarbeit von Remote-Teams.
Die richtigen Personen einsetzen
Nicht jeder Mitarbeiter*in eignet sich für eine Remote-Zusammenarbeit. Die Mitglieder in Remote-Teams befinden sich weit verstreut an verschiedenen Orten und zumeist auch in verschiedenen Ländern. Mitarbeiter*innen, die sich selbst organisieren können und über die notwendige Selbstdisziplin verfügen, sind für ein Remote-Team am besten geeignet. Dafür sind aber bestimmte Soft Skills Voraussetzung:
- Selbstorganisation
- Schriftliche Kommunikation
- Teamfähigkeit
- Flexibilität
Nicht jeder Mitarbeiter*in verfügt über diese Fähigkeiten im notwendigen Ausmaß. Wählen Sie für Ihr Unternehmen deshalb jene Mitarbeiter*innen aus, die möglichst über all diese Fähigkeiten in ausreichendem Umfang verfügen. So können Sie als Arbeitgeber sichergehen, dass die Arbeiten auch termingerecht und erfolgreich erledigt werden.
Selbstorganisation
Selbstorganisation ist eine wichtige Komponente für Mitarbeiter*innen und Teams, um erfolgreich zu sein. Ganz besonders wichtig ist diese Fähigkeit im Homeoffice und in den Remote-Teams. Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter*innen auf diese Fähigkeit hin zu schulen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter*innen die wichtigsten Termine und Deadlines vorab schriftlich festhalten oder geben Sie Ihnen ein Handout dafür mit. Mitarbeiter*innen haben dadurch die Gelegenheit, sich im Homeoffice auf das Wesentliche zu konzentrieren und können zur Kontrolle einen Blick auf die Notizen werfen. Sie brauchen die einzelnen Aufträge und Termine nicht immer im Hinterkopf zu behalten. Selbstorganisation kann allerdings nicht von heute auf morgen erlernt werden. Es ist vielmehr ein langfristiger Prozess.
Schriftliche Kommunikation
Bei der Remote-Arbeit erfolgt die Kommunikation in vielen Fällen in schriftlicher Form. Man schreibt E-Mails, schickt eine Textnachricht. Das geschieht nicht nur zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen, sondern auch unter den Mitarbeitern*innen. Vor allem bei der Teamarbeit ist der Austausch von Informationen ein wichtiger Faktor. Halten Sie Ihre Mitarbeiter*innen dazu an, regelmäßig zu kommunizieren. Natürlich kann die Kommunikation oft auch per Handy oder per Live-Chat erfolgen. Vieles muss jedoch schriftlich festgehalten werden, um Missverständnissen vorzubeugen.
Teamfähigkeit
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Teamfähigkeit. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen über viele Mitarbeiter*innen oder Abteilungen verfügen, werden Sie sicherlich festgestellt haben, welche Personen am besten miteinander zusammenarbeiten können. Sofern das Teambuilding nicht bereits im Unternehmen stattgefunden hat, ist dies bei der Remote-Arbeit natürlich ein großes Hindernis. Beim Recruiting von Mitarbeitern, die ausschließlich als Bestandteil eines Remote-Teams fungieren, stellt sich die Sachlage noch schwieriger dar. Vergeben Sie, wenn Sie das erste Mal mit einer Remote-Zusammenarbeit beginnen, kleine Aufgaben an verschiedene Personen und weisen Sie diese an, diese Aufgaben in einem Team zu erledigen. Mit der Zeit wird sich herausstellen, welche Teams am effizientesten arbeiten.
Flexibilität
Flexibilität ist eine ganz besondere Eigenschaft. Vor allem im IT-Bereich sowie beim Homeoffice, wo die Arbeit rein elektronisch stattfindet, können immer wieder Pannen auftreten. Der Server fällt aus, die Internetverbindung reißt ab oder ein Computer stürzt ab. All dies müssen Sie als Arbeitgeber berücksichtigen. Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter darauf geschult werden, in diesen Situationen nach flexiblen und kreativen Lösungen zu suchen. Eine wichtige Mitteilung kann dann auch über das Handy erfolgen oder Arbeitsunterlagen können in Form von Sicherungskopien vorliegen.
Die richtigen Tools einsetzen
Um eine agile Zusammenarbeit virtuell zu ermöglichen, braucht es natürlich auch die notwendigen Werkzeuge. Im Internet findet man heute eine Vielzahl von Tools, die speziell auf die Remote-Zusammenarbeit ausgerichtet sind. Die Wahl des richtigen Tools ist von den Anforderungen abhängig. Benötigen Sie eine Dateifreigabe oder befinden sich die Teams in verschiedenen Ländern und Zeitzonen? Für all das gibt es geeignete Tools.
Die wichtigsten Tools im Überblick
Zu den hilfreichsten Tools gehören heute:
- Skype
- Zoom
E-Mail wird verwendet, um schriftliche Mitteilungen zu senden. Anhänge sind in Form von PDF-Files oder JPG möglich. Audio- oder Videodateien überfordern jedoch manchmal die E-Mail.
Skype ist ein relativ bekanntes Tool, das sich in erster Linie für den Video-Chat eignet. Skype ist bei Desktop-PCs für Windows als auch für Mac-Systeme und Linux verfügbar. Bei Mobiltelefonen und mobilen Endgeräten ist Skype auch für Android und iPhone nutzbar. Neben Skype existieren auch noch ähnliche Tools, die kostenlos für die Videotelefonie genutzt werden können.
Zoom ist eine Software, die vor allem bei Videokonferenzen und im Rahmen von virtuellen Meetings eingesetzt wird. Zoom lässt sich einfach und rasch installieren und bietet die Möglichkeit, bis zu 1.000 Videoteilnehmer oder 10.000 Zuseher zu erreichen. Aus diesem Grund setzen vor allem Großunternehmen diese Software gerne ein.
Wenn Sie ein kleineres oder mittleres Unternehmen führen, so können Sie als Arbeitgeber auch eine einfache Desktoplösung für Videochats oder Konferenzen verwenden. Dafür reicht ein PC oder Laptop, der mit einem externen Mikrofon und einer Webcam verbunden ist, durchaus aus. Die meisten Laptops haben außerdem bereits eine Webcam installiert.
Projektmanagement-Systeme
Wenn Sie als Arbeitgeber umfangreichere Aufgaben und Projekte mithilfe eines Remote-Teams in Angriff nehmen wollen, können Sie schnell den Überblick verlieren, da die Mitarbeiter*innen an verschiedenen Orten sitzen. Aus diesem Grund empfiehlt sich hier die Implementierung eines Projektmanagement-Tools. Zu den bekanntesten Tools zählen hier vor allem:
- Trello
- Asana
- Weekdone
Trello kann als Projektmanagement-Tool kostenlos verwendet werden. Es eignet sich in erster Linie für einfache Anwendungen. Das Tool beinhaltet auch eine Workflow-Lösung und ist leicht anzuwenden.
Asana ist ein etwas komplexeres System. Das Tool erlaubt es, Projekte zu organisieren, zu planen und zu überwachen. Projekte können dabei in einzelne Phasen eingeteilt und kontrolliert werden. Dadurch haben Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit, alle Aufgaben stets im Blickfeld zu behalten. Von diesem Tool steht eine kostenlose Testversion zur Verfügung.
Weekdone ist ebenfalls ein relativ umfangreiches Tool für das Projektmanagement aus der Ferne. Allerdings ist diese Software nur in englischer Sprache erhältlich. Es gibt eine kostenlose Testversion, die jedoch nur für maximal drei Nutzer über 15 Tage erhältlich ist.
Mithilfe dieser Technologien und den erwähnten Tipps ist es möglich, Projekte und Aufgaben an agile Teams zu verteilen, auch wenn sich diese in New York oder im Homeoffice befinden.
Vermeiden Sie Mikromanagement
Da Ihre Mitarbeiter*innen in Remote-Teams nicht in Ihrem Unternehmen anwesend sind, neigt man leicht dazu, manche von ihnen zu übersehen. Dennoch sollte man bei der Kommunikation nicht übertreiben. Führen Sie aus diesem Grund nur die wichtigsten Telefonate durch und geben Sie nur klare und konkrete Anweisungen an Ihre Mitarbeiter*innen, die auch Sinn machen. Auch die Einhaltung der Grundregeln für das Arbeiten mit Remote-Teams ist dabei sehr wichtig.
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- Kategorie: Personalmanagement, Homeoffice
- 16. April 2020