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Onboarding von neuen Kollegen*innen in Zeiten von Corona

s.barislovits 2020/05/18
Onboarding von neuen Kollegen*innen in Zeiten von Corona

Bildquelle: www.istockphoto.com / sinseeho

Onboarding, was ist das eigentlich?

Die Bedeutung der erfolgreichen Neuaufnahme von Mitarbeitern*innen in das Unternehmen hat in Zeiten des beschworenen Fach- und Führungskräftemangels unter dem Stichwort „Onboarding“ stark zugenommen. Darunter ist die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen in das Unternehmen im Rahmen eines strukturierten Prozesses zu verstehen. Mit in der Regel ausgearbeiteten Programmen geht es um die allgemeine Einführung eines neuen Kollegen*in.

Der Onboarding-Prozess enthält, neben der fachlichen Einarbeitung und Einweisung, als wichtigen Baustein vor allem die soziale Integration in das Team. Das Onboarding beginnt mit dem Vertragsabschluss und endet mit dem Ablauf der Probezeit. Denn um neue Talente zu bekommen wenden Unternehmen viel Zeit, Geld und Mühe auf.

Umso wichtiger ist es, dass der gute erste Eindruck, den der Bewerber*in und der Arbeitgeber voneinander gewinnen lange erhalten bleibt. Das meint die Zeit vom Erstkontakt an bis zum Ablauf der Probezeit. Dazu gehört dann aber auch, dass es in der frühen Anbahnungs- und Arbeitsphase zwischen Bewerbern*innen und dem Arbeitgeber zu möglichst wenig Pannen kommt.
Denn negative Erfahrungen können in dieser Phase auf beiden Seiten zu Frust führen und Motivationsverlust zur Folge haben. Die Kündigung des Angestellten*in als Konsequenz aus diesen Ereignissen ist eine Folge.

Aber auch der Arbeitgeber steht vor dem Problem, das ihm die erforderlichen Mitarbeiter*innen nicht zur Verfügung stehen und er nochmal Arbeitszeit und Geld für das Anwerben neuer Mitarbeiter*innen investieren muss.

Maßnahmen im Onboarding-Prozess richtig strukturieren

Die Sensibilisierung aller beteiligten Kräfte im Unternehmen oder in der Einrichtung ist daher erforderlich, damit die erfolgreiche Integration der neuen Fachkraft gelingt. Denn in der Realität haben Umfragen ergeben, dass 30 % der Mitarbeiter*innen bis zum ersten Arbeitstag und in den ersten Monaten wieder abspringen.

Aber neben der Sensibilisierung für dieses Thema vereinfacht schon ein vorbereitetes und strukturiertes Einarbeitungskonzept den Onboarding-Prozess. Denn je besser die Vorbereitung, umso eher ist die Bereitschaft der Bewerber gegeben, sich auf den Arbeitgeber einzulassen und die geforderte Leistung zu erbringen. Eine Checkliste vereinfacht die Durchführung von solchen Prozessen meistens enorm.

Auch der Arbeitgeber kann mit wenigen Vorbereitungen seine Freude über den neuen Mitarbeiter*in zum Ausdruck bringen und so diesen Prozess unterstützen. Mit Hilfe eines entsprechenden Managements können ein Begrüßungsschreiben, Einladungen zu den Onboarding-Events oder Erinnerungen für anstehende Aufgaben automatisch an die Beteiligten versandt werden. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere kreative Möglichkeiten.

Beispielsweise ist es mit Hilfe eines Willkommensgeschenks, einem vorbereiteten Schreibtisch oder einem eingerichteten Handy möglich, die Wertschätzung des Unternehmens zum Ausdruck zu bringen. Solche Maßnahmen haben zudem den positiven Nebeneffekt, dass sie die Mitarbeitermotivation schon von Anfang an steigern.

Für ein erfolgreiches und nachhaltiges Onboarding kann auch die Schulung der Vorgesetzten erforderlich werden. Denn andernfalls besteht die Gefahr, dass einmal erfolgreich angeworbene Mitarbeiter*innen schnell in Vergessenheit geraten, ohne im neuen Unternehmen wirklich angekommen zu sein. Die logische Konsequenz ist auch hier dann wieder, dass nach der inneren Kündigung durch den Arbeitnehmer*in schnell die Kündigung in der Realität nachfolgt. Schon um dieses Problem zu umgehen, können ohne ein strukturiertes Onboarding intensive Nachbetreuungen notwendig werden. Das Onboarding ist damit eine vertrauensbildende Maßnahme, weil sie verhindert, dass eine nachträgliche Kaufreue eintritt. Vielmehr wird die Entscheidung mit solchen Maßnahmen bestätigt.

Wenn der Chef wegen der Vielzahl von anderweitigen Verpflichtungen diese Maßnahmen nicht selbst durchführen kann, so kann er sie jedoch an einen Mitarbeiter*in delegieren.

Professionelles Onboarding in Zeiten des Corona-Virus

Fraglich ist, ob und wie in den Zeiten der Corona-Krise mit einer bislang nicht erlebten Ausnahmesituation das Onboarding überhaupt durchgeführt werden kann. Denn das persönliche Kennenlernen ist vor dem obersten Gebot der sozialen Distanz nicht möglich. Da die bisherigen Beschäftigen sich aktuell zumeist im Homeoffice befinden, ist auch das digitale Kennenlernen nur mit Einschränkungen möglich.

Unabhängig vom derzeitigen Ausnahmezustand ist das Onboarding ohnehin davon gekennzeichnet, dass neue Mitarbeiter*innen viele Prozesse nicht kennen und deswegen verunsichert sind oder sogar Ängste haben. Oberstes Prinzip ist hier der Abbau dieser Ängste und Zweifel durch eine ehrliche und offene Kommunikation. Um die bestehenden Unsicherheiten zu beseitigen ist es außerdem notwendig, die erforderliche Transparenz zum besseren Verständnis zu schaffen.

Um in dieser Krise die Kommunikationsfähigkeit aus dem Homeoffice heraus zu ermöglichen ist das Ausstatten der Neulinge mit der passenden Ausrüstung das Wichtigste. Das Willkommenspaket in Absprache mit der IT-Abteilung, bestehend aus Laptop, Passwörter, Internetzugang, Standardprogramme, Mail-Clients usw., sollte direkt übergeben werden.

Zwar fallen wegen der Corona-Krise zunächst die integrierenden Teamaktivitäten wie gemeinsames Kaffeetrinken, gemeinsamer Kantinenbesuch usw. weg, mit einigen Maßnahmen können diese Schwierigkeiten aber abgefedert und neue Mitarbeiter*innen auch digital fernintegriert werden. Ein Lösungsansatz ist das Onboarding mit Hilfe einer Onboarding-App. Neue Mitarbeiter*innen werden so direkt aufgefangen und können sich mit der neuen Firmenkultur vertraut machen. Ihnen wird schon vor dem eigentlichen Start ermöglicht, sich mit hochgefahrenen Inhalten vertraut machen zu dürfen. Beispielsweise können Informationen, Handbücher und Aufgaben studiert und Termine bekannt gegeben werden. Sehr vorteilhaft ist, dass die abzuarbeitenden und die bereits abgearbeiteten Pakete online von den Vorgesetzten kontrolliert werden können.

Die gesteuerte Versorgung mit Arbeit und Onlineunterstützung garantiert ein gleichbleibendes Aufgabenpensum, eine garantierte Onlineunterstützung und einen lückenlosen Einarbeitungsprozess. Außerdem schafft die Remote-Kommunikation via Team-Chat die Möglichkeit ein Gefühl für das neue Team zu bekommen. Das Zwischenmenschliche kann in der Kommunikation praktischerweise mit Bildern aufgehübscht werden. Zumindest wird hierüber die Möglichkeit zur weiteren Vernetzung geschaffen.

Die bereits vor der Corona-Krise bekannt gewordenen „Welcome Days“ sind ein weiteres Instrument zur Integration von neuen Mitarbeiter*innen. An solchen Tagen werden den neu beginnenden Mitarbeiter*innen vom Arbeitgeber die Firmenkultur, die Produktpalette, die abteilungsübergreifenden Gewohnheiten und Gegebenheiten vorgestellt. Darüber hinaus erhalten die neuen Mitarbeiter*innen die Chance, sich mit den Unternehmensleitlinien vertraut zu machen. Außerdem stellen sich die Vertreter aus allen Produktions- und Verwaltungsbereichen kurz vor und beschreiben ihre Hauptaufgaben. Diese teambildenden Maßnahmen werden aktuell aber wegen der Epidemie notgedrungen mit Hilfe einer Videokonferenz oder mit einer Liveübertragung durchgeführt.

Eine weitere Möglichkeit ist die Aufrechterhaltung eines begonnenen Dialogs mit den Chefs und mit leitenden Mitarbeitern*innen, auch nach der ersten Einführung. Die Erkundigung durch Anrufe beim neuen Mitarbeiter*in sollte täglich durchgeführt werden.

Darüber hinaus kann dieser Kommunikationsprozess dadurch unterstützt werden, dass den Neulingen ein erfahrener Mitarbeiter*in als Betreuer oder Pate für alle Fragen zur Seite gestellt wird. Hierfür ist es sehr wichtig, die Rahmenbedingungen unveränderbar festzulegen. Das betrifft beispielsweise die Dauer und Zeiten der Betreuungstermine.

Zur schnellen und effektiven Integration neuer Mitarbeiter*innen können Angebote für E-Learning gemacht werden. Der gezielte Wissensaufbau kann in Zeiten von Corona mit Hilfe von Webinaren oder Videotutorials erfolgen. Etwas klassischer gedacht kann in diesen Krisenzeiten auch ein durchzuarbeitendes Skript ausgehändigt werden.

E-Learning im Homeoffice

Bildquelle: www.istockphoto.com / Ridofranz

Ein weiteres Instrument ist das Feedback von Vorgesetzten in Mitarbeitergesprächen. Für die Durchführung eignen sich Videochats. Zu den Inhalten dieser Feedbackgespräche können zum Beispiel die bisherigen Arbeitsergebnisse aus den wahrgenommenen Aufgaben und die verfolgten Ziele gehören.

Der Vorteil der Durchführung solcher Feedbackgespräche im Videochat ist, dass Ausdruck und Mimik im Gespräch wahrgenommen und gedeutet werden können. Die Bedeutung von Feedback und Gespräch ergeben sich insbesondere daraus, dass die Motivation durch Lob und der Feststellung erfolgreich abgeschlossener Aufgaben gesteigert werden kann.

Darüber hinaus können Arbeitsabläufe dadurch optimiert werden, dass Fehler besser erkannt und abgestellt werden.
Ein anderer wesentlicher Aspekt kann aber auch der sein, den neuen Mitarbeiter*innen zunächst einmal Vertrauen entgegen zu bringen, um ihnen das Leben nicht unnötig schwer zu machen.

Bleiben Sie dran! Der nächste interessante Artikel erscheint am Mittwoch unter folgendem Link!

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