Ohne ein gutes Sekretariat würde manches Unternehmen dem Alltag kaum gewachsen sein. Die Sekretärin oder der Sekretär sorgen dafür, dass jedes Rad ins andere greift und alles reibungslos vonstatten geht. Dabei ist der Job anspruchsvoller als von vielen vermutet wird. Die Aufgaben, die täglich im Büro auf dich als Sekretär/in warten, sind vielseitig. 

Die Aufgaben als Sekretär/in

Möchtest du den Job übernehmen, erwarten dich ganz unterschiedliche Aufgaben, denen du täglich nachkommst. Oft bist du die Assistenz der Geschäftsführung und so etwas wie "das/der Mädchen/Junge für alles". Du nimmst die unterschiedlichsten Tätigkeiten wahr und ebnest damit den Weg für deine Kollegen.

• Du übernimmst das Zeitmanagement. In diesem Fall vergibst du Termine und koordinierst Abläufe, sodass eine besonders effiziente Arbeitsweise möglich ist. 
• Im Büro bewältigst du die geschäftliche Korrespondenz. Du bearbeitest den Schriftverkehr, checkst die E-Mails und beantwortest Anfragen. Meistens bist du sowohl für den Postein- als auch für den Postausgang zuständig. 
• Du bist Ansprechpartner/in für verschiedene Verwaltungsaufgaben. Du erledigst die Ablage des Unternehmens und kümmerst dich zudem um organisatorische Angelegenheiten. 
• Grundsätzlich gehören ebenso Kostenabrechnungen jeder Art zu deiner Arbeit. So bereitest du Unterlagen für die Buchhaltung vor und bist für für die Abrechnung von Dienstreisen zuständig. 
• Damit alles glatt läuft, beschaffst du rechtzeitig neue Büromaterialien. Hier gilt es natürlich betriebswirtschaftlich zu denken und die Kosten im Blick zu behalten. 
• Teil deines Jobs ist grundsätzlich die Protokollführung bei der Teilnahme an verschiedenen Sitzungen und Beratungen.

In deinem Beruf übernimmst du viele organisatorische Tätigkeiten und entlastet damit das gesamte Team. Die meisten Arbeiten absolvierst du in deinem Job am PC . Deswegen solltest du grundsätzliche EDV-Kenntnisse mitbringen. Als Sekretär/in bist du weiterhin dafür zuständig, Präsentationsunterlagen zu vervollständigen.

Du bereitest Meetingräume vor, sodass pünktlich zur geplanten Besprechung alle wichtigen Unterlagen parat liegen. 

Was verdienst du als Sekretär/in?

Dein Job erfordert ein breites Grundlagenwissen und eine hohe Belastbarkeit, denn oft stapeln sich die Arbeiten auf deinem Schreibtisch. Für dein Unternehmen bist du im Sekretariat unerlässlich. Dein Gehalt fällt aber an sich nur durchschnittlich auf. Dafür ist zum einen der Aspekt verantwortlich, dass du mit ganz unterschiedlichen Berufen den Job wahrnehmen kannst. Zum anderen tragen dazu aber auch Unternehmensfaktoren, wie Größe und Branche, bei. 

Startest du in den Beruf als Sekretär/in, erwartet dich in der Regel ein Einstiegsgehalt von rund 2.250,00 Euro. Wenn du dich einige Jahre im Beruf bewährt hast, kannst du in der Regel mit deutlich höheren Einkommen rechnen. Schon nach etwa drei bis höchstens sechs Jahren steigt dein Gehalt auf rund 2.500,00 Euro. In der Regel kannst du nach neun Jahren schließlich mit einem Einkommen von 2.800,00 Euro rechnen. 

Durch Fortbildungen gelingt es dir, zusätzliche Kompetenzen zu erwerben, die sich ebenso noch einmal positiv auf dein Einkommen auswirken können. 

(Quelle zu Gehaltsangaben: Karrieresprung.de / Stand: 4/2019)

Sekretär/in: Die Voraussetzungen

Du bist in diesem Job ein Allrounder, dem ohne Zweifel sehr viel abverlangt wird. Die klassische Ausbildung für diesen Beruf gibt es aber nicht. Du kannst über verschiedene Ausbildungswege das nötige Fachwissen erwerben. Idealerweise handelt es sich hierbei um eine kaufmännische Ausbildung, die dir das nötige Grundlagenwissen, beispielsweise für die Abrechnungen, vermittelt. 

Eine gute Wahl ist hier die Ausbildung zur Kauffrau beziehungsweise zum Kaufmann für Bürokommunikation. Weiterhin halten die verschiedenen Bildungseinrichtungen Weiterbildungsangebote bereit, die sich beispielsweise auf das Betriebsmanagement beziehen. Du wirst hier an verschiedene Themen herangeführt. So lernst du beispielsweise die Grundlagen der Gesprächsführung kennen und erfährst, welche Führungsmethoden es gibt. Außerdem beinhalten die Fortbildungen die Rechtskunde und zeigen dir, welche Besonderheiten bei der Sozialkunde berücksichtigt werden müssen. 

Dir wird vermittelt, wie Briefe richtig gestaltet werden. Hierfür gibt dir die Weiterbildung diverse Textformulierungen mit auf den Weg, die du im Sekretariat regelmäßig anwenden kannst. Ein wichtiger Bestandteil ist zudem die Wirtschaftskunde. Damit du die zahlreichen Arbeiten in deinem Berufsalltag problemlos erledigen kannst, ist fester Bestandteil der Aus- und Weiterbildung das Schreiben an der Maschine beziehungsweise am Computer. Weiterhin zeigen dir die Schulen die optimale Anwendung der bereitstehenden Software. 

Grundsätzlich solltest du für deinen Job bereits EDV-Grundkenntnisse mitbringen. Weiterhin sollte dir ein gewisses Organisationstalent in die Wiege gelegt sein. So ist es wichtig, dass du verschiedene Arbeiten am PC ohne fremde Hilfe erledigen kannst. Auf diesen Kenntnissen baut schließlich deine Ausbildung auf. Du solltest ein freundliches und ruhiges Auftreten haben. Eine freundliche und gepflegte Ausdrucksweise ist ebenso in diesem Job unabdingbar. Die Betriebe verlangen zudem, dass du dich sowohl schriftlich als auch mündlich gut ausdrücken kannst. Von Vorteil ist, wenn du neben Deutsch ein oder auch zwei Fremdsprachen beherrschst. 

Sekretär/in auf dem Stellenmarkt

Ob Handwerk, Bau oder Handel: Es gibt kaum eine Branche, die nicht auf Sekretäre angewiesen ist. Gutes Office Management wird geschätzt und so hast du gute Chancen, wenn du mit einer fundierten Ausbildung aufwarten kannst. Dabei gibt es die Stellenangebote als Sekretär/in sowohl für Teilzeit- als auch für Vollzeitjobs. Teilzeit umfasst meistens 30 Stunden pro Woche und bietet dir gute Möglichkeiten, um Beruf und Familie zu vereinen. Du kannst dich übrigens auch im öffentlichen Dienst, also bei diversen Behörden, nach einer geeigneten Stelle umsehen. 

Weiterbildung als Sekretär/in

Fortbildungen im Büromanagement, aber auch Weiterbildungen in diversen Fremdsprachen, zahlen sich in jedem Fall aus, denn langfristig bieten sie dir neue Jobchancen. So kannst du mit guten Fremdsprachenkenntnissen und geschickten Weiterbildungen beispielsweise den Sprung in die Assistenz der Geschäftsführung schaffen. Außerdem bietet sich Mitarbeitern im Sekretariat die Möglichkeit, eine Weiterbildung zum Fremdsprachensekretär beziehungsweise zur Fremdsprachensekretärin durchzuführen. Dadurch wirst du für international agierende Unternehmen zu einem wichtigen Teammitglied.