Arbeitszeitregelungen gelten auch für Remote-Teams
Das Arbeitszeitgesetz im Homeoffice
Grundsätzlich gilt das Arbeitszeitgesetz. Darin ist festgelegt, dass die regelmäßige Arbeitszeit nicht überschritten werden sollte und auch die Pausen gesetzlich einzuhalten sind. So sollte bereits nach vier Stunden die erste kurze Pause stattfinden und nach sechs Stunden Arbeitszeit mindestens eine Mittagspause erfolgen. Diese beträgt bei einem Arbeitstag von acht Stunden 30 Minuten, bei einer Arbeitszeit von neun Stunden 45 Minuten. Je nachdem gilt auch die in der Betriebsvereinbarung festgelegte Zeit, beispielsweise 60 Minuten Pause am Tag. Diese Pausen müssen auch im Homeoffice umgesetzt werden. Das Gleiche gilt für die Kurzpausen bei Bildschirmarbeit. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, darauf hinzuweisen und diese zu dokumentieren.
Befindet sich ein Mitarbeiter*in im Homeoffice, so muss auch die Berufsgenossenschaft darüber informiert sein, damit die Mitarbeiterin oder dieser Mitarbeiter im Falle eines Unfalls während der Arbeitszeit über diese versichert ist. Überstunden sind nur im Ausnahmefall zulässig und müssen je nach Betriebsvereinbarung vorher mit dem Chef abgesprochen sein und durch diesen genehmigt werden.
Vorteile bei der Arbeitszeit durch das Homeoffice
Das Homeoffice bedeutet eine positive Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter*innen und unterstützt die Kreativität beim Arbeiten. Die Mitarbeiter*innen gestalten ihren Alltag dabei getreu ihrem eigenen Arbeitsrhythmus und je nach Aufgaben verteilt sich die Arbeitszeit flexibel auf den ganzen Tag bis in die Abendstunden, wenn die Kinder schlafen und man mehr Zeit und Muße hat. Was sich positiv auf die Work-Life-Balance auswirkt, hat oft Konsequenzen in der Arbeitszeiterfassung. Denn Arbeiten nach 20:00 Uhr ist ein No-Go und auch die Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen müssen eingehalten sein und frei von Arbeit bleiben.
Andererseits bleiben den Arbeitnehmer*innen Fahrtzeiten erspart und das Unfallrisiko ist dadurch reduziert. Zudem entfallen Kosten für Benzin, das Auto und ggfs. Bahntickets oder Parkgebühren. Auch die Ausfallzeiten werden weniger, da sich die Mitarbeiter*innen nicht bei Kollegen*innen anstecken und selbst niemanden anstecken.
Alles dies sind Vorteile, doch ist darauf zu achten, die Zeiten richtig zu dokumentieren. In vielen Fällen werden die Zeiten dann durch die Personalabteilung manuell nachgetragen und auf die reguläre Kern- und Flexzeit angepasst, damit keine Nachtarbeit oder Arbeitszeit außerhalb der Regelzeiten entstehen.
Betriebsvereinbarungen für mobiles Arbeiten und Homeoffice
Entscheiden Firmen sich für das Remote-Office empfiehlt es sich, dies in eine Betriebsvereinbarung aufzunehmen und die Rahmenbedingungen festzulegen. So kann hier auch verankert sein, dass mobiles Arbeiten oder das Arbeiten aus dem Homeoffice nicht in vollem Umfang gestattet sind, das heißt die Zeiten im Homeoffice auch bewusst der Reduzierung von Überstunden dienen und die tägliche Arbeitszeit dann nur beispielsweise sechs Stunden umfasst. Wichtig ist, dass es Vereinbarungen und klare Regelungen gibt, auch damit die Führungskräfte in der Diskussion mit den Angestellten*innen abgesichert sind und eine gute Grundlage für ihre Argumentation haben.
Außerdem muss zwischen den Begrifflichkeiten unterschieden werden, denn ein Homeoffice muss vom Betrieb genehmigt und besichtigt sein, um sicherzustellen, dass die Vorgaben für ein gesundheitsförderndes Arbeiten, wie Abstand zum Bildschirm, Stuhl, etc. sichergestellt sind. In vielen Fällen muss ein Vollzeitarbeitsplatz im Homeoffice auch mit einem Bildschirm ausgestattet sein, damit der Mitarbeiter seinen Rücken nicht gefährdet. Hierin sollten alle Details aufgelistet sein, damit es keine Verletzungen des Arbeitsschutzes und der Arbeitszeit gibt, die das Unternehmen teuer mit Bußgeldern und Ordnungswidrigkeiten zu stehen kommen.
Gentlemen-Agreement für die Arbeitszeit mit dem Arbeitgeber
Mit einigen Arbeitgebern und Chefs gibt es sogenannte Gentlemen-Agreements, die die Arbeitszeit flexibel halten und wo keine Meldung der genau geleisteten Zeiten notwendig ist, weil die Unternehmen automatisch bei einem Arbeitstag im Homeoffice die reguläre Arbeitszeit eintragen und keinen weiteren Vermerk oder eine Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit fordern.
Diese Gentlemen-Agreements sind allerdings im Zweifelsfall schwierig, da die Arbeitszeit ein wichtiger Faktor ist, der gesetzlich eingehalten werden muss. Wenn ein Arbeitnehmer*in also zehn Stunden und mehr an einem Projekt von zuhause aus arbeitet, so verstößt der Arbeitgeber im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes gegen seine Aufsichtspflicht. Dies kann der Firma sehr teuer zu stehen kommen und muss am besten durch eine Meldung der Zeiten und eine bessere Kontrolle durch eine saubere Dokumentation sichergestellt werden. Denn Arbeitszeiten können auch zu Versicherungstechnischen Vorfällen führen. Beispielsweise dann, wenn ein Mitarbeiter im Homeoffice ist und mittags zu einem Kunden fährt und dabei einen Unfall verursacht. Dies hätte massive Folgen, da die Berufsgenossenschaft nicht für den Fall aufkommt.
Somit ist es wichtig, dass der Mitarbeiter*in solche Entscheidungen und Termine unbedingt meldet. Dies betrifft vor allem auch Besuche während der Arbeitszeit bei Kunden, die strikt untersagt sind, wenn eine Pandemie und eine hohe Ansteckungsgefahr herrschen.
Auch im Homeoffice muss man sich rechtzeitig krankmelden
Die Arbeitszeiten im Remote-Office betreffen auch Fehlzeiten. So kann ein Arbeitnehmer im Homeoffice, wenn er krank ist, nicht einfach arbeiten oder im Bett liegen – getreu dem Motto, vielleicht merkt es keiner. Im Homeoffice sein, aber in Wirklichkeit krank und nicht arbeitsfähig zu sein, kann zu einer Abmahnung führen und bis hin zur fristlosen Kündigung. So muss ein Arbeitnehmer*in im Zweifelsfall nachweisen, dass er oder sie tatsächlich gearbeitet hat. Denn auch ein Ausfall im Homeoffice verpflichtet zu einer Krankmeldung. So muss der Arbeitnehmer*in den Arbeitgeber zwingend über die Erkrankung und die voraussichtliche Dauer informieren. Ab dem dritten Tag muss eine Arbeitsunfähigkeitserklärung des Arztes vorgelegt werden. Je nach Vertragsgestaltung kann diese vom Arbeitgeber auch früher angefordert werden.
Im Übrigen muss ein Arbeitnehmer*in auch darauf achten, dass er nicht nachts oder nach 20:00 Uhr noch Kundenmails beantwortet. Dies kann sogar vom Arbeitgeber abgemahnt werden, wenn dies nicht vereinbart ist. Die Außenwirkung auf Kunden ist nicht vorteilhaft, wenn Angestellte auch beispielsweise nachts noch E-Mails beantworten und dafür aber tagsüber nicht erreichbar sind oder nicht ans Telefon gehen.
Zur eigenen Absicherung sollten Arbeitnehmer*innen bei der Tätigkeit im Homeoffice ihren täglichen Arbeitsablauf dokumentieren und dafür Sorge tragen, dass alle Maßnahmen mit dem Arbeitgeber abgestimmt sind oder dieser ausführlich darüber informiert oder unterrichtet wurde, so dass es im Nachhinein nicht zu bösen Überraschungen kommt, da das Homeoffice auch immer einen großen Interpretationsspielraum lässt, wenn keine klaren Ziele und Aufgaben vereinbart und dokumentiert worden sind.
Mit Teamkollegen sollten die Erreichbarkeit und Schichten genau abgestimmt sein, damit es hier nicht zu Konflikten führt, wenn alle Teammitglieder zur gleichen Zeit abwesend sind und die Kunden womöglich niemanden mehr erreichen können und dies zu Nachteilen für den Betrieb führt.
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