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Die richtige Bewerberauswahl

s.barislovits 2020/02/13

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Die Personalauswahl beschreibt alle Maßnahmen und Entscheidungen zur Personalbedarfsdeckung.

Auf besonders beliebte oder gut bezahlte Stellen gibt es oftmals eine Flut an Bewerbungen. Ein großer Pool an Bewerbungen ist ein Segen für die Bestenauslese, macht aber die Auswahl von geeignetem Personal zu einem langwierigen Prozess. Nur durch die qualifizierte Auswahl von internen und externen Bewerbungen erreichen Sie aber die bestmögliche Besetzung freier Stellen.

Alle Unterlagen verlangen eine sorgfältige Sichtung, das Treffen einer Vorauswahl und einer finalen Entscheidung. Fachliches und ein möglichst objektives Urteilsvermögen sind gefragt. Schließlich bilden letztlich motivierte und gute Mitarbeitende die Basis des Erfolgs Ihres Unternehmens. Fehler bei der Auswahl können deshalb langfristige oder kostenintensive Folgen haben.
Die meisten zielführenden Bewerbungsprozesse sind mehrstufig und verlangen nach der Bewerbung bzw. Datenübermittlung an den Arbeitgeber weitere Schritte, die von Videokonferenzen, Telefongesprächen und persönlichen Gesprächen bis hin zu Assessmentcentern reichen.

Das gesamte Verfahren sollte im Interesse des Arbeitgebers gut nachvollziehbar und transparent sein. Der Auswahlprozess erfordert deshalb eine klare Definition und das Einbinden aller Beteiligten. Als Beteiligte sollten Personen im Unternehmen einbezogen werden, die die spätere Arbeitsleistung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters erleben oder einschätzen müssen. Neben den Rekrutierenden, der Personalabteilung, und Führungskräften können auch zukünftige Kollegen an der Auswahl beteiligt werden. Gleichwohl muss der Personalrat berücksichtigt werden, sofern eine Mitarbeitenden Vertretung gebildet wurde. Dasselbe gilt gegebenenfalls für Schwerbehindertenvertretungen und weitere per Gesetz zu beteiligende Personen.

Der Weg zur Selektion der Bewerbungen

Nach der erfolgreichen Veröffentlichung Ihrer Stellenausschreibung und dem Eingang von Bewerbungen sollte zunächst eine erste Selektion der Bewerbungen erfolgen. Dabei sind unbedingt die Grundsätze des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu beachten. Ein Ausscheiden von Bewerberinnen oder Bewerbern aus dem Bewerbungsprozess z. B. aufgrund ihrer Nationalität, ihres Alters, ihres Geschlechts, ihres Aussehens, wegen Behinderungen oder sonstiger Parameter, die das AGG näher definiert, sind verboten und können im Fall einer Konkurrentenklage teuer zu stehen kommen. Gerichtliche Entscheidungen zeigen, dass die Zahlung von drei Monatsgehältern und mehr keine Seltenheit ist, wenn jemand nachweisen kann, aufgrund einer bestimmten Einflussgröße diskriminiert worden zu sein. Ein Foto ist von vielen Arbeitgebern gewünscht, es besteht aber keine Pflicht, der Bewerbung ein Lichtbild beizufügen.

Für eine geeignete Vorauswahl sollte ein handfestes Anforderungsprofil die Basis bilden. Das Anforderungsprofil beschreibt alle fachlichen oder sozialen Qualifikationen, die für die Besetzung der Stelle relevant sind.
Weitere Kriterien werden vom Arbeitgeber festgelegt und betreffen je nach dessen Priorität die Qualität des Bewerbungsanschreibens, der Bewerbungsunterlagen und Zeugnisse. Passende Kandidatinnen und Kandidaten werden nach der Vorauswahl für den nächsten Schritt des Bewerbungsprozesses (z.B. Einladung zum persönlichen Gespräch) vorgesehen.

Für viele Arbeitgeber heute ebenfalls ein wichtiges Kriterium stellt der Cultural Fit der Bewerbenden dar. Dies ist ein Indikator, ob und wie eine an Ihrer Stelle interessierte Person sich mit den in Ihrem Unternehmen gelebten Werten identifiziert. Durch auf die jeweilige Stelle zugeschnittene Fragebögen und Tests, durch Gespräche und gezielte Beobachtung kann der Cultural Fit bereits im Bewerbungsprozess einigermaßen genau erhoben werden.

Nach den geführten Telefonaten und / oder persönlichen Gesprächen können psychologische und physische Tests und weitere Auswahlprozesse durchgeführt werden, um die Bewerberinnen und Bewerber auf Herz und Nieren zu prüfen. Auch die Vereinbarung eines Probearbeitstages (Einfühlungsverhältnis) ist möglich.
Häufig spielen bei der Auswahl von Kandidatinnen und Kandidaten das Bauchgefühl und die Intuition eine wichtige Rolle. Dazu zählen der eigene Eindruck und der der am Auswahlverfahren teilnehmenden Kollegen.

Definieren Sie die Anforderungen! Die Bewerbungsunterlagen

Wirklich gutes Recruiting beginnt mit der Stellenanzeige. Sie sollte potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht schon im Vorhinein abschrecken, weil Sie das Unmögliche suchen. Formulieren Sie realistische und konkrete Anforderungen. Sie sollten unterscheiden zwischen Muss- und Kann-Anforderungen, denn so lässt sich leichter feststellen, welche Bewerbungen zu Ihren Vorstellungen passen könnten.
Folgende Parameter helfen Ihnen bei der Durchführung des Prozesses und der richtigen Selektion der Bewerbungen.
Vor allem bei der Sichtung von einer großen Anzahl Bewerbungsunterlagen empfiehlt sich ein strategisches Vorgehen. Wenn in einer ersten groben Durchsicht festgestellt werden konnte, dass das Anforderungsprofil erfüllt sein dürfte, geht es an die Analyse der Feinheiten, insbesondere der erworbenen Qualifikationen.
Je nach Stelle können Sie hier auf Formulierungen, Layout, beigefügte Unterlagen besonders achten. Viele Fehler zum Beispiel können auf fehlende Genauigkeit oder eine lockere Arbeitsmoral hindeuten.
Eine Übersicht über die Bewerbungen in Form einer Liste oder Tabelle kann helfen, nicht den Überblick zu verlieren und auch Details später noch zügig abrufen zu können. So lässt sich in einem späteren Gespräch leicht und professionell auf jede sich vorstellende Person individuell eingehen.

Bewerbungsgespräch – Ihre Fragen, Ihre Vorbereitung

Das persönliche Gespräch ist im Auswahlprozess meist nicht nur der zweite, sondern häufig auch der entscheidende Schritt.
Deshalb bedarf es einer intensiven Vorbereitung des Gesprächs auf der Arbeitgeberseite. Ein Gesprächsleitfaden bzw. ein Fragekatalog mit den Fragen, die auf jeden Fall beantwortet werden sollen kann helfen, wichtige Fragen nicht zu vergessen. Mit zielgerichteten Fragen lassen sich sowohl die Soft Skills als auch fachliche Kompetenzen ermitteln.

Ein wichtiges Einstellungsmerkmal ist dabei die Persönlichkeit der einzelnen Kandidaten. Junge, dynamische Startups brauchen andere Charaktere, als Traditionsunternehmen. Durch gezielte Fragen zu Freizeitaktivitäten finden Sie heraus, ob Unternehmen und Bewerber zusammenpassen. Auch der Umgang mit Kollegen spielt im Arbeitsalltag eine entscheidende Rolle. Beobachten Sie daher das Verhalten der Kandidaten und stellen Sie eine kleine, jobbezogene Aufgabe. Meistert der Bewerber diese Aufgabe in der herausfordernden Situation eines Vorstellungsgespräches ohne Probleme? Dann können Sie sicher sein, einen fähigen und kompetenten Kandidaten gefunden zu haben.

Um eine Vergleichbarkeit zu gewährleisten, sollten auch Stichworte notiert werden, die Sie bei der Beantwortung der Frage erwarten. Im besten Fall werden die Antworten zuvor auch noch gewichtet, so dass auf der Arbeitgeberseite allen Beteiligten klar ist, welche Anforderungen die Bewerberin oder der Bewerber zu erfüllen haben und was auf jeden Fall kommen muss.

Sie sollten dabei aber nicht allzu streng an Ihre vorgegebenen Antworten festhalten, denn im Gespräch ergeben sich häufig noch weitere wichtige Aspekte und interessante Antworten, die Sie flexibel in Ihre „Benotung“ einfließen lassen sollten.
In persönlichen Bewerbungsgesprächen kommt es häufig vor, dass den Stelleninteressierten mehrere am Auswahlverfahren beteiligte Personen gegenübersitzen. Dies hat den Vorteil, dass sich die interviewte Person gut konzentrieren kann. Manche Personen, die sich vorstellen, sind davon jedoch eingeschüchtert. Eine positive Gesprächsatmosphäre, Getränke und ein freundliches Miteinander während des Gesprächs sollten deshalb selbstverständlich sein.

Sie wollen sich als Arbeitgeber positiv darstellen und der wichtigste Eindruck ist auch für die Bewerberinnen und Bewerber das Arbeitgeberauftreten am Tag des Vorstellungsgespräches. Sie beobachten zwar aufmerksam, aber bewerten Sie die Körpersprache nicht über, weil diese von der Nervosität Ihres Gegenübers geprägt sein kann.

Probearbeitstag

Probearbeit ist ein guter Weg zur Überprüfung der Kompetenzen. Auch die Kandidatinnen und Kandidaten profitieren davon, weil sie dabei festzustellen vermögen, ob eine Arbeit im entsprechenden Unternehmen für sie in Frage kommt. So kann im künftigen Arbeitsumfeld herausgefiltert werden, ob die Auswahl bislang erfolgreich war. Wenn Person und Job nicht zusammenpassen, sollten genügend weitere Bewerbungen zum Nachrücken übriggeblieben sein.

Selektion mit System

Für eine maximale Aussagekraft der festgelegten Kriterien empfiehlt sich ein strukturiertes Bewertungsschema. Sie haben die Möglichkeit, nach dem Schulnotensystem vorzugehen oder komplexe Punktesysteme mit Gewichtung zu erarbeiten. Ein übersichtliches, transparentes Ranking aller Bewerbungen ermöglicht das zügige Bestimmen einer nachrückenden Person im Fall einer Absage.
Letztlich basiert die Auswahl jedoch nicht ausschließlich auf solch objektiv messbaren Werten, sondern es ist auch die subjektive Einschätzung der Arbeitgeberseite von Belang. Häufig formuliert in der Frage „Passt diese Person ins Team / ins Unternehmen?“.

Immer im Auge behalten sollten Sie als Arbeitgeber aber mögliche rechtliche Konsequenzen aus Ihrer Entscheidung.

Handeln Sie!

Nach dem Zusammentragen aller Informationen aus dem Anschreiben, dem Lebenslauf und dem Vorstellungsgespräch haben Sie eine optimale Entscheidungsgrundlage für eine möglichst objektive Auswahl.
Unvorhersehbaren Konsequenzen kann es bei jeder Einstellung geben. Mit den klaren Stellenanforderungen, der Checkliste oder den Fragebögen haben Sie jedoch alle vorhandenen Risiken so weit wie möglich minimiert.
Sie sollten also eine endgültige Entscheidung treffen. Unentschlossenheit und damit für die Stelleninteressierten lange Wartezeiten können sich kontraproduktiv auswirken, Ihr Bewerbungspool kann sich in der Zwischenzeit reduzieren. Handeln Sie also und entscheiden Sie sich für die Person, die am besten Ihre freie Stelle besetzt.

 

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