Assistenten und Assistentinnen arbeiten in der Regel für eine leitende Stelle und Position und übernehmen verwaltende Aufgaben und kümmern sich um die Terminplanung. Sie übernehmen quasi die Tätigkeiten, für die der/die Stelleninhaber/in keine Zeit mehr hat. Als Assistent oder Assistentin der Unternehmensführung hast du einen enorm wichtigen Job. Du bist bei allen wichtigen Entscheidungen involviert und weißt über alle Prozesse und Abläufe Bescheid. Ohne die Unterstützung von Assistent/innen könnten manche Stelleninhaber/innen ihre Arbeit nicht erledigen. Auf der Jobbörse stellenanzeigen.de findest du im Bereich Assistenz zahlreiche Stellenangebote und Jobs aus den verschiedenen Branchen.
Was machst du als Assistent/in?
Als Assistent/in bist du einem oder einer hochrangigen Mitarbeitenden unterstellt und übernimmst organisatorische und unterstützende Aufgabenbereiche. Du bist bei fast allen Prozessen und Projekten involviert und helfen bei der Umsetzung. Meistens hast du einen enorm komplexen Arbeitsablauf. Es gibt aber auch Stellen, bei denen du nur grundlegende assistierende Büroaufgaben erledigst. Es ist ein vielseitiger und abwechslungsreicher Beruf:
- Als Assistent oder Assistentin für die Unternehmensführung übernimmst du verantwortungsvolle und wichtige Aufgaben, die direkt von höchster Ebene kommen.
- Du übernimmst den kompletten Schriftverkehr für deine Vorgesetzten, dazu gehören die Post, der E-Mail-Verkehr und die Terminplanung.
- Du planst und organisierst zusammen mit deinen Vorgesetzten Sitzungen, Meetings oder andere Besprechungen
- Klient/innen empfangen und begrüßen gehört auch zu deinen Aufgaben.
- Als Assistent/in bist du für die Kommunikation mit anderen Mitarbeiter/innen und Abteilungen verantwortlich.
- Bei Präsentationen unterstützt du die Reden oder Vorträge und schreibst das Protokoll.
- Du solltest sehr gute EDV-Kenntnisse, denn du brauchst sie für die Bearbeitung und Analyse von Daten in verschiedenen Softwareanwendungen und Tools.
Assistent/in: Anforderungen, Voraussetzungen, und Qualifikationen
Für die Arbeit als Assistentin oder Assistent benötigst du eine kaufmännische oder informationstechnische Ausbildung. Eine Ausbildung zur Bürokauffrau oder zum Bürokaufmann würde passen. Hier lernst du wichtige Schwerpunkte wie Organisation und Verwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Planung, grundlegende Wirtschaftsthemen, Mathematik und Deutsch. Manche Stellen setzen auch ein abgeschlossenes Studium voraus, allerdings nur in gehobenen Positionen, z. B. Assistent/in für die Geschäftsführung. Eine Ausbildung reicht meistens völlig aus. Nach der Ausbildung kannst du dir durch Fort- und Weiterbildungen weitere Fähigkeiten und Fachwissen aneignen. Praxiserfahrung ist für Assistent/innen enorm wichtig.
Persönliche Qualifikationen und Eigenschaften
Als Assistentin oder Assistent musst du ein echtes Organisationstalent sein. Du übernimmst die komplette Terminplanung deiner Vorgesetzten, beachtest Fristen und informierst andere Abteilungen und Mitarbeiter/innen über wichtige Informationen. Sehr gute verwaltende und organisatorische Fähigkeiten sind daher enorm wichtig. Außerdem brauchst du in deiner täglichen Arbeit folgendes:
- EDV-Kenntnisse: Du musst dich mit allen Geräten, Softwareanwendungen und Tools auskennen.
- Für die Verwaltung solltest du gut analysieren können.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten: Du begrüßt neue Klient/innen oder führst wichtige Telefonate, oft sind sogar solide Englischkenntnisse und gute Gesprächsführungstechniken gefragt.
Wie sind die Weiterbildungsmöglichkeiten und Zukunftsaussichten als Assistent/in?
Qualifizierte Assistent/innen haben eine gute Chance, einen Job zu bekommen. Deine Qualifikationen, Motivation und Eigenschaften sind bei der Jobsuche natürlich sehr wichtig. Auf stellenanzeigen.de kannst du dir die verschiedenen Anforderungsprofile der Stellenangebote und Jobs ansehen. Branchenkenntnisse und Fachwissen spielen auch eine sehr wichtige Rolle. Aus diesem Grund solltest du dich regelmäßig über den aktuellen Markt informieren und bei Gelegenheit auch fortbilden. Auf diese Weise kannst du dir immer mehr Fachwissen aneignen und deine Fähigkeiten verbessern. Es werden z. B. Kurse und Fortbildungen im Bereich Kommunikation und Gesprächsführung angeboten. Durch Weiterbildungen steigen auch deine Chancen, eine höhere Position zu besetzen. Du lernst alle wichtigen Prozesse im Unternehmen kennen und kannst mit genug Praxiserfahrung irgendwann selbst einen leitenden Posten übernehmen.
Auszeichnungen
