Die Stelle wird unbefristet in Teilzeit bis 25 Stunden/Woche besetzt.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.

In dieser Rolle unterstützen Sie den Vorstand und den Büroleiter bei der Vor- und Nachbereitung der Gremienarbeit (Stiftungsrat, Fachausschüsse, Wissenschaftlicher Beirat) und gestalten so aktiv die Weiterentwicklung der Stiftung UPD mit.

• Organisation und Koordination von Gremiensitzungen, inkl. Terminabstimmung, Raumbuchung und technischer Vorbereitung
• Unterstützung und Vertretung der Vorstandsassistenz im operativen Tagesgeschäft
• Erstellung und Weiterentwicklung von Checklisten zur Sitzungsplanung sowie eigenständige Abarbeitung organisatorischer Aufgaben
• Zusammenstellung und Versand von Sitzungsunterlagen sowie Strukturierung von Beschlussunterlagen und Protokollen
• Kommunikation mit Gremienmitgliedern – z. B. bei Einladungen, Rückfragen oder Reiseinformationen
• Unterstützung bei der An- und Abreise der Gremienmitglieder und Betreuung bei Sitzungen vor Ort
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen der Gremienmitglieder
• Unterstützende Aufgaben im Bereich externe Kommunikation, u.a. Einholung von Angeboten
• Kleinere Bestellungen und organisatorische Aufgaben rund um Materialien und Veranstaltungslogistik

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Sie bringen Erfahrung in der Organisation von Gremiensitzungen, Veranstaltungen oder vergleichbaren administrativen Prozessen mit.
• Organisationsgeschick und selbstständige Arbeitsweise: Mit Ihrer strukturierten und vorausschauenden Arbeitsweise behalten Sie auch bei parallelen Aufgaben und Terminen den Überblick. Sie arbeiten zuverlässig, eigenverantwortlich und mit einem hohen Maß an Serviceorientierung.
• Kommunikationsfähigkeit: Klare und respektvolle Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit internen und externen Partner:innen ist für Sie selbstverständlich.
• Softwarekenntnisse: Der Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (MS3665, Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ist für Sie selbstverständlich.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.
• Flexibilität und Engagement: Sie mögen die Herausforderung eines modernen Umfelds und bringen sich mit Eigeninitiative und Freude an der Zusammenarbeit in ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld ein.

Sie erwartet eine vielseitige und herausfordernde Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation mit großem gesellschaftlichem Nutzen.

• Ein motivierendes und engagiertes Team in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld – wir arbeiten gemeinsam für unsere Vision
• Eine moderne, digitale Arbeitsumgebung
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten
• Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD, inklusive regelmäßiger Gehaltserhöhungen und Sonderleistungen
• Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einem überwiegenden Arbeitgeberanteil
• Eine fundierte Einarbeitung mit einem Onboardingkonzept und einem Patenschaftsmodell
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein zusätzliches Fortbildungsbudget
• Barrierefreie Arbeitsplatzgestaltung