Deine Aufgaben

Operative und administrative Unterstützung des Teams

• Management mehrerer umfangreicher E-Mail-Accounts
• Verantwortung für Terminplanung, -koordination und Tagesorganisation
• Vorbereitung, Priorisierung und Strukturierung von Terminen
• Organisation von Teammeetings, Bereichsveranstaltungen und Projekt-Kick-offs
• Projektspezifische Verlegung des Arbeitsorts

Projekt- und Prozessmanagement

• Eigenverantwortliche Übernahme organisatorischer Arbeitsprozesse und Koordination mehrerer Projekte, auch in unserem ERP-System V1
• Überwachung von Projektmeilensteinen, Timelines und Budgets
• Projektbegleitung von Angebotserstellung bis Abrechnung
• Pflege von Projektübersichten, Statusreports und Datenbanken
• Mitarbeit bei der Optimierung interner Prozesse

Kommunikation und Schnittstellenmanagement

• Telefonische und schriftliche Korrespondenz
• Ansprechpartner*in für Dienstleister, Kunden und interne Projektteams
• Koordination von Workshops, Projektterminen oder Standortbesuchen

Dokumentation, Reporting und Präsentationen

• Erstellung, Verwaltung und Pflege projektspezifischer Unterlagen
• Erstellung von Protokollen bei Meetings und Aufgabennachverfolgung
• Vorbereitung von Management-Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Projektberichten
• Unterstützung bei Vertrags- und Dokumentenverwaltung
• Unterstützung bei Ausschreibungen, Angebotsvergleichen und Vergabeprozessen

Reise- und Veranstaltungsorganisation

• Planung und Organisation von Dienstreisen und Schulungen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Teamassistenz- oder Projektmanagementfunktion, idealerweise im Real Estate Umfeld
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Kommunikationsstärke, Diskretion und proaktive Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren

Wir bieten

• Ein abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Ein motiviertes Team und offene Unternehmenskultur
• Intensive Einarbeitung durch ein engagiertes Team, das zusammenhält
• Moderne Büroräume in einem innovativen Arbeitsumfeld
• Individuelle Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Leistungsorientierte Vergütung und attraktive Corporate Benefits, u. a.:
  • Kostenlose Getränke und frisches Bio-Obst
  • Vermögenswirksame Leistungen & betriebliche Altersvorsorge
  • JobBike und weitere Benefits

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