Im Sekretariat der Leiterin der Hauptredaktion Aktuelles und stellvertretenden Chefredakteurin laufen die zentralen Fäden einer der größten Hauptredaktionen des Hauses zusammen. Das macht die Aufgabe ebenso verantwortungsvoll wie vielseitig – mitten im aktuellen Nachrichtengeschehen und an einer wichtigen Schnittstelle der Chefredaktion.

Das Vorzimmer ist mit zwei Mitarbeitenden besetzt, die eng und vertrauensvoll zusammenarbeiten und gemeinsam eine verlässliche Erreichbarkeit über den Arbeitstag hinweg sicherstellen. Die Arbeitszeit wird dabei im Wechsel auf einen Früh- und einen Spätdienst innerhalb des Zeitrahmens von 08:30 Uhr bis 18:30 Uhr aufgeteilt. Eine gute Abstimmung im Zweierteam sowie die Bereitschaft zu einer flexiblen und kollegialen Arbeitsorganisation sind daher wichtige Voraussetzungen für diese Position.

Deine Aufgaben

• Selbstständiges Ausführen aller im Leitungssekretariat der Hauptredaktion vorkommenden vielseitigen und schwierigen Schreib- und Sekretariatsaufgaben, inkl. entscheidungsreifes Bearbeiten von Verwaltungsvorgängen und dem selbstständigen Abfassen klassischer, vertraulicher und durchaus schwieriger Schreiben sowie Quotenreportings
• Überwachung des Kalenders der Hauptredaktionsleitung und des Chefs vom Dienst Aktuelles, inkl. der Koordination interner und externer Termine sowie der Koordination von Mitarbeitergesprächen
• Reise- und Abwesenheitsmanagement für das Leitungsteam der Hauptredaktion Aktuelles sowie der Redaktionsleitungen der Hauptredaktionen sowie Disposition der Bereitschaften
• Verwaltung des Reporter-Pools (Einsatzübersicht, Abordnungen, Dienstreisen, Akkreditierungen etc.), Unterstützung der Chefredakteurin bei der Koordination von Inlands- /Auslandsstudioleitertagung, inkl. Organisation der Bewirtung und technischer Ausstattung, inkl. Koordination (Bestellung/Reparatur) der In-Ears für Moderator*innen; Organisation von Interviews und Hintergrundgesprächen, inkl. Bewirtung; Koordination von Interview- und Vortragsanfragen

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung und verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im digitalen Büromanagement und Assistenzbereich
• Du kannst die Microsoft-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint sicher bedienen und arbeitest dich schnell in interne IT-Systeme ein
• Du arbeitest gerne eigenverantwortlich und bist zugleich ein*e Teamplayer*in
• Du bist zuverlässig, engagiert und zeichnest dich durch ein sympathisches Auftreten und hohe Kommunikationsfähigkeit aus
• Du verfügst über ausgeprägte soziale Kompetenz und Freude am Umgang mit Menschen

Freuen Sie sich auf