Mitarbeiter:in Verwaltung und Stiftungsorganisation / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über Uns:

Wir sind die Stiftung Lyrik Kabinett in München, eine gemeinnützige Literaturinstitution und ein lebendiger Ort für Poesie, Begegnung und kulturellen Austausch. In unserer Bibliothek, bei rund 50 Literaturveranstaltungen im Jahr, in eigenen Publikationen und Bildungsprojekten machen wir Lyrik in ihrer sprachlichen und internationalen Vielfalt zugänglich. Besonders wichtig ist uns, Kindern und Jugendlichen einen kreativen Zugang zu Gedichten und Sprache zu eröffnen.

Für unser engagiertes Team suchen wir zum 1 . Mai 2027 eine:n Mitarbeiter:in Verwaltung und Stiftungsorganisation / Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit mit 25 bis 30 Wochenstunden. In dieser verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Position verbinden Sie organisatorische und administrative Aufgaben mit der Mitarbeit in einem inspirierenden kulturellen Umfeld. Sie tragen dazu bei, dass unsere Stiftung ihren vielfältigen Aufgaben zuverlässig nachkommt und unser Haus ein offener Ort für Literatur und Begegnung bleibt.

Ihre Aufgaben:

In dieser Position unterstützen Sie unsere Geschäftsführung und unseren Vorstand im operativen Tagesgeschäft und tragen dazu bei, dass die Abläufe unserer Stiftung zuverlässig und reibungslos funktionieren. Sie verbinden administrative Sorgfalt mit organisatorischem Geschick und arbeiten eng mit unserem Team sowie externen Partnerinnen und Partnern zusammen.

Sie organisieren unser Büro, koordinieren Termine, bearbeiten die Korrespondenz und allgemeine Anfragen und führen die telefonische Kommunikation.
Sie verwalten Verträge und pflegen unsere administrativen Abläufe.
Sie koordinieren externe Dienstleister, insbesondere im Bereich IT.
Sie übernehmen Aufgaben der Finanzverwaltung, darunter Zahlungsverkehr und Buchungen, und bereiten Förderanträge, Verwendungsnachweise sowie Unterlagen für den Jahresabschluss vor.
Sie bearbeiten Bestellungen und organisieren den Versand unserer Publikationen einschließlich der Rechnungsstellung.
Sie betreuen Lesungen, Tagungen und weitere Projekte administrativ. Dazu gehören die Vorbereitung, die Personalkoordination und die Abrechnung.
Sie betreuen die Mitglieder unseres Freundeskreises und organisieren die Vermietung unserer Veranstaltungsräume einschließlich Vertragswesen und Rechnungsstellung.
Sie unterstützen die externe Personalbuchhaltung und übernehmen weitere Aufgaben in diesem Bereich.
Sie übernehmen allgemeine organisatorische und praktische Aufgaben in unserem Haus und wirken so an einem gut funktionierenden Tagesbetrieb mit.

Ihre Tätigkeit bietet Ihnen die Möglichkeit, Veranstaltungen, Publikationen und Vermittlungsprojekte organisatorisch zu begleiten und die Arbeit unserer gemeinnützigen Literaturinstitution unmittelbar mitzugestalten.

Ihr Profil:

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Verwaltung und Stiftungsorganisation zuverlässig mitgestaltet und Freude an einem vielseitigen Aufgabenfeld im kulturellen Umfeld hat.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder über ein Studium, gern auch in den Geistes-, Kultur- oder Sozialwissenschaften, und bringen einschlägige mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in Verwaltung, Assistenz oder Office Management mit. Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenständig. Dabei behalten Sie auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick, koordinieren Abläufe verbindlich und übernehmen gern Verantwortung.

Im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sind Sie sicher. Erfahrungen mit Buchhaltungssoftware sind von Vorteil. Sie kommunizieren freundlich, klar und professionell, treten verbindlich auf und gehen mit vertraulichen Informationen diskret um. Gute Englischkenntnisse setzen wir voraus.

Wir wünschen uns Ihr Interesse an Literatur und Kultur sowie Ihre Bereitschaft, sich mit den gemeinnützigen Zielen und Aufgaben unserer Stiftung zu identifizieren. Wichtig sind uns außerdem Teamfähigkeit, Verlässlichkeit und die Bereitschaft, sich engagiert in die organisatorischen und praktischen Abläufe unseres Hauses einzubringen.

Wir bieten:

Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle und vielseitige Aufgabe an einem besonderen Ort: In unserem Haus in der Münchner Maxvorstadt verbinden sich Bibliothek, Veranstaltungen, Publikationen und kulturelle Bildung. Als Mitarbeiter:in in Verwaltung und Stiftungsorganisation tragen Sie dazu bei, dass unsere gemeinnützige Arbeit verlässlich und professionell gelingt.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, dem Vorstand und unserem engagierten Team zusammen. Ihre sorgfältige Arbeit schafft die Grundlage dafür, dass wir Menschen für Gedichte begeistern und kulturelle Teilhabe ermöglichen können.

Wir pflegen eine persönliche, kollegiale und zugleich fachlich anspruchsvolle Arbeitsatmosphäre. Unsere kurzen Entscheidungswege und die überschaubare Größe unseres Teams ermöglichen Ihnen, Verantwortung zu übernehmen, eigene Ideen einzubringen und Abläufe aktiv mitzugestalten. Sie arbeiten in einem inspirierenden, ästhetisch geprägten Umfeld und leisten einen wichtigen Beitrag zu einer international vernetzten Literaturinstitution.