Beschäftigte*r in der Stabsstelle Gremien (w/m/d)

Vollzeitbeschäftigung
befristet für die Dauer des Mutterschutzes mit ggf. sich anschließender Elternzeit
Entgeltgruppe 9b TV-L FU
Kennung: GR1V-2026

Die Freie Universität Berlin wurde mehrfach als Exzellenzuniversität ausgezeichnet und nimmt international eine Spitzenstellung in Forschung und Lehre ein.
Die Stabsstelle Gremien unterstützt zentrale Gremien und Kommissionen der Freien Universität bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben in der akademischen Selbstverwaltung.
Für die Sachbearbeitung in der Stabsstelle suchen wir eine Vertretung befristet für die Dauer des Mutterschutzes mit ggf. sich anschließender Elternzeit.
Was wir Ihnen bieten:

eine verantwortungsvolle Tätigkeit für die akademische Selbstverwaltung und Einblicke in die hochschulpolitische Arbeit der Freien Universität.
eine umfassende Einarbeitung, die Sie gezielt für alle Themenfelder fit macht, die in Ihrer neuen Tätigkeit bearbeitet werden.
die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildungsmöglichkeiten und Maßnahmen zur Gesundheitsförderung.
weitere Vorteile wie beispielsweise eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, Corporate Benefits und zahlreiche Angebote beim Hochschulsport.

Aufgabengebiet:

Das Aufgabenspektrum umfasst

Koordination, fachliche Qualitätssicherung und inhaltliche Begleitung der Verfahren zentraler universitärer Gremien (insbesondere Akademischer Senat, Kommission für Lehre und Studium, Kuratorium, Präsidium).
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen einschließlich Termin- und Fristenmanagement, Koordination von Tagesordnungen sowie Bereitstellung der Sitzungsunterlagen.
Erstellung von Ergebnis-, Beschluss- und Verlaufsprotokollen sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und Arbeitsaufträgen.
Vorbereitung und teilweise eigenständige Erstellung von Beschlussvorlagen, Berichten, Stellungnahmen und Entscheidungsgrundlagen.
rechtliche und verfahrensbezogene Prüfung von Vorlagen und Eingaben unter Anwendung der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften.
Wahrnehmung der Geschäftsstellenfunktion für zentrale Gremien einschließlich Beratung der Gremienmitglieder und weiterer Beteiligter zu Verfahrensfragen.
Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Gremienarbeit.

Einstellungsvoraussetzungen:

abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Verwaltungsrecht) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen
Deutschkenntnisse (C2-Niveau).

Erwünscht:

Kenntnisse der rechtlichen und organisatorischen Grundlagen der akademischen Selbstverwaltung einschließlich der hochschulrechtlichen Vorschriften.
Kenntnisse universitärer Organisations- und Entscheidungsstrukturen sowie Verwaltungsabläufe.
Erfahrung mit Gremienverfahren, Geschäftsstellenorganisation und der Vorbereitung von Entscheidungsprozessen
ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein.
sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen.
Kommunikations- und Beratungskompetenz sowie Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
sichere Anwendung gängiger IT-Anwendungen sowie Bereitschaft zur Mitarbeit an digitalen Entwicklungs- und Veränderungsprozessen.
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Weitere Informationen erteilt Herr Emanuel Koulouris (gr@fu-berlin.de / 030 838-73170).

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 21.09.2026 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Emanuel Koulouris: gr@fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin
Stabsstellen
Stabsstelle Gremien
Herrn Emanuel Koulouris
Hittorfstr. 18
14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

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