Das ist die Aufgabe

• In enger Zusammenarbeit mit der Leitung Qualitätsmanagement koordinierst du Meetings, Workshops und bereichsübergreifende Veranstaltungen und sorgst dafür, dass alle organisatorischen Abläufe reibungslos ineinandergreifen
• Eigenständig steuerst du Bestellungen, holst Angebote ein und koordinierst die Beschaffung von Schulungen, externen Räumlichkeiten sowie Büro- und IT-Ausstattung
• Als zentrale Schnittstelle koordinierst du Termine, Reiseplanungen und die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und hältst den administrativen Alltag der Bereichsleitung effizient am Laufen
• Deine Expertise bringst du bei der Pflege und Weiterentwicklung von Prozessdokumentationen ein und unterstützt dabei, Qualitätsstandards nachhaltig zu sichern
• Gemeinsam mit den Fachbereichen entwickelst du den Intranetauftritt weiter, erstellst Präsentationen, Newsletter und Kommunikationsunterlagen für interne sowie internationale Zielgruppen
• Mit einem sicheren Blick für Zahlen unterstützt du das Reporting, entwickelst Power BI-Dashboards weiter und bereitest Management-Reviews, Kennzahlen und Entscheidungsvorlagen auf

Das überzeugt uns

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen und idealerweise bereits Erfahrung in einer Assistenzfunktion gesammelt
• Organisation liegt dir im Blut und auch bei vielen parallelen Themen setzt du die richtigen Prioritäten
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 gehört für dich zum Arbeitsalltag; idealerweise hast du bereits mit SharePoint oder Power BI gearbeitet
• Deutsch und Englisch beherrschst du sicher in Wort und Schrift und kommunizierst souverän mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und ein hohes Qualitätsbewusstsein zeichnen dich aus
• Es macht dir Spaß, Prozesse aktiv mitzugestalten, Verbesserungen anzustoßen und ein internationales Team organisatorisch zu unterstützen