Assistenz Abteilungssekretariat (m/w/d)

Als Spezialist für Job und Karriere steht Randstad Ihnen vertrauensvoll zur Seite. Wir sind Randstad und unterstützen Sie dabei, Ihre berufliche Ziele zu erreichen. Dabei legen wir Wert auf ein Arbeitsumfeld, in dem sich alle wertgeschätzt fühlen. Unsere Partnerschaft beginnt hier: Willkommen bei Randstad.

Diversität wird bei uns aktiv gelebt, daher begrüßen wir jede Bewerbung. Wir legen Wert auf Chancengleichheit und begrüßen die Bewerbung von Menschen mit Behinderung, deren Inklusion uns ein besonderes Anliegen ist.

Suchen Sie nicht nur einen Job, sondern eine Mission im Herzen von Berlin? Für ein renommiertes Forschungsinstitut suchen wir zum 01.06.2026 eine Assistenz im Abteilungssekretariat, die Organisationstalent mit Leidenschaft verbindet. Sie sind das organisatorische Rückgrat, die kommunikative Schnittstelle und der Ruhepol in einem dynamischen, internationalen Umfeld. In dieser Position jonglieren Sie nicht nur mit Terminen, sondern unterstützen wissenschaftliche Exzellenz auf höchstem Niveau.

• Zentrale Schnittstelle: Leitung der administrativen Geschäftsstelle und Koordination fachübergreifender Korrespondenz (Deutsch/Englisch).
• Event-Management: Eigenständige Organisation, Vor- und Nachbereitung internationaler Tagungen, Workshops und Sitzungen inklusive Protokollführung.
• Logistik-Profi: Komplette Dienstreiseorganisation und -abrechnung sowie ad-hoc-Einsatzplanung in Krisenfällen (Lagezentrum).
• Finanz- & Ressourcenmanagement: Haushaltsplanung, Beschaffungswesen und Raumplanung für den Verantwortungsbereich.
• Wissenschaftlicher Support: Redaktionelle Bearbeitung von Manuskripten, Literaturrecherche in Datenbanken sowie Gestaltung von Vorträgen und Webseiten.
• Verwaltung: Schriftgutverwaltung, Postbearbeitung und Unterweisung von Auszubildenden
• Qualifikation: Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondent/in oder eine vergleichbare Ausbildung.
• Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder einem vergleichbaren Umfeld.
• Fachwissen: Kenntnisse in der Bundeshaushaltsordnung (BHO), dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) sowie Grundkenntnisse im Vergaberecht.
• IT-Skills: Professioneller Umgang mit der MS-Office-Palette (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Sprachgefühl: Verhandlungssicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse für den wissenschaftlichen Kontext.
• Soft Skills: Ein hohes Maß an Flexibilität, Belastbarkeit, proaktive Serviceorientierung und absolute Teamfähigkeit.
• Attraktive Vergütung: Leistungsgerechte Vergütung gemäß Tarifvertrag Zeitarbeit der DGB/GVP Tarifgemeinschaft.
• Erholung: bis zu 30 Tagen Erholungsurlaub sowie Sonderurlaub für Umzug, Heirat, Geburt und weitere Ereignisse
• Soziale Absicherung: Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Weihnachts- und Urlaubsgeld.
• Fairness: Vertretung durch unseren flächendeckenden Betriebsrat inkl. Schwerbehindertenvertretung
• Altersvorsorge: Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge nach dem Ende der Probezeit.
• Weiterbildungsmöglichkeiten: Zugang zu mehr als 200 kostenlosen Online-Kursen, z.B. MS-Office

Wir leben Vielfalt und Weltoffenheit: Menschen mit Behinderung sind bei uns ausdrücklich und von ganzem Herzen willkommen – Ihre Talente zählen!

Über Randstad Operational

Randstad ist einer der weltweit führenden Personaldienstleister mit dem Ziel, so spezialisiert und so fair zu werden wie kein anderes Unternehmen in der Welt der Arbeit. Durch die Unternehmensstrategie „partner for talent” finden, fördern und verbinden wir spezialisierte Talente mit Unternehmen – weltweit, vor Ort und immer mit hoher Geschwindigkeit. Wir schaffen leistungsfähige, vielfältige und agile Teams und unterstützen jeden Einzelnen dabei, eine erfolgreiche Karriere mit gleichen Chancen zu erreichen.

Randstad Operational ist eine der vier Spezialisierungen von Randstad und bündelt unsere Expertise im gewerblichen-technischen sowie kaufmännischen Bereich.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern in Randstad Stellenanzeigen die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.