Das Max-Planck-Institut für Astronomie (MPIA) ist mit rund 350 Mitarbeitenden eines der weltweit führenden astrophysikalischen Forschungsinstitute.

Für die administrative Unterstützung innerhalb des Personalwesens suchen wir ab sofort befristet für ein Jahr eine

Administrative Assistenz (m/w/d)

in Teilzeit (12 – 15 Stunden)

Kennziffer 420

Ihre Aufgaben

• Erstellung von standardisierten Vereinbarungen von Mitarbeitenden mit Gaststatus und Unterstützung bei der Dateneingabe in SAP, gegebenenfalls auch Erstattung von Aufwandsentschädigungen
• Hilfe bei der Pflege von Daten, beispielsweise für die digitale Personalakte
• Pflege von Übersichten und Dokumentationen
• Unterstützung bei organisatorischen Abläufen beim On-/Offboarding
• Vorbereitung von Zeugnisentwürfen
• Assistenzaufgaben für die Personalleitung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder dienstleistungsorientierte Berufsausbildung
• Berufserfahrung im Sekretariat, in der Sachbearbeitung sind von Vorteil
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift sowie gutes Englisch
• Fundierte Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Produkten sind zwingend erforderlich, idealerweise auch Kenntnisse in SAP/HR
• Präsenz im Institut ist erforderlich
• Ausgeprägte Sozialkompetenz, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Diskretion
• Interkulturelles Verständnis

Unser Angebot

• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld
• Vergütung nach TVöD Bund
• Ein hohes Maß an Selbständigkeit
• Zuschuss zum Jobticket Deutschland

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die MPG strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Bei Fragen zur Chancengleichheit wenden Sie sich bitte an die Gleichstellungsbeauftragten (equality@mpia.de), zum Thema Schwerbehinderung an Herrn Dr. Ralf Launhardt (rl@mpia.de).

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung. Bitte bewerben Sie sich bis zum 20.07.2026 ausschließlich online.

Weitere Informationen zum Max-Planck-Institut für Astronomie finden Sie unter www.mpia.de.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Max-Planck-Institut für Astronomie
Königstuhl 17
D-69117 Heidelberg

www.mpia.de