Wir sind ein inhabergeführtes, modernes Unternehmen in Overath-Untereschbach mit rund 20 Mitarbeitenden und organisieren seit mehr als 40 Jahren bundesweit Kongresse, Seminare und Online-Fortbildungen für Ärztinnen und Ärzte.

Unser Team wächst – daher suchen wir in Voll- oder Teilzeit:

Assistenz (m/w/d)
in der Veranstaltungsorganisation & Geschäftsleitung

Du unterstützt die Teamleitung bei allen administrativen und operativen Aufgaben rund um die Veranstaltungsorganisation und kannst dir vorstellen, daneben auch die Geschäftsleitung zu entlasten.

Deine Aufgaben:

• Selbstständige Mitwirkung an Projekten (z. B. Einladung und Bestätigung, Hotelrecherchen und -buchung, Abstimmung mit den Referenten, Adressmanagement, Rechnungsprüfung)
• Teilnehmermanagement im Rahmen des Buchungssystems
• Projektsteuerung durch unsere Software
• Briefing und Kontrolle der technischen Betreuung der virtuellen Veranstaltungen
• Eigene Betreuung einzelner Veranstaltungen
• Kundenkontakt mit Hotels, Teilnehmenden, Referierenden und Sponsoren
• Konfektionierung kleinerer Mailings, Versand von Post und Paketen
• Telefonzentrale
• Unterstützung bei zentralen Bestellungen (z. B. Material)
• Reisebuchungen für Referenten, aber auch für die Geschäftsleitung
• Unterstützung bei der Präsentationserstellung

Dein Profil:

• Kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung im Veranstaltungs- oder Hotelbereich oder andere vergleichbare Qualifikation
• Schnelle Auffassungsgabe und hohes Organisationsvermögen zeichnen dich aus
• Du hast Spaß an vielfältigen Tätigkeiten und eine selbstständige, zuverlässige, teamorientierte Arbeitsweise
• Du hältst gerne die Fäden in der Hand und koordinierst als Schnittstelle zwischen Teamleitung, Projekt und Geschäftsleitung
• Vielleicht schon Berufserfahrung im Bereich Projektassistenz, der Hotelbranche oder im Reise- und Kongress-Bereich?

Wir bieten:

• Einen selbstständigen Gestaltungsspielraum und viel Eigenständigkeit nach sorgfältiger Einarbeitung
• Flache Hierarchien und eine spannende, abwechslungsreiche Aufgabenstellung nach gründlicher Einarbeitungsphase
• Gleitzeit und tageweises mobiles Arbeiten sind für uns selbstverständlich
• Wir unterstützen deine persönliche Weiterbildung durch passende Fortbildungsangebote und Kurse (z. B. Sprachen)
• Ein dynamisches Team mit motivierten Kolleginnen und Kollegen erwartet dich
• Ob Parkplatz, Obst oder Kaffee – bei uns ist für alles gesorgt!

Komm ins Team diaplan. Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Angabe der Gehaltsvorstellung und des möglichen Eintrittszeitpunktes an a.triebel@diaplan.de oder über unser Bewerberformular.

diaplan GmbH
Andrea Triebel
Alte Ziegelei 2 – 4
51491 Overath
T: 0 22 04/9731-01
www.diaplan.de