Ein Team zu führen ist schon in normalen Zeiten nicht leicht: Verschiedene Charaktere, Arbeitsweisen und Kommunikationsstile treffen in einer Arbeitsgruppe ungebremst aufeinander. Sie alle wollen professionell gelenkt und moderiert sein, damit Ergebnis und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter am Ende des Tages auch stimmen. Aktuell befinden sich durch den Corona-Shutdown sehr viele Mitarbeiter im Home-Office. Das stellt die Teamleitung vor ganz neue Herausforderungen. Hier sind 5 Tipps, mit denen dir Teamführung aus dem Home-Office besser gelingt.

Wir alle wurden von dem Tempo der einbrechenden Corona-Krise vermutlich ziemlich überrascht. Plötzlich sitzt man im Home-Office, und irgendwie ist nichts geregelt: Findet der Jourfix nun statt oder nicht? Wen erreiche ich wann und wie? Orientierungslosigkeit kann sich da schnell breit machen und für ganz schön viel Sand im Getriebe von Geschäftsprozessen sorgen. In solchen Phasen ist es für dich als Teamleiter besonders wichtig, das Heft in die Hand zu nehmen. Du musst jetzt Struktur und Ordnung ins Chaos bringen. Das wird von dir erwartet, denn schließlich hast du die Führungsrolle in der Gruppe inne. Zu allererst ist vor allem dein organisatorisches Talent gefragt.

Tipp 1: Online-Meeting und Team-Chat

Klar ist: Gemeinsam in einer Gruppe zu arbeiten, ohne sich untereinander mit allen in großer Runde auszutauschen, ist fast unmöglich. Allerdings kann das wöchentliche Meeting jetzt nicht mehr stattfinden, da alle im Home-Office sitzen. Die Lösung: Online-Meetings per Videokonferenz. Hierzu gibt es verschiedene Programme wie Skype, Teams oder Zoom, über die sich solche digitalen Gesprächsrunden organisieren lassen.

So planst du die Videokonferenz für dein Team:

  • Stelle sicher, dass jeder in deinem Team die entsprechende Hard- und Software im Home-Office besitzt, um an Videokonferenzen teilzunehmen.
  • Kläre ab, ob jedes Teammitglied auch weiß, wie man die Software bedient und wie man beim digitalen Meeting dabei ist. Eventuell bietest du einen Testlauf mit dir persönlich an.
  • Planung ist jetzt doppelt wichtig: Lege so schnell wie möglich einen fixen Termin in festem Turnus für eine Videokonferenz mit deinem kompletten Team fest. Entscheide selbst je nach Arbeitsprozessen, ob du täglich, alle zwei Tage oder vielleicht zweimal pro Woche solch ein Meeting durchführen willst. Achtung: Wenn der persönliche Kontakt fehlt, ist es anfangs besser, mehr Videokonferenzen abzuhalten. Denn die kurzen Gespräche auf dem Gang oder über den Schreibtisch hinweg im Büro fallen nun weg, und du musst deinen Kollegen in dieser unsicheren Situation Führung und Halt geben. Wenn du siehst, dass alles läuft, kannst du nach zwei oder drei Wochen den Turnus der Meetings auch etwas strecken. Wichtig: Bevor du den Termin festlegst, kläre mit allen Teammitgliedern ab, ob Tag und Zeitpunkt für jeden machbar sind.
Teamführung Homeoffice
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Neben Videokonferenzen hältst du dein Team außerdem zusammen, wenn du einen eigenen Team-Chat einrichtest. Hierzu gibt es spezielle Programme wie Slack, Microsoft Teams, Spectrum oder Circuit. Mit diesen Chatdiensten ermöglichst du eine schnelle, unkomplizierte Kommunikation in der Gruppe. Alle deine Teammitglieder sind Teil der Chatgruppe, die du erstellst. Dann lässt sich in der Gruppe chatten und kommunizieren, außerdem können Dateien eingestellt und geteilt werden.

Tipp 2: Klare Führung – Chefrolle einnehmen

Auch wenn in der Karrierewelt seit längerem eher sanfte Führung und flache Hierarchieebenen gefragt sind, musst du jetzt die Softie-Schiene auf später verschieben. Denn gerade wenn der persönliche Kontakt im Team fehlt, sehnen sich viele nach einer starken Hand, die die Richtung vorgibt. Du solltest jetzt deine Tätigkeiten im operativen Tagesgeschäft etwas zurückfahren, um vor allem Organisation und Führung deiner Gruppe umzusetzen.

Schau genau, wer mit welchen Aufgaben betraut ist, und frage die Fortschritte auch täglich ab. Das hat weniger etwas mit Kontrolle, als mit am Ball bleiben zu tun. Denn schließlich musst du als Teamleitung den Fortschritt der Projekte auch gewährleisten. Biete dich deinen Teamkollegen immer wieder als Gesprächspartner an und weise sie darauf hin, dass sie sich bei Fragen und Schwierigkeiten jederzeit an dich wenden können. Fordere aber im Gegenzug auch konkrete Ergebnisse innerhalb klar kommunizierter Deadlines ein; das hält deine Leute bei der Stange.

Tipp 3: Software für das Aufgaben-Management

In vielen Unternehmen werden spezielle Software-Programme für das Aufgaben-Management schon genutzt. Diese Firmen profitieren jetzt sicherlich davon, da sich das Handling der Prozesse mit solch einem System einfacher steuern lässt. Die Mitarbeiter können hier Aufgabenblöcke erstellen und Tickets zuordnen (zum Beispiel an sich selbst) oder verteilen (an Kollegen), sodass jeder eine gute Übersicht hat, wer gerade woran arbeitet und wie weit das Projekt fortgeschritten ist. Das ist ein ideales Teamwerkzeug, nicht nur in Zeiten wie diesen, wenn alle im Home-Office sitzen.

Verfügt dein Unternehmen noch nicht über solch ein Aufgaben-Management-System, so ist spätestens nach der Krise der richtige Zeitpunkt, um diese einzuführen. Jetzt in der Home-Office-Phase dürfte die Hürde einer neuen Software für die meisten Mitarbeiter zu hoch sein; vor allem, ohne eine persönliche Schulung zur Bedienung zu erhalten.

Tipp 4: Chatpausen einführen

Aufgepasst, jetzt wird es paradox. War bislang die Rede von jeder Menge Software, die mehr fernmündliche Kommunikation ermöglicht, geht es jetzt darum, weniger zu kommunizieren. Ja, es soll durchaus schon vorgekommen sein, dass Mitarbeiter vor lauter Skype-Meetings und Teams-Chat keine Zeit mehr zum Arbeiten gefunden haben. Tatsächlich sind solche Programme durchaus auch Zeitfresser. Deshalb kann es Sinn machen, für dein Team offizielle Chatpausen einzuführen. Denn dann ist diese Ablenkung schon mal raus; und im Home-Office lauern ja noch genügend andere Versuchungen, die dich von deinem Schreibtisch weglocken und deine Produktivität torpedieren wollen.

Als Teamleiter kannst du also feste Zeitfenster vorgeben, in denen möglichst kein Chatverkehr innerhalb deiner Gruppe stattfinden soll. Das können je eine Stunde vormittags und eine Stunde nachmittags ein, an denen du dadurch für deine Kollegen intensive Arbeitszeit blockst.

Tipp 5: Feedback, Feedback, Feedback

Auch wenn du in normalen Zeiten nicht so der Kontrollfreak bist und du weißt, dass du dich auf deine Mitarbeiter und deren Arbeitsleistung verlassen kannst: Jetzt lohnt es sich, wenn du öfter mal zum Headset oder Hörer greifst, und einfach mal persönlich nachfragst, wie es ihnen geht. Wie kommen sie mit ihren Aufgaben zurecht? Wie läuft es in ihren Projekten? Aber auch: Wie geht es ihnen persönlich in der aktuellen Lage? Wichtig: Gib deinen Mitarbeitern in diesen Gesprächen auch direktes Feedback in Form von Lob. Solch eine konkrete Rückmeldung kommt ja oftmals im Arbeitsleben viel zu kurz. Dabei hat sie in der Regel eine höchst motivierende Wirkung auf die Arbeitnehmer.

Feedback vom Chef
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Es geht also in diesen Gesprächen keinesfalls darum, deine Kollegen zu überwachen. Vielmehr stellst du im direkten Austausch sicher, dass beide Seiten genau wissen, wie weit Projekte fortgeschritten sind. Und mindestens genauso wichtig: Du spürst im Gespräch, wie es deinem Teammitglied geht, und kannst so vielleicht auch frühzeitig gegensteuern, falls sich schlechte Laune, Überforderung oder andere Probleme bemerkbar machen. Denn unterschätzen sollte man die momentane Situation auch aus psychologischen Gesichtspunkten keinesfalls. Und gerade hier kann ein motivierendes Wort von Seiten des Teamleiters manchmal Wunder wirken.

Fazit

Teamführung in Krisenzeiten stellt die Teamleiter vor spezielle Herausforderungen: Der Austausch in der Gruppe muss gewährleistet sein, es dürfen keine großen Missverständnisse aufgrund des fehlenden persönlichen Kontakts entstehen und die Motivation der Truppe sollte keinesfalls absinken. Abhilfe schaffen hier intelligente Software-Tools und ein Chef, der Interesse an seinen Mitarbeitern, ihrem Arbeitsfortschritt und ihrem persönlichen Wohlergehen zeigt. Dann klappt es auch mit dem Teamleading in Corona-Zeiten.

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