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Sachbearbeiter Jobs
Sachbearbeiter Stellenangebote: Copyright: Elena Batkova

Sachbearbeiter/in

Gemeinde oder Stadtverwaltung kann ohne Sachbearbeiter funktionieren. In kleineren Gemeinden übernehmen natürlich auch andere Mitarbeiter mehrere Aufgaben, die tatsächlich vom Sachbearbeiter ausgeführt werden. In größeren Gemeinden und insbesondere in Städten kann jedoch nicht auf qualifizierte, spezialisierte Sachbearbeiter verzichtet werden. Zum Beispiel hat die öffentliche Verwaltung die folgenden Angestelltenpositionen:

  • Sachbearbeiter/in in der Buchhaltung
  • Arbeit als Sachbearbeiter/in in der Immobilienverwaltung
  • Technische/r Sachbearbeiter/in
  • Lohnbuchhalter

Für die Besetzung all dieser Positionen ist ausreichend Personal erforderlich. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die öffentlichen Verwaltungen immer nach neuen Mitarbeitern als Angestellte suchen. Dies spiegelt sich auch in der Anzahl der offenen Stellen für Sachbearbeiter wider. Die Arbeit von Sachbearbeitern wird oft unterschätzt, was oft darauf zurückzuführen ist, dass das relevante Profil nicht bekannt ist. Sobald die Abwärter jedoch die Anforderungen an eine/n Sachbearbeiter/in verstanden haben, wird schnell klar, dass diese Funktion ein absolut kritisches Zentrum im Unternehmen und eine der stärksten administrativen und organisatorischen Grundlagen der Organisation ist. Die Position eines/einer Sachbearbeiters/-in umfasst einen sehr bedeutenden Verantwortungsbereich, der bestimmte Kenntnisse und sehr spezifische persönliche Qualitäten erfordert. Wenn du einen gut strukturierten und komplexen Job suchst und das richtige Profil hast, bist du hier genau richtig.

Definition und Stellenbeschreibung des Sachbearbeiters

Es gibt viele Bereiche, in denen Sachbearbeiter beschäftigt sind, wie z. B. Buchhaltung, Auftragsabwicklung oder Kundendienst. Alle umfassen mehr oder weniger die folgenden Aufgaben, die in verschiedenen Bereichen und Branchen ausgeführt werden:

  • Kundenservice und Kundenberatung
  • Bestellverwaltung
  • Administrative und organisatorische Unterstützung für den Vertrieb
  • Organisation und Kontrolle des Verkehrs
  • Beschwerdemanagement
  • Klärung und Unterstützung von Bestellungen
  • Stammdatenverwaltung
  • Interne Schnittstelle zu anderen Abteilungen

Ausbildung zum/zur Sachbearbeiter/in

Verschiedene Ausbildungswege führen zu einer Karriere als Sachbearbeiter/in. Dies ist in der Regel die HAK Matura oder eine kaufmännische Ausbildung. Da der Titel Sachbearbeiter kein eigenständiger Beruf ist, sondern ein bestimmtes Tätigkeitsfeld, sind das Kundenerlebnis und eine Reihe spezifischer Fähigkeiten, wie z. B. eine strukturierte Arbeitsweise oder IT-Fähigkeiten, entscheidend für den Erfolg.

Das Kundenerlebnis ist ein großer Vorteil für eine/n Sachbearbeiter/in, was die Fähigkeit zur „Fehlerbehebung“ und eine sehr starke Serviceorientierung erfordert, die idealerweise bereits in früheren Positionen verankert ist. Junge Berufstätige können im Beruf Fuß fassen und Karriere machen, wenn sie bereit sind, das wertvolle Know-how und die Unterstützung erfahrener Kollegen zu lernen und davon zu profitieren. SAP-Kenntnisse sind ebenfalls von Vorteil - Englisch ist auch ein großes Plus. Darüber hinaus gibt es mehrere persönliche Merkmale, die ein/e Sachbearbeiter/in haben muss:

  • Absolute Unabhängigkeit
  • Strukturierte Grundkreatur (kein Chaos!)
  • Serviceorientiertes Denken
  • Schnelles Verständnis und schnelle Implementierung
  • Ein starker Charakter, der auch in schwierigen Situationen und Gesprächen cool bleibt und gleichzeitig freundlich und einfühlsam ist.

Verdienst von Sachbearbeitern

Das Gehalt eines/einer Sachbearbeiters/-in hängt von der Qualifikation und der Branche ab. Im Durchschnitt liegt es zwischen 2300 und 3000 Euro brutto pro Monat. Jeder, der seinen Marktwert als Sachbearbeiter/in steigern möchte, sollte über gute Englischkenntnisse verfügen. Die Spezialisierung der Sachbearbeiter ist sehr vielfältig. Unternehmen haben Angestellte, die alle operativen Funktionen ausführen, nämlich Einkauf, Herstellung, Vertrieb, Kundendienst, Finanzen, Personalwesen, Information, Forschung und Entwicklung oder Logistik.

Es gibt auch Angestellte in der IT/Informationstechnologie oder im Import/Export. Die Kreditbearbeitung ist besonders wichtig für Kreditinstitute, und die Schadenbearbeitung ist vorzugsweise bedeutend für Versicherungsunternehmen. Die an einen bestimmten Fall angepasste Verarbeitung ist rechtlich für die Arbeit der öffentlichen Verwaltung charakteristisch. Sie wird verwendet, um eine Entscheidung zu entwickeln, die regelmäßig in einem Verwaltungsakt zum Ausdruck kommt. Sachbearbeiter führen Aufgaben in ihrem Bereich normalerweise in eigener Verantwortung aus. Ein Sachbearbeiter ist jedoch kein Beruf im engeren Sinne, sondern ein funktionaler Zweck (berufliche Funktion) eines/einer Mitarbeiters/-in, der/die in verschiedenen Bereichen tätig sein kann.

Beispiele für Berufe mit Sachbearbeitern sind:

  • Büroangestellte
  • Buchhalter,
  • Industrieangestellte,
  • Verwaltungsangestellte.

In Unternehmen und Regierungsbehörden, bei denen jede Ebene in der Hierarchie höher oder niedriger ist, wird der Umfang der Verwaltungsfunktionen zunehmend durch Verarbeitungselemente ersetzt. Es gibt aber auch Funktionen des Managements auf der Ebene der Sachbearbeiter, zum Beispiel in Bezug auf Kollegen. Die Arbeit muss nicht immer eine Führungsaktivität sein, da die Verwaltungsfunktionen ebenso vom/von der leitenden Sachbearbeiter/in ausgeführt werden.

Die Prüfung von Fällen in der öffentlichen Verwaltung ist gekennzeichnet durch die Rechtmäßigkeit von Verwaltungsmaßnahmen und die Anforderungen an die Überprüfbarkeit. In der öffentlichen Verwaltung hängt der Titel einer Stelle teilweise mit der Zugehörigkeit zu einer bestimmten Berufsgruppe zusammen, beispielsweise auf der unteren Verwaltungsebene (Beamte auf mittlerer Ebene und Angestellte vergleichbarer Gehaltsgruppen) und auf Ministerebene (höherer Dienst). Die Sachbearbeiter berichten an den/die Abteilungsleiter/in oder den/die Berichterstatter/in. Büroangestellte berichten ihnen als mittlere oder hochrangige Regierungsbeamte oder ähnlich gruppierte Tarifbeauftragte. Die Funktionen der Mitarbeiter müssen gemäß den mit ihnen verbundenen Anforderungen ordnungsgemäß bewertet und zugewiesen werden.

Typische Ämter mit Rechtsstatus und offiziellen Positionen: Staatsinspektor/in, leitende/r Regierungsinspektor/in, Beamter/Beamtin, Berater/in einer Regierungsbehörde und Mitglied des höchsten Staatsrates. Die Arbeitsteilung in Unternehmen und im öffentlichen Dienst (Regierung) führt zu Spaltungen in der Organisationsstruktur, die sich jeweils auf ein bestimmtes Fachgebiet spezialisiert hat. Personen in einer Abteilung, die sich mit diesem Themenbereich oder Unterbereich befassen, werden als Sachbearbeiter bezeichnet. Arbeitsrechtlich sind dies Arbeitnehmer, für die ein geschlechtsneutrales Stellenausschreibungsformular gemäß § 7 Abs. 1 AGG („Sachbearbeiter“) zu wählen ist. Die Sachbearbeiter bearbeiten alle Geschäftsvorfälle in einem bestimmten Fachgebiet unabhängig im Rahmen ihrer zugewiesenen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Die Bearbeitung von Fällen erfordert gründliches, umfassendes Fachwissen und weitgehend selbstständiges Arbeiten. Die Verarbeitung erfolgt mithilfe von Arbeitsmitteln und Fachkenntnissen auf der Grundlage mehr oder weniger detaillierter Arbeitsanweisungen.

Der laufende oder administrative Prozess wird verarbeitet, und dieser Arbeitsprozess wird abgeschlossen, bis er für eine Entscheidung bereit ist. Also bis es als verkaufsfertiges Produkt, Dienstleistung oder Verwaltungsakt implementiert wird. Die automatisierte Verarbeitung erfolgt mit einer speziellen Anwendungssoftware, die in separate Phasen der organisatorischen und technologischen Arbeit unterteilt ist und somit dazu beiträgt, in einem kompakten Workflow zu arbeiten. Die Computerverarbeitung arrangiert die Erstellung elektronischer Dateien, die auch einen schnellen Zugriff auf archivierte Dokumente ermöglichen.