Ihr Chef möchte, dass Sie zusammen mit einer Werbeagentur einen Flyer erstellen? Für ein größeres Projekt sollen Sie Kollegen aus anderen Abteilungen hinzuziehen? Dann betreten Sie vielleicht ein neues Terrain, nämlich das der Briefings. Was das genau ist und wie es am besten funktioniert, erfahren Sie von uns!

Was ist ein Briefing?

Der Begriff Briefing kommt aus dem Englischen; „brief“ bedeutet kurz, ein Briefing ist also eine kurze Einweisung zum Beispiel in eine neue Aufgabe. Aber um es gleich vorwegzunehmen: Eine Mail an eine Werbeagentur mit dem Inhalt „Bitte senden Sie mir ein Angebot zur Erstellung unseres neuen Produktflyers“ ist kein Briefing, sondern einfach sinnlos, denn es erfodert Details und Vorarbeit von Ihnen, damit ein solches Angebot erstellt werden kann.
Grundsätzlich gilt: Der Output der Ausführenden wird immer nur so gut sein können wie Ihr Input im Briefing. Worum aus auch immer geht bei Ihrem Projekt: Informieren Sie die anderen möglichst vollständig und präzise. Das heißt: Für die anderen ist das Briefing der Auftakt des neuen Projektes; für Sie dagegen beginnt es bereits mit der ausführlichen Vorbereitung des Briefings.

Was gehört in ein Briefing?

Die Antwort: Fakten, Fakten, Fakten! Das Briefing sollte folgende Fragen beantworten – und zwar alle:

Was?

Was soll am Ende des Projektes herauskommen (z.B. ein Flyer, ein Website-Relaunch? Gibt es bereits Vorarbeiten oder Vorstellungen, auf die zurückgegriffen werden kann oder die berücksichtigt werden sollten?)

Wie viel?

Welche Stückzahlen z.B. eines Flyers benötigen Sie?

Wie groß?

Welche Formate und Abmessungen sind vorgegeben?

Wann?

Wann müssen die Projektergebnisse vorliegen? Welche Milestones bestehen auf dem Weg dahin?

Wer?

Wer ist im Projekt für welche Aufgaben verantwortlich?
Die Antworten auf diese Frage sorgen nicht nur für Durchblick zur Aufgabenstellung. Nur mit klaren Deadlines und Verantwortlichkeiten können Sie später „orten“, dass Sie in Zeitverzug geraten und an wen Sie sich dann wenden sollten.
Haben Sie einen Briefingtermin angesetzt und Sie müssen sich kurz vor dem Termin eingestehen, dass Sie einen Löwenanteil dieser Fragen noch nicht beantworten können, dann sollten Sie eine Terminverschiebung in Erwägung ziehen. Machen Sie sich klar: Würden Sie das Briefing schriftlich vornehmen, dann könnten Sie auch kein größtenteils leeres Dokument verschicken und gleichzeitig erwarten, dass das Projekt ein Erfolg wird.

Raum für Rückfragen und Vorschläge

Planen Sie im Rahmen des Meetings Zeit für Fragen und Vorschläge der Projektbeteiligten ein. Das erhöht die Klarheit und liefert Ihnen unter Umständen wertvollen Input zu Gesichtspunkten, die Sie bisher noch nicht bedacht haben. Vor allem, wenn das Projekt die Zusammenarbeit mit Experten erfordert, die einen vollkommen anderen Hintergrund als Sie selbst haben, werden Sie neue Aspekte des Projektes entdecken, zu denen Sie sich noch Gedanken machen müssen oder zu denen Ihre Entscheidung benötigt wird. Diese neuen Aspekte sollten Sie nach dem Briefing ergänzen und allen Beteiligten in Form eines Re-Briefings zur Verfügung stellen – am besten schriftlich, damit alle jederzeit auf die gleichen Informationen Zugriff haben.
So vorbereitet wird nicht nur Ihr Briefing ein Erfolg, sondern Ihr gesamtes Projekt!