Digitales Onboarding und virtuelles Einarbeiten
Die Rekrutierung und das Onboarding neuer Mitarbeiter ist eine wichtige Grundlage für ihre Motivation, funktionale Zusammenarbeit und ein produktives Arbeitsumfeld. Aufgrund der Covid-19-Pandemie findet dieser Prozess jedoch seit März 2020 für viele vollständig im Homeoffice statt. Die meisten haben bereits die ersten Erfahrungen damit gemacht.
Das Homeoffice erfordert neue Kommandostrukturen. Dabei spielt es keine Rolle mehr, wo Mitarbeiter sitzen. Immer mehr Unternehmen probieren moderne Bürokonzepte aus. Wenn aber ganze Teams von zu Hause aus arbeiten, sollte es möglich sein, neue Kollegen digital zu verbinden. Hier sind Maßnahmen erforderlich, die Intimität und Teamgeist virtuell vermitteln können.
Im digitalen Raum wird der Kontakt zu neuen Kollegen sehr viel schwieriger. Infolgedessen gehen viele zwischenmenschliche Gefühle verloren. Für einen einfachen virtuellen Start müssen Personal und Manager die Teambildung mit gezielten Anpassungsmaßnahmen digitalisieren. Wie digitales Onboarding gelingen kann, erfahren Sie jetzt.
Digitales Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag
Wie kann ich als neuer Mitarbeiter Teil des Teams werden? Für einen guten Start müssen sich die Arbeitgeber in ihre Betriebsangehörige einfühlen. Mit anderen Worten: Machen Sie digitales Onboarding im Voraus. Dies beinhaltet die Koordination per Video, Telefon oder Chat vom ersten Tag an. Die technische Infrastruktur hierfür wird von Tools wie Slack, MS Teams oder Google Hangouts bereitgestellt.
Alle Dienste bieten die digitale Zusammenarbeit professionell an. Sie umfassen Videoanrufe und das Teilen von Dokumenten sowie den Chat für den schnellen Austausch untereinander. Digitales Onboarding wird dadurch um einiges einfacher.
Nach ungefähr zwei Wochen werden die meisten Schulungsaufgaben abgeschlossen und die Hauptaufgaben übergeben. Der Unternehmenschat und die E-Mail-Kommunikation sollten so gut funktionierten, dass Mitarbeiter immer schnelle Antworten auf Fragen bekommen und selten im Workflow stehen bleiben.
Neue Aufgaben werden laufend per E-Mail oder digitaler Aufgabenliste gesendet. Betriebsangehörige erhalten direkte Informationen zum weiteren Vorgehen oder einen Link zu verwandten Anweisungen auf dem Server des Unternehmens. Mitarbeiter können sich die virtuellen gemeinsamen Kalender der Kollegen ansehen und dort schnell Termine notieren, was die Teamkoordination erheblich erleichtert.
Motivierender Empfang durch den Leiter und das Team
Je mehr persönliche Intimität zu Beginn gezeigt wird, desto stärker ist die Bindung zum neuen Arbeitgeber. Ein guter Start ist immer eine individuelle Begrüßung durch den Vorgesetzten. Wenn sich die Leiter am ersten Tag vorstellen, fühlen sich neue Teammitglieder geschätzt und in guten Händen. Wenn dies nicht persönlich möglich ist (wie in der aktuellen Situation), wird empfohlen, dies per Videotreffen zu tun. Ein Willkommenspaket mit kleinen Geschenken vermittelt ein wenig Unternehmenskultur und kann das Gemeinschaftsgefühl fördern.
Gute, funktionierende Technologien und eine stabile Internetverbindung sind eine Grundvoraussetzung für ein Heimbüro, um (produktiv) arbeiten zu können. Diese Punkte sollten auch vor dem ersten Arbeitstag geklärt werden. Die Möglichkeit, eine IT-Abteilung oder einen Dienstleister zu kontaktieren, ist ebenso eine gute Herangehensweise!
Die Anweisungen und Anleitungen zu den Aufgaben und der verwendeten Software müssen sehr gut und hilfreich zu lesen, sollten jedoch niemals die einzige Quelle für diese Informationen sein. Viele Dinge können besser in einem Gespräch und per Videokonferenz erläutert werden, dort können sie auch direkt Fragen stellen. Videoanweisungen sind für viele zugänglicher. Hier ist es sehr hilfreich, eine klare Liste der zu übernehmenden Aufgaben zu haben.
Unterstützungsmaterialien: von der Begrüßung bis zu erklärenden Videos
Besonders zu Beginn ist es oft schwierig, mit noch nicht bekannten Kollegen in Kontakt zu treten. Manchmal funktioniert die Technologie nicht wie erwartet oder es kommen andere Probleme auf. Diesbezüglich wird empfohlen, dass sich alle Kontakte und Kollegen zu Beginn des Videotreffens vorstellen. Im Falle eines Problems ist es dann normalerweise einfacher, die Frage direkt zu stellen.
Auch die persönliche Begrüßung des Paten/der Patin kann ein wirksames Instrument sein. Sie müssen ihre Aufgaben kennen, auf sie vorbereitet sein und die nötige Zeit haben. In einem mobilen Büro ist dies Teil des Prozesses: Nehmen Sie einen neuen Kollegen auf einen virtuellen Rundgang durch das Büro oder erklären Sie die Arbeitspapiere auf einem geteilten Bildschirm. Darüber hinaus können Sie anhand kurzer erklärender Videos im Kollaborationssystem des Unternehmens navigieren oder die erforderlichen IT-Sicherheitstrainings absolvieren.
Geben Sie der Person direkten Kontakt und nehmen Sie sich Zeit für regelmäßige Gespräche. Während dieser Diskussionen sollte neben den besprochenen Aufgaben ebenso ein Ort zur Verfügung gestellt werden, an dem die Stimmung und Motivation des neuen Mitarbeiters besprochen werden können. Zudem ist es sehr gut, mit der Person sprechen zu können, die zuvor die Pflichten inne hatte.
Geben Sie sich und den Kollegen mehr Zeit für digitales Onboarding sowie die virtuelle Einarbeitung und fördern Sie mehr Kommunikation und Koordination. Oft fehlt beispielsweise ein Blick über die Schulter auf die Aufgaben der Kollegen im Büro oder ein informelles Gespräch in der Kaffeeküche und damit in einigen Fällen ein Verständnis für die Vernetzung der Arbeit und Prozesse. Manchmal ist es schwierig, die eigenen Aufgaben und ihre Bedeutung vollständig zu verstehen.
Eine gute Alternative zur Zusammenarbeit im Büro und in einigen Fällen die Bildschirmfreigabe während Videokonferenzen. So kann ein neuer Mitarbeiter beobachten, wie Kollegen ihre Arbeit erledigen und andererseits Aufgaben schnell selbst testen, ohne sich über grobe Fehler Gedanken machen zu müssen.
Reaktionen auf digitales Onboarding
Die Bewertungen sind unglaublich positiv. Die überwiegende Mehrheit der neuen Kollegen fühlt sich durch digitales Onboarding gut aufgenommen. Viele glauben, dass digitale Netzwerke schneller und besser funktionieren als in einer typischen Büroumgebung. Dies liegt daran, dass sich das digitale Denken verändert hat. Die Akzeptanz solcher Tools und Formate ist großartig.
Gilt das auch für virtuelle Interviews? Corona führte nicht zu Einschränkungen oder gar zum Stillstand. Im Allgemeinen ist es gut, die Arbeitssuchenden zuerst über digitale Kanäle kennenzulernen. Bisher gab es keine unangenehmen Überraschungen, und die Leute, die eingestellt wurden, passten gut zum Team.
Eine Pandemie kann jedoch große Veränderungen hervorrufen: Immer gibt es Menschen, die wie gewohnt weiterleben und nicht beabsichtigen, sich zu verändern. Zurzeit ist noch nicht bekannt, wie viel mobile Arbeit zu einer dauerhaften Option wird. Denn spontane Gespräche im Flur oder in der Teeküche führen oft versehentlich zu kreativen Ideen.
Rein mobiles Arbeiten ist für viele nichts, viele schätzen persönliche Treffen. Trotzdem ist es eine sehr erfolgreiche und großartige Erfahrung, sich über digitales Onboarding und Remote-Arbeit in ein Unternehmen einzuarbeiten. In diesem Sinne sind wir heute echte Pioniere.
Wir freuen uns, wenn Sie uns Ihre Erfahrungen zum Thema „digitales Onboarding und virtuelles Einarbeiten“ in einem Kommentar hinterlassen!
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- Kategorie: Personalmanagement, Corona
- 13. April 2021
Mein Mann ist auf der Suche nach einem virtuellen Büro. Gut zu wissen, dass virtuelles Onboarding bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt. Ich werde für ihn mal eines in Wien suchen.
Hallo Frau Hayder,
vielen Dank für Ihren Kommentar. Wir freuen uns, dass Ihnen unser Artikel weitergeholfen hat.
Viele Grüße,
das Wecruit-Team von stellenanzeigen.de