Papierfreies Büro – So funktioniert’s

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Das papierlose Büro, welches in der New Work selbstverständlich ist, verspricht ein Mehr an Produktivität, einen besseren Überblick und ermöglicht erst einen Blick für das wirklich Wichtige. Zudem ist die Unabhängigkeit von Papier gut für die Umwelt und spart neben Geld auch Platz sowie wertvolle (Arbeits-)Zeit: Wie häufig muss in einem Stapel Papier nach der gewünschten Info gesucht werden, während anhand einer Suchfunktion, die ein sowohl einfaches wie auch geniales Tool ist, Effizienz garantiert wird?

Ein weiterer Vorteil ist, dass man von überall in der Welt auf wichtige Daten zugreifen kann. Und: Der Ärger über Fettflecken auf dem Papier gehört der Vergangenheit an. Außerdem ermöglicht ein papierfreies Büro viel Flexibilität, etwa die Möglichkeit ohne große Umstände im Homeoffice zu arbeiten. Kurzum: Das papierlose Büro bietet Vorteile, von welchen man Jahrzehnte zuvor nur träumen konnte. Zudem wird es auch von Behörden zunehmend akzeptiert oder gar erwartet. Diese Tendenz zeigt sich beispielsweise daran, dass von Gewerbetreibenden seit 2018 eine elektronische Übermittlung der Steuererklärung gefordert wird, oder dass Rechtsanwälte ihre Post an die Gerichte seit 2019 elektronisch einreichen müssen.

Lassen wir uns die Vorteile des papierlosen Büros kurz zusammenfassen:

Es führt in deinem Büro zu…

  • mehr Produktivität: Es muss nicht stundenlang nach einem Dokument oder einer Akte gesucht werden.
  • einem besseren Überblick: Je nach benutzter Software können Tags vergeben oder die einzelnen Dokumente in unterschiedlichen Ordnern gespeichert werden.
  • erleichtertem Prioritätensetzen: Es wird weniger schwierig, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.
  • einer signifikanten Kostenersparnis: Man spart Papier, Toner, Archivierungskosten und aufgrund des geringeren Bedarfs an Aktenschränken auch Büromiete.
  • einer Platzersparnis: Wer auf ein digitales Büro setzt, hat mehr Platz für schöne Dinge, beispielsweise Pflanzen. So verbessert sich nebenbei auch die Luftqualität.
  • Mobilität: Man kann theoretisch auch vom Ausland aus auf die eigenen Daten zugreifen, solange man eine Internetverbindung hat.
  • Hygiene: Daten verschmutzen nicht und vergilben nicht. Auch Personen mit Hausstauballergie profitieren von der digitalen Ablage.

Solltest du nicht etwa zu den Millennials gehören, die seit Geburt an mit der digitalen Welt vertraut sind, wollen wir in den folgenden Absätzen Tipps zur Umsetzung des papierfreien Büros geben und dir ein paar nützliche Tools vorstellen, auf die du, wenn du sie erst einmal näher kennengelernt hast, wahrscheinlich nicht mehr verzichten willst.

Papierarme vs. papierfreie Büros

Mit der Nutzung von EDV hat in den letzten Jahrzehnten eine Reduktion an Papier stattgefunden. In vielen konservativen Betrieben wie Kanzleien wird jedoch auch heute noch alles ausgedruckt, während andere Rechtsanwälte, Steuerberater & Co. ihr Büro quasi digitalisiert haben. Je weniger Papier in deinem Büro verwendet wird, desto kürzer ist der Weg zu einem gänzlich papierfreien Büro – wobei es ein solches wohl nie geben wird, da viele Personen Notizen wie wichtige Zugangsdaten oder andere Gedächtnishilfen gern auf Zettel oder in Notizbücher schreiben. Und in den konservativsten Bereichen wird die papierne Version der Dokumente wohl nie wegzudenken sein.

In den folgenden Absätzen stellen wir euch Tools für ein papierloses Büro vor, die sich bei der breiten Masse großer Beliebtheit erfreuen und deshalb auch relativ zukunftssicher sind.

Papierlos: Tools, die den Umstieg erleichtern

Dropbox

Bei diesem Tool handelt es sich um ein sehr beliebtes Cloud-System, weshalb andere Anbieter diese Schnittstelle sehr häufig berücksichtigen. Man kann auf diesen Cloud-Speicher jederzeit und von jedem Computer aus zugreifen. Anstatt die Daten also ausschließlich auf dem eigenen Rechner abzulegen, kann man sie in der Dropbox speichern. Das hat viele Vorteile, wenn man im Homeoffice arbeitet. Auch eine Zusammenarbeit mit einer anderen Person, die sich an einem beliebigen Ort aufhalten kann, gestaltet sich auf diese Weise simpel.

Google Docs

Dieses Programm ist kostenlos und eine gute Alternative zu MS Office oder OpenOffice. Damit das Tool funktioniert, benötigt man nicht unbedingt Internet: Man kann viele seiner Funktionen auch offline verwenden. Auch dieses Tool bringt bei der Zusammenarbeit mehrerer Personen, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, viele Vorteile mit sich.

Evernote (Business)

Im Programm Evernote können Notizen und andere Informationen wie Fotos oder Dokumente gesammelt und geordnet werden. Beispielsweise kann man die eigenen To-Do-Listen gut mit Evernote führen, da sich abhakbare Listen erstellen lassen.

OneNote

Dieses Programm ist ein kostenloses Tool von Microsoft, welches sich nach Angaben des Herstellers dazu eignet, spontane Ideen auf unterschiedlichen Endgeräten festzuhalten. Man kann die Einfälle anhand unterschiedlicher Methoden (z. B. Stift oder Tastatur), also auch anhand handschriftlicher Notizen überarbeiten.

Skype

Das beliebte Chat-Tool ist in den meisten modernen Büros nicht mehr wegzudenken. Für größere Unternehmen ist Skype for Business geeignet.

G Suite

Es handelt sich um ein Programmpaket, welches auf den unterschiedlichsten Endgeräten genutzt werden kann. Während das E-Mail-Programm mit der ausgeklügelten Google-Suchfunktion brilliert, erlauben weitere Funktionen wie etwa der Kalender das Zusammenarbeiten mehrerer Personen. Ein Tipp für Selbständige: Wer die kostenpflichtige Version des E-Mail-Programms nutzt, kann die eigene Domain auf den E-Mail-Account schalten (Beispiel: linda@example.com) und die eigenen E-Mails von überall aus abrufen, womit ein Mitnehmen des Notebooks nicht mehr erforderlich ist.

Apps

Auch das Smartphone kann in Sachen papierloses Büro eingesetzt werden, etwa zu Scannen von Dokumenten. Eine App, die die Fotos in PDFs verwandeln kann, ist zum Beispiel CamScanner. Vielleicht ist auch eine andere App für deine individuellen Bedürfnisse dabei, etwa Fileee, die das Digitalisieren und schnelle Auffinden von Dokumenten ermöglicht?

Digitale Signatur

Damit E-Mails als solche auch rechtsgültig sind, solltest du eine digitale Signatur integrieren. Wie das funktioniert? Unter Nutzung eines privaten Schlüssels, welcher vom Absender geheim gehalten wird, wird eine Signatur erzeugt. Durch einen Algorithmus werden die Dateien verschlüsselt. Die Signatur enthält neben diesen Daten auch Informationen über die jeweilige Zeit. Wird das Dokument im Nachhinein noch einmal geändert, verliert es seine Gültigkeit. Der Empfänger der Datei enthält einen öffentlichen Schlüssel, anhand dessen er die Datei entschlüsseln kann.

In der Praxis wirst du je nach Art deiner Bedürfnisse wahrscheinlich mehrere Tools nutzen. Manche Personen entscheiden sich dazu, ausschließlich die Software eines bestimmten Unternehmens zu verwenden, damit sie nicht immer umdenken müssen. Doch nicht alle Unternehmen sind von den Vorteilen eines papierlosen Büros überzeugt. Welche Beweggründe gibt es für diese Personen?

Papierfreies Büro

Bildquelle: www.istockphoto.com / digitalgenetics

Gründe, warum manche nicht auf ein papierfreies Büro umsteigen wollen

1. Mangelnder Datenschutz

Nutzt man die Software von Fremdanbietern, ist ein hundertprozentiger Datenschutz nicht gewährleistet. Allein der Gedanke, Mitarbeiter des jeweiligen Anbieters könnten einen Blick in die Daten werfen, ist für viele beunruhigend und vielleicht auch nicht immer unberechtigt. Doch sollte man sich vergegenwärtigen, dass allein die Nutzung eines Windows-PCs oder eines Smartphones, ja auch die Nutzung des Internets mit bestimmten Datenschutzproblemen verbunden ist.

2. Sicherheitslücken

Ebenso wie bei den unterschiedlichen Windows-Versionen kann es auch bei Cloud-Anbietern zu Sicherheitslücken kommen: Unbefugte können auf diese Weise sensible Daten einsehen oder diese auch zum Verschwinden bringen. Vor solchen Risiken kann man sich kaum schützen. Es sei zu empfehlen, wichtige Daten zudem auf externen Speichermedien wie einer externen Festplatte abzulegen, um sich vor Datenverlust zu schützen.

3. Fehlende digitale Affinität

Insbesondere ältere Personen trauen sich nicht an ein papierloses Büro heran, da sie nicht mit der Technik aufgewachsen sind und sich vor allem vor einem Datenverlust fürchten. Manchen gelingt es mit der Zeit, sich an die einzelnen Tools zu gewöhnen. Nachvollziehbar ist, dass man vor der ersten Nutzung einer Software erst einmal misstrauisch ist. Die positive Überraschung dürfte bei den genannten Tools in den meisten Fällen überwiegen. Vielen Büros gelingt es aber, sich auch ohne Cloud zu arrangieren und dennoch ein papierloses Büro zu führen: Sie speichern ihre Daten auf dem PC und schlagen in ihrem E-Mail-Programm nach, wenn sie nach bestimmten Dateien suchen.

4. Frage der Zukunftssicherheit des genutzten Dienstes

Um sicher gehen zu können, dass der Dienst nicht in ein paar Jahren seinen Support einstellt, sollte man möglichst weit verbreitete Programme wählen oder am besten die Platzhirschen unter den Tools. Eine absolute Zukunftssicherheit bietet jedoch kein Anbieter.

5. Angst vor Datenverlust bei E-Mails

Wird ein Arbeitsprozess von Brief auf E-Mail umgestellt, muss sichergestellt werden, dass im E-Mail-Programm jeweils der richtige Ansprechpartner eingespeichert ist, vor allem dann, wenn die E-Mail an wichtige Fristen erinnert. Ansonsten kann die E-Mail untergehen und die Frist verpasst werden. Das Herausfinden des richtigen Ansprechpartners kann aber recht zeitaufwändig sein.

Lassen wir uns das anhand eines Beispiels veranschaulichen: Eine Kanzlei, die große Firmen in unterschiedlichen Ländern vertritt, hat beschlossen, ihre Erinnerungen an die Mandanten stets per E-Mail zu verschicken. In einigen Fällen sind jedoch Sachbearbeiter der betreffenden Firmen eingespeichert, die mittlerweile nicht mehr in den Betrieben sind. Diese E-Mails werden nicht in allen Fällen an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Das Nachfragen per Telefon ist kostenintensiv, da sich viele der Firmen im Ausland befinden.

6. Gesetzliche Vorgaben

In manchen Berufen gibt es bestimmte Pflichten zur Ablage von Dokumenten, die es zu beachten gilt. Manch einer will sich dann nicht zusätzlich noch in die Funktionen der einzelnen Programme einarbeiten, will sich nicht die doppelte Last aufbürden.

Ausblick

Die Einführungsphase des papierlosen Büros kann sich eine Weile hinziehen: Die deutschen Büros verbrauchen nach wie vor viel Papier, und E-Mails werden in vielen Unternehmen sicherheitshalber noch einmal ausgedruckt. Hat ein Chef einmal den Entschluss gefasst, das Büro auf ein papierloses umzustellen, wollen alteingesessene Mitarbeiter nicht in allen Fällen mitziehen und müssen teilweise erst gesondert geschult werden. Dies ist jedoch in erster Linie bei Fachsoftware der Fall: Bei der hier vorgestellten Software handelt es sich ausnahmslos um einfach zu bedienende Tools, die so gut wie gar keine Einarbeitung erfordern.

Bei der Umstellung und auch dem Halten von Ordnung helfen einheitliche Regeln, wie Dokumente benannt werden. So können einzelne Dateien im Handumdrehen mittels Suchfunktion gefunden werden. Diese Regeln sollten so einfach wie möglich gestaltet werden, damit sich die Mitarbeiter diese Prinzipien leicht einprägen können und sich damit weniger Fehlerquellen einschleichen.

Ein papierloses Büro setzt jedoch nicht nur voraus, dass wir selbst so wenig Papier wie möglich produzieren: Auch die Rechnungen, Briefe etc., die wir erhalten, sollten in digitaler Form vorliegen, damit sich unsere Daten leichter organisieren und wiederfinden lassen. Deshalb kann es Sinn machen, die eigenen Geschäftspartner entsprechend zu informieren.

Da es sich in den letzten Jahren bei vielen Unternehmen eingebürgert hat, Rechnungen als PDF-Dateien per E-Mail zu verschicken, wird man auch als Privatperson auch beinahe dazu gezwungen, sich der fortschreitenden Digitalisierung anzupassen, hat dafür aber alle Unterlagen relativ schnell parat, falls das Finanzamt doch einmal nachfragen sollte.

Du hast in deinem Fall noch individuellen Beratungsbedarf, hast noch Fragen oder bist dir unsicher, welche Software sich für deine Zwecke am besten eignet? Dann kann es Sinn machen, einen spezialisierten Berater hinzuzuziehen, der dein Büro optimiert.

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