Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir ab sofort befristet als Elternzeitvertretung

eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Aufgabengebiete:

  • Führung des Geschäftsführungssekretariates
  • Planung, Durchführung und Koordination administrativer Abläufe (Vorbereitung von Veranstaltungen, Präsentationen, Besprechungen usw.)
  • Korrespondenz nach Stichworten (deutsch und englisch)
  • Diktate der Geschäftsführung in Schriftform bringen (Notizen, Emails, Briefe)
  • Arbeiten mit streng vertraulichen Daten und Akten der Geschäftsführung/des Unternehmens (Aufsichtsrat, Personalakten, Verträge)
  • Sicherung des Kommunikationsflusses intern und extern
  • Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Veranstaltungen
  • Führung der Telefonzentrale
  • Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Geschäftspartner und Besuchergruppen nebst Gästebewirtung und Betreuung
  • Postbearbeitung
  • Vorbereitende Rechnungsbearbeitung für die Buchhaltung
  • Materialbestellung (Büromaterial, Verpflegung für Meetings, Möbel)
  • Erstellen von Tabellen, Listen, Auswertungen mit Hilfe von Excel, Word und Powerpoint
  • Stammdatenpflege

Was wir Ihnen bieten:

  • befristete Festanstellung als Elternzeitvertretung für 12 Monate
  • 40 Stunden/Woche (Vollzeit)
  • Gutes Betriebsklima
  • Modernes Arbeitsumfeld
  • Betriebliche Altersvorsorge

Ihr Profil:

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene, kaufmännische Berufsausbildung oder nachweislich mehrere Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position?
  • Sie haben ein freundliches und verbindliches Auftreten, besitzen aber auch Durchsetzungskraft?
  • Sie behalten auch in Stresssituationen einen kühlen Kopf?
  • Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift?
  • Sie haben gute Englischkenntnisse für den Umgang (persönlich und telefonisch) mit unseren internationalen Geschäftspartnern?
  • Sie haben einen sicheren Umgang mit MS-Office insbesondere Excel?

Alle Fragen mit JA beantwortet? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (bevorzugt per Email in einem pdf-Dokument) mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin an: recruiting@grafental.de (Frau Fischer)