Im Staatsministerium Baden-Württemberg ist bei Referat 13 – Organisation und Gebäudemanagement, IuK zum nächstmöglichen Zeitpunkt der Dienstposten einer

Sachbearbeitung Dokumentenmanagement (w/m/d)
Einführung E-Akte, Veränderungsmanagement
(Kennziffer 1342)

befristet für die Dauer von zwei Jahren zu besetzen. Eine unbefristete Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Das Staatsministerium ist die Regierungszentrale des Ministerpräsidenten. Es plant
die Landespolitik und berät den Ministerpräsidenten bei der ressortübergreifenden
Koordination der Landesministerien. Es bereitet Kabinettssitzungen und Beschlüsse
der Landesregierung vor, organisiert die Zusammenarbeit mit dem Landtag und stellt
die Arbeit der Landesregierung gegenüber der Öffentlichkeit dar. Außerdem vertritt
es die Landesregierung in der Ministerpräsidentenkonferenz sowie gegenüber dem
Bund.

Ihre Aufgaben:
In der Registratur wird das gesamte Schriftgut des Staatsministeriums verwaltet. Die Eingangspost wird erfasst und einem Aktenzeichen und ggf. einem schon vorhandenen Vorgang zugeordnet. Das gilt auch für elektronische Post, die ausgedruckt und erfasst wird. Aktuell wird die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte BW) vorbereitet. Die E-Akte BW ist ein Projekt, das in der Verwaltung Baden-Württembergs eingeführt und die Papierakte ersetzen wird.

Die Tätigkeit erstreckt sich im Wesentlichen auf folgende Arbeiten:

  • Erhebung und Optimierung von Geschäftsprozessen (interne Geschäftsabläufe).
  • Einarbeitung in die Schriftgutverwaltung und in Registraturabläufe.
  • Unterstützung bei der Einführung der E-Akte BW im Staatsministerium; insbesondere
    die Vorarbeiten für das interne Einführungsprojekt, Rollout, Erstellung von
    Arbeitspapieren und Konzepten, Durchführung von Schulungen etc.
  • Teilnahme bei Projektbesprechungen der E-Akte BW (in Vertretung).
  • Zusammenstellung elektronischer Sitzungsunterlagen (in Vertretung).
  • Bearbeitung des elektronischen Posteingangs (in Vertretung).

Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.

Ihr Profil:

  • Sie verfügen über einen für den gehobenen Dienst qualifizierenden Hochschulabschluss,
    mindestens Bachelor, insbesondere Bachelor of Arts - Public Management
    oder Public Financial Management bzw. Dipl.-Verwaltungswirt/-in oder
    Dipl.-Finanzwirt/-in oder einen vergleichbaren Abschluss in einem verwaltungsnahen
    Studiengang (z. B. Daten- und Informationsmanagement).
  • Die Stelle ist auch für Berufsanfänger geeignet.
  • Erfahrungen im Projektmanagement und in der Erhebung von Geschäftsprozessen
    sind wünschenswert.
  • Erfahrungen im Umgang mit Dokumenten-Management-Systemen sind wünschenswert.
  • Strukturiertes und dienstleistungsorientiertes Arbeiten wird erwartet.
  • Affinität zur IT wird vorausgesetzt.
  • Erfahrungen mit Registraturabläufen und Englischkenntnisse sind von Vorteil.
  • Interesse und Verständnis für politische Themen und Zusammenhänge werden erwartet.
  • Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift sowie Sicherheit im Umgang mit den
    im Staatsministerium eingesetzten Office-Anwendungen setzen wir voraus.
  • Darüber hinaus erwarten wir ein hohes Maß an Leistungs- und Einsatzbereitschaft,
    Zuverlässigkeit, Flexibilität, die Fähigkeit zu selbstständigem und strukturiertem
    Arbeiten sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit.

Unser Angebot:

  • Die Tätigkeit im Staatsministerium ermöglicht das Arbeiten nah am tagesaktuellen
    politischen Geschehen.
  • Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem
    motivierten, kompetenten und kollegialen Umfeld.
  • Möglichkeiten der flexiblen Gestaltung von Arbeitszeiten.
  • Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
  • Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW.
  • Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten.
  • Sportkurse im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
  • Verpflegungsmöglichkeiten in der Betriebskantine.

Eine Abordnung bzw. Befristung erfolgt zunächst für die Dauer von zwei Jahren. Der Dienstposten ist mit Beamtinnen/Beamten im gehobenen Dienst besetzbar. Im Beschäftigtenverhältnis erfolgt die Eingruppierung bei Vorliegen der tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 11 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Gehaltsspanne entnehmen Sie bitte der Gehaltstabelle, die Sie unter folgendem Link finden: https://lbv.landbw.de/documents/20181/42056/4_2019_Entgelttabelle.pdf/4592f10cb4ec-4208-88e7-9c91b7d3b8cd. Im Beamtenverhältnis ist der Dienstposten bis zur Besoldungsgruppe A 13 gD LBesG besetzbar. Die Laufbahnbefähigung für den gehobenen Dienst ist Voraussetzung für die Wahrnehmung der Position im Beamtenverhältnis.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die überwiegende Zahl der Arbeitsplätze des Staatsministeriums ist barrierefrei zugänglich. Im Bedarfsfall unterstützen wir eine behinderungsgerechte Ausstattung des Arbeitsplatzes. Es handelt sich um eine Vollzeittätigkeit, die jedoch grundsätzlich teilbar ist. Das Staatsministerium ist Träger des Zertifikats „audit berufundfamilie“. Das Land Baden-Württemberg ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann richten Sie bitte Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) unter Angabe der Kennziffer 1342 bis zum 18.09.2019 an das

Staatsministerium Baden-Württemberg, Personalreferat
Richard-Wagner-Str. 15, 70184 Stuttgart

Gerne können Sie Ihre Bewerbung auch per E-Mail (bitte zusammengefasst in einer Anlage im PDF- oder TIF-Format, max. 3 MB) an Personalreferat@stm.bwl.de übermitteln. Aus Verwaltungs- und Kostengründen können wir Ihre Bewerbungsunterlagen leider nicht zurücksenden.

Bitte beachten Sie außerdem die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener
Daten im Zusammenhang mit Bewerbungsverfahren im Staatsministerium.

Haben Sie noch Fragen?

  • Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Russ-Müller
    (Tel.0711/2153-216).
  • Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Herr Dölker
    (Tel. 0711/2153337) gerne zur Verfügung.