Wie war das noch gleich? Dir fehlt diese eine wichtige Information, aber das macht nichts, denn dein Kollege kann dir da mit Sicherheit weiterhelfen. Im Büro würdest du nun einfach quer über den Tisch rufen und besagten Kollegen fragen, doch im Home-Office teilst du deinen Schreibtisch höchstens mit ein paar Zierpflanzen. Kein Problem, denn Technik sei Dank sind deine Kollegen auch von zuhause aus nur ein paar Mausklicks von dir entfernt. Und so funktioniert die gemeinsame Arbeit an Projekten und Dokumenten ebenfalls ganz wunderbar. Mit den passenden Tools und der entsprechenden Software lässt es sich im Home-Office nämlich genauso effizient arbeiten, wie vom normalen Arbeitsplatz. 

Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Tools für deinen Workflow im Home-Office.

Tools für die Online-Kommunikation

Eine gute Kommunikation ist die Grundlage jedes erfolgreichen Teams. Sitzen nun aber alle Teammitglieder allein zuhause, entfallen auch die kleinen Pläuschchen zwischendurch auf dem Flur, während einer Kaffee- oder Mittagspause. Dadurch gehen nicht nur wichtige Informationen flöten, sondern auch der Teamspirit leidet auf Dauer an dem fehlenden Austausch.

Damit dies nicht geschieht, benötigt ihr ein gutes Chat-System, mit dem sich auch Online-Meetings organisieren lassen. Per Video-Konferenz lässt es sich wunderbar gemeinsam arbeiten und auch der kleine Small-Talk zwischendurch kann vom heimischen Büro aus stattfinden. Egal ob ein kurzes Update, eine schnelle Frage oder ein süßes Katzenvideo zwischendurch – mit der richtigen Software bleibt die Kommunikation im Team intakt. 

Folgende Tools erleichtern die Online-Kommunikation im Team:

  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Slack
  • Skype
  • Google Messages
  • Cisco WebEx
  • Jitsi
  • Jami
  • Riot
  • TeamSpeak
  • Discord

Telefonielösungen:

  • Placetel
  • Fonial
  • peoplefone HOSTED

E-Mail-Lösungen:

  • Microsoft Outlook
  • Thunderbird
  • Mailbird
  • EM Client
  • SeaMonkey
Projektmanagement im Home-Office
Bildquelle: www.istockphoto.com / Weedezign

Projektmanagement-Tools

Planung und Organisation sind die halbe Arbeit! Deshalb ist es auch im Home-Office wichtig, Arbeitsläufe zu strukturieren, zu planen und zu dokumentieren. Im normalen Büroalltag läuft das Projektmanagement natürlich ganz anders ab als von zuhause. Vor allem große Teams brauchen deshalb eine gute Organisation und dafür natürlich die entsprechenden Projektmanagement-Tools.

Hier sind ein paar Tipps:

  • Asana
  • Microsoft Project
  • favro
  • Airtable
  • Trello
  • MeisterTask
  • Yammer
  • Glip
  • monday.com
  • Fleep
  • Paymo
  • Wrike
  • Zenkit
  • Basecamp
  • factro
  • ClickUp
  • Bitrix
  • Taiga
  • Wekan
  • Kanboard

Abstimmungen und Feedback

Wer hat wann Zeit für das nächste Meeting? Und wie ist eigentlich die allgemeine Stimmung unter den Kollegen? Was man im Büro sofort mitbekommt, ist zuhause weniger zugänglich. Kümmert sich niemand darum, bleibt wichtiges Feedback aus. Doch auch hier gibt es Tools, die den Austausch erleichtern. 

  • Doodle (Terminfindung)
  • Chimp or Champ (Anonymer Feedback-Bericht)
  • OfficeVibe (Mitarbeiter-Feedback)
  • InVision (Feedbacks zu Projekten)

Tools zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten

Eine gute Lösung für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist essenziell, um im Home-Office effizient zu arbeiten. Muss man Dateien ständig hin- und herschicken und neu abspeichern, verschwendet dies unnötig Zeit. Auch die Größe einer Datei könnte hierbei ein Problem werden. Deshalb ist es ratsam, auf Cloud-Speicher zu setzen. 

Passende Tools wären beispielsweise: 

  • Google G Suite
  • Office 365
Papierloses Büro Home-Office
Bildquelle: www.istockphoto.com / Kerkez

Papierloses Büro: Datentransfer und -speicherung

Einer der vielen Vorteile des digitalen Büros ist es, dass Materialien wie Papier gespart werden können. Dokumente und Unterlagen können weitgehend digitalisiert und abgelegt werden, so dass du als Mitarbeiter problemlos darauf zugreifen und diese bearbeiten kannst. Auch hier ist es ratsam, diese Dateien nicht per Mail zu senden, sondern Online-Speicher für den Transfer und die Speicherung zu nutzen. 

Diese könnten sein:

  • Dropbox Business
  • Box
  • Google Drive
  • Tresorit
  • Microsoft One Drive
  • Nextcloud
  • OwnCloud
  • SeaFile
  • DocuSign (Digitale Verträge erstellen und unterschreiben)

Tools zur Produktivitätssteigerung

Doch nicht nur die Abläufe im Team müssen im Home-Office organisiert werden, sondern auch die eigene Ordnung. Schließlich bist du zuhause auf dich allein gestellt und selbst dafür verantwortlich, wie du arbeitest. Damit du nicht im Chaos versinkst und maximal effizient arbeiten kannst, können folgende Tools behilflich sein:

  • Evernote (ordnet Notizen und Dokumente)
  • Pocket (Organisation und Ordnung)
  • Goodtime (Zeitmanagement)
  • AppBlock (gegen Ablenkungen)
  • Headspace (Meditations-App)
  • Big Stretch Reminder (Pausen einlegen und stretchen)
  • RescueTime (Zeitmanagement)
  • Noisli (Stimulierende Rauschkulisse)
  • Pomodoro (Zeitmanagement)
  • Unroll.me (Newsletter-Abos managen)
  • Toggl (Zeitmanagement)
  • Procraster (gegen Aufschieberitis)
  • Yaware (Zeit- und Produktivitätsaufzeichnung)
  • Time Doctor (Zeiterfassungs-App)
  • Timely (Arbeitstag in Echtzeit)
  • Focuster (plant To-Do-Listen im Kalender)
  • Instant (Zeit nachverfolgen)
  • Timewaste Timer (beschränkt Social Media Aktivitäten)
  • Google Calendar (Planung)
  • GoToMeeting (Desktopfreigabe)
  • Remember the Milk (Online-Aufgabenliste)
  • Todoist (Kontrolle über Aufgaben)
  • Focuslist (Planungstool)
  • Google Keep (Notizen)
  • Zapier (Apps verbinden)
  • Buffer (Social Media Planung)

Fazit

Home-Office bietet zahlreiche Vorteile, was vielen Arbeitnehmern und auch Unternehmen nun nicht zuletzt durch die Corona-Krise bewusst geworden ist. Heutzutage ist es wichtig, die Flexibilität in der IT zu erhöhen und den Mitarbeitern eine Option auf Arbeit von zuhause zu geben, sofern dies möglich ist. Mit der passenden Software und den entsprechenden Tools können beide Seiten die Vorteile des Home-Office voll ausschöpfen. 


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