„Jetzt reicht es mir! Das gibt einen Eintrag in Ihre Personalakte!“, schreit dir deine Chefin wutentbrannt entgegen. Bei dir bricht Panik aus: Was heißt das nun genau? Und mit welchen unmittelbaren Konsequenzen musst du rechnen? Wir erklären dir, was die Personalakte ist, was drinstehen darf und welche Informationen dort absolut nichts zu suchen haben.

Die wichtigsten Fakten zur Personalakte

Egal, ob internationaler Konzern, mittelständisches Unternehmen oder kleiner Familienbetrieb: Personalakten ihrer Mitarbeiter dürfen alle Firmen führen. Sie müssen dies jedoch nicht tun. Allerdings erweist es sich für die Unternehmen in der Regel als außerordentlich praktisch, eine Dokumentensammlung zu jedem Mitarbeiter anzulegen.

Kurz & bündig

  • Die Personalakte ist eine Dokumentensammlung, die ein Unternehmen über seinen Mitarbeiter anlegt.
  • Die Akte kann in Papierform oder aber auch in digitaler Form vorhanden sein. In jedem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, sie vertraulich zu behandeln.
  • Der Arbeitnehmer kann jederzeit ohne Angabe von Gründen Einsicht in seine Personalakte vom Arbeitgeber verlangen.

Was darf in die Personalakte?

Die folgende Liste zeigt dir auf, welche Unterlagen und Dokumente zu einer Person in einer Personalakte abgelegt werden dürfen.

Aktenschrank Personalakte
Bildquelle: www.istockphoto.com / cyano66

Das hat nichts in der Personalakte verloren

Doch bei weitem nicht alles darf in einer Personalakte gesammelt werden. Absolut nichts verloren haben dort Informationen, die ausschließlich die Privatsphäre des Mitarbeiters betreffen, beleidigende oder verunglimpfende Inhalte oder auch Unwahrheiten. Nicht in die Personalakte gehören also beispielsweise

  • private Informationen wie Hobbies oder Angaben zu Reisezielen,
  • Krankheitsgründe,
  • stark wertende, unsachliche oder gar beleidigende Aussagen über den Mitarbeiter oder
  • Links zu Social-Media-Profilen des Angestellten.

Achtung, Datenschutz!

Da es sich durchaus um sensibles Datenmaterial handelt, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters zu wahren. Er muss also auch dafür Sorge tragen, dass keine Unbefugten an das Material gelangen können. Je nachdem, ob die Akte in Papierform oder digital angelegt ist, sind also die entsprechenden Vorkehrungen von deinem Arbeitgeber zu treffen.

Mittlerweile gibt es jede Menge unterschiedlicher HR-Software, die unter anderem auch spezielle Tools für elektronische Akten enthält. Selbstverständlich dürfen die dort angelegten Personalakten nicht für jeden frei einsichtig sein, sondern müssen passwortgeschützt in einem bestimmten Bereich hinterlegt sein, auf den nicht jeder Mitarbeiter Zugriff hat.

Führt ein Arbeitgeber noch Personalakten in Papierform, so dürfen auch diese nicht in einem offen für jeden zugänglichen Schrank aufbewahrt werden. Sie müssen an einem sicheren Ort, zum Beispiel in einem verschlossenen Schrank, gelagert sein.

Generell gilt: Mitarbeiter der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung, auch wenn diese zu externen Dienstleistern gehören, haben eingeschränkte Einsichtsrechte in die Personalakten der Beschäftigten. Diese beziehen sich nur auf die Daten, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Wünscht dies ein Angestellter, so kann er auch Arbeitnehmervertreter dazu bevollmächtigen, Einblick in seine Akte zu erhalten. Sowohl für Arbeitgeber, Betriebsratsmitglieder, Personaler und Buchhalter gilt: Sie alle müssen absolute Schweigepflicht über die Inhalte der Personalakten bewahren.


Deine Rechte

Für dich wichtig zu wissen: Du hast das Recht, jederzeit Einsicht in deine eigene Personalakte zu nehmen, und du musst dafür keinen besonderen Grund angeben. Da der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ist, dich jedes Mal darüber zu informieren, wenn eine neue Eintragung in deine Akte gemacht wird, solltest du von diesem Recht auch immer wieder Gebrauch machen. Verlange also in bestimmten Abständen, einen Blick in deine Akte werfen zu dürfen. Du kannst dir Kopien machen und auch Notizen anfertigen. Zudem darfst du auch Gegendarstellungen vornehmen, wenn du der Meinung bist, dass ein Sachverhalt falsch dargestellt ist.

Erlaubt dir dein Chef nicht, einen Einblick in deine Personalakte zu bekommen, gehst du am besten folgendermaßen vor:

  • Teile ihm zunächst schriftlich eine Frist mit, bis zu deren Ablauf du Einsicht verlangst.
  • Fordere ihn auf, dir eine Begründung für die Verweigerung der Einsichtnahme zu nennen.
  • Schalte den Betriebs- oder Personalrat ein bzw. ziehe einen Anwalt hinzu.
Abmahnung in Personalakte
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Abmahnung in der Akte?

Verstößt du als Mitarbeiter mit deinem Verhalten gegen in deinem Arbeitsvertrag festgehaltene Pflichten, kannst du von deinem Arbeitgeber eine Abmahnung erhalten. Details, welchen Formalia eine Abmahnung entsprechen muss, findest du hier. Diese Abmahnung findet in aller Regel einen Platz in deiner Personalakte. Bist du mit den Hintergründen dazu absolut nicht einverstanden, kannst du verlangen, dass eine schriftliche Gegendarstellung oder ein Widerspruch von deiner Seite beigelegt wird. In der Folge kannst du dann fordern, dass die aus deiner Sicht ungerechtfertigte Abmahnung entfernt wird.

Ist es allerdings passiert und in deiner Personalakte befindet sich eine Abmahnung, der du auch nicht widersprichst, stellt sich die Frage: Wie lange verbleibt dieser Vermerk in deiner Personalakte? Konkrete Fristen hierzu gibt es nicht. In manchen Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ist eine Zeitspanne angegeben, nach deren Ablauf die Abmahnung gelöscht wird. Generell gilt jedoch: Der Arbeitgeber muss eine Abmahnung erst dann löschen, wenn sie keinerlei Relevanz mehr für das bestehende Arbeitsverhältnis hat (vgl. BAG, Az. 2 AZR 782/11). Gegebenenfalls muss dies auch erst auf Bitte des Betroffenen hin geschehen, sprich du müsstest dafür selbst aktiv werden und um eine Löschung des Vermerks anfragen.


Fazit

Fast jedes Unternehmen führt heutzutage eine Personalakte über seine Mitarbeiter; schon allein aus praktischen Gründen. Da dich dein Arbeitgeber nicht darüber informieren muss, wenn in der Akte Einträge vorgenommen werden, solltest du von ihm in regelmäßigen Abständen Einblick in die Akte verlangen. Das steht dir zu und ist dein gutes Recht.

Quellen:
arbeitsrechte.de, juris.bundesarbeitsgericht.de


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