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Eine E-Mail muss dringend beantwortet werden, Kollege Y steht mit der Planung für das Projekt Z neben Ihnen und der Ablagestapel wird immer höher. Sie wissen in der Arbeit nicht mehr, wo Ihnen der Kopf steht? Dann hilft nur noch eins: Ein paarmal tief einatmen, die Aufgaben priorisieren und die Zeit bestmöglich einteilen. Dazu stellen wir Ihnen Techniken für Ihr Zeitmanagement vor.

Was ist Zeitmanagement eigentlich?

Laut Duden ist Zeitmanagement der strukturierte „Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit“. Es ist aber nicht nur die Zeit, die wir richtig einteilen. Wir managen uns vor allem selbst, arbeiten fokussiert auf unser Ziel zu und weichen Ablenkungen aus.

Was heißt das für das Arbeitsleben? Selbstmanagement hilft, das Arbeitspensum möglichst stressfrei zu bewältigen, effizient zu arbeiten und Ziele konzentriert zu erreichen.

Welche Techniken gibt es?

Zeitmanagement-Techniken gibt es wie Sand am Meer. Hier sind fünf der gängigsten Prinzipien im Kurzportrait:

1. To-Do-Liste

Einfach gemacht, übersichtlich und effektiv: Die To-Do-Liste ist das Urgestein im Zeitmanagement. Und jeder kennt das befriedigende Gefühl, wenn er einen Punkt nach dem anderen abhakt oder mit einem fetten Stift streicht.

Grundsätzlich schreiben Sie erst einmal alles auf, was Sie erledigen müssen. Ob Sie die Aufgaben nach Priorität ordnen oder nach Projekten/Kategorien, entscheiden Sie selbst – und auch, ob Sie die Liste in Excel, auf einem Zettel oder in einem Online-Programm führen. Schließlich muss die Liste für Sie, Ihre Aufgabengebiete und Ihre Arbeitsweise funktionieren.

Unsere Tipps zur To-Do-Liste:

  • Nutzen Sie nur eine Liste.
  • Markieren Sie sich die wichtigsten Aufgaben/die To-Do‘s für den Tag gegebenenfalls farbig.
  • Teilen Sie große Aufgaben, wenn nötig, in kleinere To-Do’s auf.
  • Notieren Sie auch die Deadlines der einzelnen Aufgaben.
  • Halten Sie Ihre Liste so kurz wie möglich.
  • Setzen Sie für nicht so eilige To-Do’s einen Reminder in Ihren Kalender.
  • Finden Sie heraus, welche Liste für Sie am besten funktioniert.

Vorteil: Sie haben immer im Blick welche Aufgaben anstehen und können direkt sehen, was Sie bereits erledigt haben.

2. Not-To-Do-Liste

Oder Sie gehen genau anders herum vor: Entscheiden Sie bewusst, was Sie mit Ihrer Zeit eben nicht tun möchten. Was Ihnen bleibt, ist mehr Zeit und Konzentration für die wirklich wichtigen Dinge.

Ihre Not-To-Do-Liste kann zum Beispiel so aussehen:

  • Social Media und privates Smartphone meiden
  • Jede Mail sofort bei Eintreffen lesen
  • E-Mails mehr als einmal in die Hand nehmen
  • Ungenaue Arbeitsanweisungen ohne Nachhaken akzeptieren
  • Auf die Mittagspause verzichten
  • Ständige Unterbrechungen hinnehmen
  • Aufgabe Y (und nicht Aufgabe X) -> implizites Vorgehen

Vorteil: Sie machen sich bewusst, wo die größten Zeitfresser lauern. Die können Sie dann getrost umgehen und Ihre Zeit produktiv einsetzen.

3. Pomodoro-Technik

Was die Tomate (italienisch: Pomodoro) mit Selbstmanagement zu tun hat? Das ist so: Pausen sind wichtig für das Hirn. Nur so kann es produktiv arbeiten. Und wie erinnern Sie sich am einfachsten daran, dass wieder eine Denkpause ansteht? Durch einen Timer. Francesco Cirillo – italienischer Unternehmer und seines Zeichens Namensgeber der Pomodoro-Technik – verwendete dafür eine Eieruhr in der schicken Form einer Tomate.

Und so einfach funktioniert die Technik:

  1. Notieren Sie sich, welche Aufgaben oder Aufgabenteile Sie in den kommenden 25 Minuten erledigen möchten.
  2. Stellen Sie Ihren Wecker/Smartphone-Timer auf 25 Minuten und arbeiten Sie konzentriert und fokussiert.
  3. Der Wecker klingelt, Sie setzen ein Häkchen hinter die erledigten Aufgaben und genießen dann eine fünfminütige Pause. Eine Pomodori-Einheit (25 Minuten Arbeit, fünf Minuten Pause) ist geschafft.
  4. Weiter geht’s mit Ihren Aufgaben. Nach vier Pomodori-Einheiten haben Sie sich dann eine längere Pause von 30 Minuten verdient.

Vorteil: Sie lernen wieder, konzentriert und fokussiert zu arbeiten – und zwar über einen längeren Zeitraum. Zeitfresser und Ablenkungen haben durch Ihre Konzentration gar keine Chance. Und die Pausen helfen Ihnen, sich zwischendurch zu entspannen und dem Kopf die nötige Ruhe zu gönnen.

4. Eisenhower-Matrix

Beim Eisenhower-Prinzip ordnen Sie Ihre anstehenden Aufgaben in 4 Felder einer Matrix ein. Die Felder sind folgendermaßen aufgeteilt:

  1. Dringend & wichtig
  2. Dringend & nicht wichtig
  3. Wichtig & nicht dringend
  4. Nicht wichtig & nicht dringend

Zugegeben, für die Zuordnung brauchen Sie ein bisschen Übung. Manchmal ist es zum Beispiel nicht ganz einfach herauszufinden, wie wichtig eine Aufgabe tatsächlich ist.

Vorgehen: Erst erledigen Sie die Aufgaben aus Feld 1. Danach bearbeiten oder delegieren Sie die aus dem zweiten Feld. Aufgaben aus Feld 3 terminieren Sie und erledigen Sie zur gegebenen Zeit. Und die Aufgaben aus Feld 4 vergessen Sie getrost.

Vorteil: Sie erkennen ganz einfach, wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren sollten. So vermeiden Sie, über unwichtige aber dringende Aufgaben die wichtigen zu vergessen.

Und hier gibt’s die Matrix für Sie zum Download. Notieren Sie Ihre Aufgaben auf kleinen Post-Its und kleben Sie die in das entsprechende Feld.

5. Pareto-Prinzip

Diese Technik ist auch bekannt als 80-20-Regel. Sie basiert auf den Erkenntnissen des Wissenschaftlers und Namensgebers Vilfredo Pareto. Der beobachtete im Jahr 1906, dass sich 80 Prozent des italienischen Bodens im Besitz von nur 20 Prozent der Bevölkerung befanden. Auf viele verschiedene Fällen in der Wirtschaft trifft diese 80/20-Verteilung tatsächlich ebenfalls zu, auch wenn die Zahlen natürlich variieren können.

Aufs Arbeitsleben übertragen bedeutet das Prinzip: Oft können Sie schon 80 Prozent Ihrer Aufgaben in 20 Prozent der Zeit bewältigen. Dazu müssen diese 20 Prozent Ihrer Zeit entsprechend sinnvoll und effizient eingesetzt werden. Das Prinzip sagt natürlich nicht, dass Sie auf die anderen 80 Prozent Ihrer Zeit verzichten können. Hier gibt es Aufgaben zu erledigen, die nicht so produktiv sind – wie etwa Nachrichten beantworten.

Wichtig: Achten Sie darauf, wann diese etwa 20 Prozent Ihrer Zeit/Ihres Einsatzes tatsächlich erreicht sind. Es ist sinnlos, Energie an etwas zu verschwenden, das bereits gut ist. Auf der anderen Seite sollten Sie aber natürlich nicht nachlässig mit der Erfüllung Ihrer Aufgaben umgehen.

Vorteil: Sie lernen, sich zuerst konzentriert den wichtigen Aufgaben und dringenden Projekten zu widmen. Unwichtigere Aufgaben und Zeitfresser wie die Beantwortung aufschiebbarer E-Mails können Sie später bearbeiten.

Zeitmanagement: das Pareto-Prinzip

Zeitmanagementregeln für den Alltag

Wir haben den Karriere-Experten Christian Richter von Karriereservice.de nach weiteren, ganz praktischen Anregungen für ein besseres Zeitmanagement befragt.

Hier sind seine hilfreichen Statements zu dem Thema:

Christian Richter von Karriereservice.de
Bildquelle: karriereservice.de

Ehrliche Analyse

„Viele verstehen Zeitmanagement falsch. Es gilt nicht, die Zeit zu managen, sondern sich selbst. Um ein besser Selbstmanagement zu erreichen, sollten Sie zunächst mit einer ehrlichen Analyse Ihre typischen Schwächen im Bereich der Eigenorganisation starten. Ein eher kritischer Typ neigt zum Beispiel eher dazu, viel Zeit in die Überprüfung und Absicherung seiner Arbeit zu investieren. Eine eher pedantische Person ist oft zu detailverliebt und steht sich hiermit selbst im Weg.

Wie steht es um Sie? Welche Schwächen stellen Sie bei sich selbst im Alltag immer wieder fest? Welches Feedback zu Ihrer Arbeitsweise haben Sie bisher bekommen? Eine genaue Reflexion der eigenen Selbstmanagementfehler hilft, um ein Konzept für die Integration neuer Arbeitsstrategien zu entwickeln. Auch ein Vergleich mit Anderen und die Beobachtung von deren Alltagstechniken können sehr förderlich sein, um Anregungen für eine Umstellung der eigenen Arbeitsweise zu erlangen.“

2 Minuten Regel

„Diese hilft mir im Alltag ganz besonders! Alle Aufgaben, die ich in zwei Minuten erledigen kann, gehe ich immer sofort an.

So funktioniert es: Fragen Sie sich bei allen Alltagsaufgaben, ob die Erledigung dieser länger als zwei Minuten dauert. Wenn Sie die Frage mit „Nein“ beantworten können, dann ‚ran ans Werk!

Hierzu einige Bespiele: zwei Minuten den Schreibtisch aufräumen, zwei Minuten noch schnell die E-Mails beantworten, zwei Minuten das Geschirr abspülen, zwei Minuten die Wäsche schnell in die Maschine packen, zwei Minuten kurz mit den Kollegen absprechen. Mir hilft diese Methode dabei, eine Startmotivation für viele kleine Aufgaben zu finden, die sich dann nicht mehr zu einem großen Berg aufsummieren. Also eine echt gute Selbstmotivationshilfe zur Vorbeugung von Aufschieberitis.“

Einfach mal Nein sagen

„Wer sich zu viel vornimmt, hat zwangsläufig Probleme mit dem Selbstmanagement. Somit ist die Frage nach der Ursache schnell geklärt. Genau hier sollten Sie auch ansetzen. Welche Ziele, Aufgaben und Zusagen bringen Sie wirklich weiter? Welchen Anforderungen müssen Sie gerecht werden? Wen kann man auch mal enttäuschen?

Es ist nicht leicht sich abzugrenzen und immer die richtigen Prioritäten zu setzen. Aber genau darauf kommt es an! Versuchen Sie, dies zu beherzigen, um den Alltag gelassener zu gestalten.“

In unserem Webinar am 28. September 2017 gibt Christian Richter noch mehr Tipps, wie Sie sich und Ihre Zeit im Job optimal managen – wie immer kostenfrei. Hier gibt’s Details und die Anmeldung zu unseren Webinaren.

Webinar
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Tags & Schlagwörter:generalNot-To-Do-ListePareto-PrinzipPomodoro-TechnikSelbstmanagementTo-Do-ListeZeitmanagement
Cornelia Weidemann

AutorCornelia Weidemann

Immer auf der Suche nach Neuigkeiten und glücklich mit der Welt, sobald die Hände die Tasten berühren: Cornelia schreibt über Menschen, die ihre Jobs lieben, über Events und Veranstaltungen und über Neues aus der HR-Welt.

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