Arbeitszeugnis-Formulierungen: die Geheimcodes im Zeugnis

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Hast du ein Praktikum absolviert oder verlässt du deinen bisherigen Arbeitgeber, dann erhältst du von diesem ein Arbeitszeugnis. Dieses Zeugnis steht jedem Arbeitnehmer zu und soll deinen künftigen Arbeitgebern einen Überblick über deine bisherige Leistung und Arbeitsweise bieten. Hier liest du, welche Formulierungen dafür typisch sind und worauf Personaler Wert legen.

Die Zeugnissprache: Offene Kritik ist unzulässig

Siehst du dir Arbeitszeugnisse genau an, wird dir schnell auffallen: Es gibt in der Regel keine negativen Aussagen. Das hat einen Grund, denn der Gesetzgeber schreibt vor, dass diese Beurteilung zwar der Wahrheit entsprechen, aber auch wohlwollend formuliert sein muss. Um diese Bedingung zu erfüllen und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, haben sich in den letzten Jahren verschiedene Formulierungen etabliert, welche die Personaler immer wieder gebrauchen.

Ein Arbeitszeugnis muss also den Eindruck erwecken, dass du deine Arbeit gut und zufriedenstellend erledigt hast. Das macht es für einen Laien schwer, die wirkliche Beurteilung zum Beispiel in Form von Schulnoten herauszulesen. Offene Kritik ist strengstens verboten.

Typisch für ein Arbeitszeugnis:

• Das gesamte Zeugnis erweckt den Anschein, dass die Anforderungen des Unternehmens durch den Arbeitnehmer erfüllt wurden.
• Alle Formulierungen klingen nett.
• Scheinbar gut gemeinte Phrasen stellen unter Umständen das Gegenteil dar.

Nicht jede Beurteilung weist diese Geheimcodes und Phrasen auf. Sie sind nur bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis zu finden.

Es werden zwei Beurteilungsarten unterschieden:

1. Qualifiziertes Zeugnis: In diesem Fall erhältst du eine Beurteilung, die beschreibt, welche übertragenen Aufgaben du erledigt hast. Zum anderen ist hier aber auch eine Beschreibung deines Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten sowie deiner Arbeitsweise und Leistung zu finden. Der neue Arbeitgeber kann sich also ein genaues Bild darüber machen, ob du Aufgaben zur vollen Zufriedenheit erfolgreich abschließt oder beispielsweise immer pünktlich und gewissenhaft bist.
2. Einfaches Zeugnis: In einer einfachen Beurteilung findest du keine zweideutigen Formulierungen. Hier wird lediglich beschrieben, welche Arbeiten du erledigt hast. Es ist also neutraler, ermöglicht deinem potenziellen Arbeitgeber aber keinen so umfassenden Überblick über deine Fähigkeiten oder dein Verhalten.

Wichtig: Für das Arbeitszeugnis hat sich ein gewisser Standardaufbau durchgesetzt. Diesem folgen die Firmen in der Regel. Er hält grundsätzlich eine Schlussformel bereit, in der dir dein Arbeitgeber alles Gute für die Zukunft wünscht und zum Beispiel festhält, ob das Arbeitsverhältnis im gegenseitigen Einvernehmen aufgelöst wurde.

Gesetzliche Regelungen im Überblick

Immer wieder sind gerade qualifizierte Arbeitszeugnisse Thema von Arbeitsgerichten in der Bundesrepublik. Dabei geht es weniger um den Anspruch als vielmehr um die Gestaltung. Um für Arbeitnehmer und Arbeitgeber den gesetzlichen Rahmen zu vereinfachen, wurden in den letzten Jahren gesetzliche Rahmenbedingungen geschaffen. Auch in einem vermeintlich guten Arbeitszeugnis solltest du überprüfen, ob diese Regelungen eingehalten wurden.

1. Arbeitgeber dürfen bekannte Geheimcodes eigentlich nicht mehr verwenden. Du kannst hier auf eine Korrektur bestehen, wenn du sie entdeckst. Oft werden die Geheimcodes mittlerweile weggelassen und Selbstverständliches wird betont. Auch dadurch kann dem potenziellen Chef jedoch eine Schwäche des Arbeitnehmers vermittelt werden.
2. Alle Aussagen müssen wahrheitsgetreu sein. Das heißt: Dein Arbeitgeber darf zwar keine offene Kritik üben, er darf deine Leistung aber auch nicht beschönigen.
3. Deinen zukünftigen Arbeitgeber gehen bisherige Krankheitszeiten nichts an, demnach haben sie auch in deinem Zeugnis nichts verloren.
4. Hast du eine Kündigung erhalten, kannst du übrigens ablehnen, dass der genaue Grund in deiner Beurteilung genannt wird.
5. Alle Arbeiten, die du im Unternehmen ausgeführt hast, müssen hier genannt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese tatsächlich zu deinem Job gehörten oder über dein Stellenprofil hinausgingen.

Übrigens braucht nicht dein Arbeitgeber selbst das Zeugnis erstellen. Es ist vollkommen legitim, wenn sich ein Mitarbeiter der Personalabteilung mit der Formulierung auseinandersetzt. Auch dann ist es allerdngs nötig, dass der gesetzliche Rahmen eingehalten wird.

Auf Formalitäten kommt es an

Damit dein zukünftiger Arbeitgeber dein Zeugnis anerkennt, benötigt es gewisse Formalitäten. In der Tat spielt nämlich nicht nur die geleistete Arbeit eine Rolle. Dein jetziger Arbeitgeber muss das Zeugnis immer auf Firmenpapier drucken. Es sollte den offiziellen Briefkopf des Unternehmens aufweisen. Hier werden sowohl die vollständigen Kontaktdaten der Firma als auch deine Daten aufgelistet. Weiterhin trägt das Schriftstück die Überschrift „Arbeitszeugnis“.

Danach folgen zunächst deine Stammdaten. Anschließend kommt die Tätigkeitsbeschreibung. Hier wird aufgeführt, welche Arbeiten du übernommen hast, was deine Tätigkeit also genau war. Im nächsten Abschnitt ist Vorsicht geboten, denn hier geht dein Vorgesetzter auf deine Leistung und dein Sozialverhalten ein. Hier können sich zweideutige Arbeitszeugnis-Formulierungen wiederfinden.

Im Anschluss nennt dein Chef in der Regel den Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses, also beispielsweise die Kündigung aus betrieblichen Gründen. Schließlich folgen eine Schlussformel sowie Zukunftswünsche. Den Abschluss bilden wieder Formalitäten wie beispielsweise Unterschrift, Firmenstempel und das Datum, an dem das Zeugnis ausgestellt wurde.

Natürlich kann ein Unternehmen eine solche Beurteilung frei erstellen. Als Grundlage kann aber ebenso ein Arbeitszeugnis-Muster verwendet werden. Wichtig ist, dass du dein Arbeitszeugnis in ausgedruckter Form erhältst. Es ist nicht legitim, wenn es dir die Personalabteilung per E-Mail schickt, denn du brauchst die persönliche Unterschrift. Weiterhin muss es per Computer geschrieben werden. Handschriftliche Aufzeichnungen reichen nicht mehr aus.

Du solltest zudem kontrollieren, ob eine Schlussformel vorhanden ist. Hier wünscht dir dein Vorgesetzter alles Gute für die Zukunft und dankt dir außerdem für deine Arbeit. Natürlich ist eine solche Schlussformel an und für sich freiwillig, wenn sie aber fehlt, wird dir das negativ ausgelegt.

Es ist wichtig, dass dein Zeugnis zu deinen Angaben im Lebenslauf passt. Kontrolliere also noch einmal, ob die Beschäftigungszeiten und deine Notizen zur Anstellung mit dem Zeugnis übereinstimmen. Personaler werden hier schon bei kleinen Unstimmigkeiten hellhörig.

Wichtig: Versuche deiner Bewerbung immer mehrere Zeugnisse anzuhängen, damit sich dein potenzieller Arbeitgeber ein Bild darüber machen kann, wie sich deine Leistung entwickelt hat. Du kannst bei langer Betriebszugehörigkeit übrigens auch nach einem Zwischenzeugnis fragen. Zwar hast du keinen gesetzlichen Anspruch darauf, viele Vorgesetzte händigen es aber auf Nachfrage aus.

Wo stehen Phrasen zur individuellen Beurteilung?

Ein Arbeitszeugnis setzt sich aus mehreren Abschnitten zusammen. Entgegen der Vorurteile sind nicht in jedem Abschnitt sogenannte Geheimcodes der Personalveranwortlichen zum Verhalten des Arbeitnehmers eingebaut. Meistens befinden sich diese nur in zwei Abschnitten:

• 4. und 5. Abschnitt: Hier beschreibt der Arbeitgeber dein soziales Verhalten sowie die Leistung, die du bei den dir übertragenen Aufgaben abgeliefert hast. Beide Abschnitte sind in einem einfachen Arbeitszeugnis nicht zu finden. In ihnen tauchen einzelne Formulierungen auf, die als Geheimcodes zu werten sind.
• 6. Abschnitt: Im sechsten Abschnitt wird erklärt, warum das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Auch dies ist für den neuen Arbeitgeber immer sehr interessant. Dadurch kann er sich ein Bild davon machen, ob du auf eigenen Wunsch das Unternehmen verlässt oder ob das Arbeitsverhältnis zum Beispiel von dem Betrieb selbst beendet wurde.

Das Zeugnis sollte immer schriftlich ausgestellt werden und die Unterschrift sowie den Firmenstempel des bisherigen Arbeitgebers tragen. Weiterhin weist es die Stammdaten der Firma auf.

Für die Personaler ist das Zeugnis auf den ersten Blick in vielerlei Hinsicht interessant, wobei es hier nicht nur um die Bewertung deiner Arbeit an sich geht. Viele Personalverantwortliche prüfen auch einfach, ob die Angaben aus der Bewerbung stimmen. Achte unbedingt darauf, dass angegebene Zeiträume im Lebenslauf zu den Beurteilungen deiner Arbeitgeber passen. Schon kleine Abweichungen, die zum Beispiel durch Tippfehler entstehen, hinterlassen hier ein weniger positives Bild.

Welchen Schulnoten sind die Formulierungen im Arbeitnehmer-Zeugnis gleichzusetzen?

Natürlich wäre es für alle Beteiligten einfacher, wenn du ein Arbeitszeugnis mit altbekannten Schulnoten bekommst. Mit dem Gesetz ist das aber nicht vereinbar, denn eine Beurteilung sollte wohlwollend, also vermeintlich positiv, sein.

Die Formulierungen im qualifizierten Zeugnis kannst du mit ein bisschen Hintergrundwissen aber leicht in Schulnoten „umrechnen“. Ob du nun Note 3 oder Note 5 hast, erkennst du oft nur an Details, wie unterschiedlichen Adjektiven oder möglichen Steigerungsformen.

Liest du also zum Beispiel: „Sie hat ihre Aufgaben stets zur vollsten Zufriedenheit des Unternehmens erfüllt“, entspricht das einer klassischen Note 1. Bereits wenn das Wörtchen „stets“ in dem Satz fehlt, hast du von deinem bisherigen Chef nur noch die Note 2 erhalten. Fehlt dann auch die Steigerung, ist also nur noch von „voller Zufriedenheit“ die Rede, kannst du von einer Note 3 ausgehen. All diese Formulierungen sind noch als positiv anzusehen.

Anders ist es, wenn dein Arbeitgeber beispielsweise schreibt: „Sie hat die zugeteilten Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit abschließen können.“ Sicherlich klingt auch das noch gut und eigentlich zufriedenstellend. In diesem Fall bekommst du aber leider nur die Note 5, also ein Mangelhaft.

Deine Alarmglocken sollten übrigens läuten, wenn du in einem Satz liest: „Sie hat sich bemüht.“ In diesem Fall hast du deinen Chef nicht überzeugt.

Näher hinsehen: Adjektive und Beschreibungen

Möchtest du wissen, welche Formulierungen positiv sind, dann achte auf Adjektive. Typisch sind, sortiert nach den Schulnoten, folgende Formulierungen:

• Note 1: Schätzt dich dein Chef als sehr guten Mitarbeiter ein, verwendet er Beschreibungen wie: mit äußerster Sorgfalt, allerbeste Weise, außergewöhnlich, stets freundlich, im höchsten Maße oder außerordentlich.
• Note 2: Auch ein Arbeitszeugnis, dass der Note 2 entspricht, kann sich noch sehen lassen. Typische Formulierungen sind: stets zuverlässig, äußerst gewissenhaft, hohes Engagement, großem Fleiß, überdurchschnittliche Arbeitsqualität, Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen.
• Note 3: Über ein „Befriedigend“ kannst du dich freuen, wenn diese Beschreibungen auftauchen: systematisch und zufriedenstellend, gewissenhaft, sorgfältig, zeigte Initiative, solide Fachkenntnisse, vorbildlich.
• Note 4: In der Schule gehörte die 4 nicht mehr zu den besten Noten, obwohl diese von Seiten der Lehrkräfte immer noch als ausreichend angesehen wird. Im Arbeitszeugnis weisen folgende Umschreibungen auf die Note 4 hin: ordnungsgemäß, zu unserer Zufriedenheit, keine Unsicherheiten, unseren Erwartungen entsprochen, mit Leistungen zufrieden.
• Note 5: Ein Arbeitszeugnis, das die Personaler mit einer 5 bewerten würden, kann sich bei deiner Arbeitssuche zu einem echten Stolperstein entwickeln. Deswegen ist es wichtig, dass du darauf hinweisende Formulierungen kennst: im Rahmen seiner Fähigkeiten, bemüht, zeigte sich Belastungen gewachsen, mit Fleiß und Willen, im Allgemeinen, ohne Tadel, weitestgehend entsprochen.

Negative Formulierungen: Darauf musst du achten

In der Tat ist es nicht leicht, negative Formulierungen aus einem eigentlich gut klingenden Zeugnis herauszulesen. Doch es gibt einige Sätze, die bei deinem neuen Job als negative Eigenschaften auffallen. Diese sogenannten Geheimcodes sind meist doppeldeutig und werden deswegen sehr kritisch gesehen. Sie können letztlich als Gesamtnote einer 6 gleichgesetzt werden.

Eine Formulierung, die Vorgesetzte häufig verwenden, ist: „Er hat ein gesundes Selbstvertrauen.“ Im ersten Moment scheint daran nichts auszusetzen sein, immerhin braucht es in jedem Beruf ein gewisses Maß an Selbstbewusstsein, um sich als Experte durchzusetzen. Taucht aber dieser Satz auf, heißt es, dass du arrogant bist. Diese Eigenschaft kommt bei den meisten Unternehmen nicht gut an.

Auch wenn dir eine „erfrischende Art“ nachgesagt wird, solltest du besondere Aufmerksamkeit walten lassen. Diesen Geheimcode verwenden Personaler nämlich, wenn sie darauf verweisen wollen, dass du keine Manieren besitzt und frech auftrittst.

Wird dir eine „schnelle Beliebtheit bei Kunden“ zugesichert, ist das alles andere als der Türöffner für deine neue Anstellung. Vielmehr heißt es, dass du schlecht verhandeln kannst, was in vielen Unternehmen nachteilig ist. Immerhin möchte jeder Betrieb die höchstmögliche Marge erzielen.

Warst du laut Personalabteilung dazu „in der Lage, deine Meinung zu vertreten“, bist du nicht kritikfähig.

Negativ ist übrigens auch eine Formulierung, in der du für deine Arbeit Verständnis gezeigt hast. Keineswegs warst du hier besonders fleißig, vielmehr ist das Gegenteil der Fall. Ähnlich ist folgende Aussage: „Er verstand sich darin, anfallende Aufgaben zu delegieren.“ Sie wird verwendet, wenn du Aufgaben lediglich an Kollegen abgegeben hast. Du warst also faul.

Personaler gehen neue Wege

Natürlich sind viele dieser besagten Geheimcodes mittlerweile bekannt und Arbeitnehmer prüfen die Zeugnisse dahingehend, wenn sie diese ausgehändigt bekommen. In den letzten Jahren haben sich die Arbeitgeber deswegen andere Vorgehensweisen überlegt, negative Aspekte zum Ausdruck zu bringen.

Immer häufiger werden Zeugnisse ausgehändigt, in denen Unwichtiges betont wird. Hierbei handelt es sich um Dinge, die eigentlich als selbstverständlich gewertet werden und deswegen nicht erwähnt werden müssen. Tauchen dann in deinem Arbeitszeugnis solche Themen auf, sagt dein bisheriger Chef damit: Deine Arbeit entsprach eigentlich nicht den Anforderungen und du hast neben diesen selbstverständlichen Themen nicht viel im Petto.

Immer mehr Personaler verzichten mittlerweile auch in einem qualifizierten Arbeitszeugnis auf eine eigentliche Bewertung. Das liegt aber keineswegs daran, dass sie sich nicht festlegen wollen. Es verdeutlicht dem neuen Chef lediglich, dass hier erforderliche Qualifikationen für den Job nicht mitgebracht werden. Für deine Zukunft ist das natürlich fatal, denn dadurch wird es schwer, sich gegen Konkurrenz durchzusetzen.

Ein besonderes Maß an Skepsis solltest du bei passiven Formulierungen an den Tag legen. Aktive Formulierungen weisen immer darauf hin, dass du mit einer gewissen Eigeninitiative agierst. Sind die Sätze passiv, sieht das schon anders aus. In diesem Fall hast du anfallende Arbeit nicht gesehen. Du hast darauf gewartet, dass dir Tätigkeiten zugeteilt wurden.

Wichtige Fragen und Antworten zum Arbeitszeugnis

Hier sind noch einmal alle wichtigen Fragen und Antworten zusammengefasst.

Arbeitszeugnis: Was ist das?

Hierbei handelt es sich um ein Dokument, dass die Tätigkeiten, Leistung und dein Sozialverhalten beschreibt. Es ist eine subjektive Beurteilung und wichtiger Bestandteil deiner Bewerbungsunterlagen.

Wie soll ich das Arbeitszeugnis beantragen?

Du solltest dein Arbeitszeugnis schriftlich beantragen, wenn dir dieses vom Chef nicht bereits zugesichert wurde.

Arbeitszeugnis: Wer muss es schreiben?

In der Regel schreiben Mitarbeiter der Personalabteilung das Zeugnis. In kleinen Betrieben übernimmt das der Arbeitgeber selbst.

Arbeitszeugnis: Was muss ich beachten?

Achte sowohl auf die Formalitäten als auch auf die Formulierungen. Wichtig ist, dass dein Zeugnis an sich wohlwollend ist und keine brisanten Geheimcodes enthält. Weiterhin ist auch die Unterschrift und das Datum der Ausstellung wichtig.

Wie lange nach Erhalt eines Arbeitszeugnisses kann ich dieses beanstanden?

Bis zu sechs Monate nach Erhalt kannst du noch um Berichtigung bitten. Im besten Fall lässt du aber nicht so viel Zeit verstreichen, sondern reagierst innerhalb weniger Tage.

Gibt es eine Internetseite, auf der ich kostenlos ein Arbeitszeugnis erstellen kann?

Es gibt im Internet mehrere Webseiten, die Arbeitszeugnis-Muster bereitstellen. Diese stehen kostenlos zum Download bereit. Die inhaltliche Formulierung musst du aber selbst übernehmen und diese sollte auch individuell sein, denn darauf hat ein Arbeitnehmer Anspruch.

Wo kann ich ein Arbeitszeugnis prüfen lassen?

Bist du dir unsicher, ob deine Beurteilung nun positiv oder negativ ist, kannst du dein Zeugnis individuell prüfen lassen. Dies ist über verschiedene Online-Dienste möglich. Hier reichst du dein Zeugnis elektronisch ein. Für die Überprüfung musst du eine kleine Gebühr zahlen. Achte bei der Auswahl des Dienstes darauf, dass dieser auch tatsächlich qualifiziert ist.

Ab wann hat jemand einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Anspruch auf ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis hast du schneller als du vielleicht vermutest. Hier reicht eine Beschäftigungsdauer von 6 Wochen vollkommen aus. In diesem Fall wird aber auch vorausgesetzt, dass du in den 6 Wochen überwiegend am Arbeitsplatz erschienen bist und nicht krank warst.

Wann muss der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis aushändigen?

Der Arbeitgeber muss dem Mitarbeiter die Beurteilung am letzten Arbeitstag aushändigen. Er ist zur Erstellung eines solchen Zeugnisses verpflichtet und kann dem Arbeitnehmer die Beurteilung aber natürlich auch schon eher aushändigen.

Wofür ist das Arbeitszeugnis wichtig?

Für einen neuen Job ist ein Arbeitszeugnis enorm wichtig. Personaler können sich so durch die Beurteilung eines Dritten ein Bild von deiner Arbeit und Qualifikation machen.

Wie kann ich in einem Arbeitszeugnis formulieren, dass ich nach der Probezeit gekündigt wurde?

Natürlich kann es immer wieder vorkommen, dass ein Arbeitsverhältnis nicht über die Probezeit hinweg bestehen bleibt. Gründe gibt es viele. Allzu oft stimmt beispielsweise die Chemie zwischen Chef und neuem Mitarbeiter nicht. Kündigt dich der Arbeitgeber, steht nun natürlich die Frage im Raum, wie das Arbeitszeugnis ausfallen wird. Oft erwägen Betroffene, einfach kein Arbeitszeugnis anzufordern. Eine Lösung ist das nicht, denn wenn ein Arbeitszeugnis fehlt, ist das immer ein schlechtes Zeichen.

Du solltest deswegen auch in diesem Fall auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bestehen. Darin ist es angebracht, einen Grund für die kurze Beschäftigungsdauer zu nennen. Dein Arbeitgeber sollte hier auf äußere Umstände verweisen. Diese können ganz unterschiedlicher Natur sein und lassen letzten Endes Raum für Interpretationen.

Was beutenden folgende Arbeitszeugnis-Formulierungen?

Es gibt Formulierungen, die in Arbeitszeugnissen immer wieder auftauchen und vom Arbeitnehmer selbst oft falsch interpretiert werden. Hierzu gehören:

• „Sie arbeitete mit größter Genauigkeit.“: Diese Aussage wird verwendet, wenn du zu kleinlich und langsam gearbeitet hast.
• „Er erledigte alle Aufgaben ordnungsgemäß und pflichtbewusst.“: Auch hier täuscht die wohlwollende Formulierung. Zwar hast du die Aufgaben an sich erledigt, hast aber nicht genug Initiative gezeigt.
• „Angebotene Leistungen befanden sich im Bereich seiner Fähigkeiten.“: Diese Formulierung ist ausgesprochen negativ, denn sie bemängelt klar deine fachlichen Fähigkeiten.
• „Er wusste sich zu verkaufen.“: Hier ist die Botschaft klar, denn hinter deinem Auftreten steckte mehr Schein als Sein, was natürlich negativ ist.

Sind die Geheimcodes im Arbeitszeugnis überhaupt erlaubt?

Natürlich ärgert es Arbeitnehmer, dass solche zweideutigen Formulierungen verwendet werden. Erlaubt sind sie aber und sogar ein Muss, denn offene Kritik und negative Worte sind laut Gesetzgeber nicht gestattet. Personaler müssen sich also an alternativen Formulierungen bedienen.

Was bedeutet in einem Arbeitszeugnis die Formulierung: „Ich durfte die Mitarbeiterin persönlich kennenlernen?“

Hierbei handelt es sich im Grunde um etwas Selbstverständliches. Mit solchen Aussagen verdeutlichen Arbeitgeber meist, dass es keine weiteren nennenswerten positiven Fähigkeiten gibt. Sie sind also eher schlecht für die Gesamtbeurteilung.

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