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Und tschüss: Abwesenheitsnotiz richtig formulieren

Bildquelle: www.istockphoto.com / Wavebreakmedia

Ab morgen lassen Sie sich für ein paar Tage die Sonne auf den Bauch scheinen? Sie haben eine größere Geschäftsreise ins Ausland vor sich? Dann informieren Sie auch Ihre Geschäftskontakte und richten Sie für die Dauer Ihrer Abwesenheit eine Abwesenheitsbenachrichtigung ein.

Die Abwesenheitsnotiz wird im von Ihnen eingestellten Zeitraum automatisch als Antwort auf jede empfangene E-Mail verschickt. Dadurch erfahren Ihre Kollegen und Ihre Geschäftskontakte, dass und wie lange Sie nicht im Büro erreichbar sind.

Natürlich sollten Sie die Notiz an Geschäftskontakte etwas seriöser formulieren, als die Benachrichtigung an Ihre Kollegen. Aus diesem Grund haben wir Ihnen verschiedene Vorlagen und Textbeispiele für die unterschiedlichen Empfänger zusammengestellt.

Folgendes gehört in Ihre Abwesenheitsmeldung
  • Anrede des Kontakts
  • Dank für die Nachricht
  • Dauer Ihrer Abwesenheit
  • Kontaktdaten Ihrer Urlaubsvertretung
  • Grußformel
  • Ihre Signatur

Abwesenheitsnotiz an Ihre Geschäftskontakte

Allgemeine Tipps zum Aufbau

  • Verzichten Sie in der Nachricht auf provokante oder schadenfroh klingende Urlaubs-Bekundungen, auch wenn Sie sich sehr darauf freuen.
  • Geben Sie für „dringende Fälle“ nicht Ihre Handynummer an, wenn Sie nicht ständig angerufen werden möchten. In der Regel wertet jeder sein Anliegen als „dringend“.
  • Details zu Ihrem Urlaub helfen dem Empfänger nicht weiter und Abwesenheitsgründe wie Krankheit, Kur oder familiäre Probleme gehen niemanden etwas an. Beides gehört nicht in die Abwesenheitsmeldung.
  • Die Abwesenheitsnotiz ist ein Standardschreiben, sollte aber so höflich und freundlich wirken wie jede andere Nachricht an Ihre Geschäftskontakte.

Textvorlagen zur E-Mail-Abwesenheitsnotiz

„Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Aktuell befinde ich mich nicht im Büro, ab dem TT.MM.JJJJ bin ich aber wieder für Sie da. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen hilft Ihnen mein Kollege Herr Mustermann (m.mustermann@webseite.de, +49 (0) 123 456 789) gerne weiter.
Mit freundlichen Grüßen
SIGNATUR“

„Guten Tag,
danke, dass Sie mir schreiben. Vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ befinde ich mich außer Haus und habe keinen Zugang zu meinen E-Mails oder Sprachnachrichten. Ich werde Ihre Nachricht ab dem TT.MM.JJJJ beantworten, sie wird nicht weitergeleitet.

Ihr Anliegen kann nicht so lange warten? Dann wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Frau Erika Mustermann. Sie erreichen sie unter erika.musterfrau@webseite.de oder telefonisch unter +49 (0) 123 456 789.

Beste Grüße und vielen Dank für Ihr Verständnis
SIGNATUR“

„Guten Tag,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich aktuell außer Haus. Ab dem TT.MM.JJJJ bin ich wieder für Sie erreichbar und kümmere mich dann gerne um Ihr Anliegen.

Bitte wenden Sie sich in der Zwischenzeit an meine Kollegin Erika Mustermann (e.mustermann@webseite.de, +49 (0) 123 456 789).
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
SIGNATUR“

„Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Bitte beachten Sie, dass ich vom TT.MM.JJJ bis einschließlich TT.MM.JJJJ auf einer Messe und nur eingeschränkt erreichbar sein werde. Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich melde mich zeitnah nach meiner Rückkehr bei Ihnen.

In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte unser Service-Center unter servicecenter@webseite.de oder +49 (0) 123 456 789.

Herzliche Grüße
SIGNATUR“

Abwesenheitsnotiz: Out of office
Bildquelle: www.istockphoto.com / SergeRandall

Beispiel für eine Out-of-Office-Message auf Englisch

„Hello,
thank you for your message.

Please note that I am currently out of office with no access to e-mail. I will be back on TT.MM.JJJJ and will answer your e-mail as quickly as possible. Your e-mail will not be forwarded automatically. In urgent cases please contact my colleague Mr Mustermann: max.mustermann@website.com or +49 (0) 123 456 789.

Thank you very much.

Kind regards
SIGNATUR“

Abwesenheitsnotiz an Ihre Kollegen

Grundsätzlich gilt: Diese Nachricht wird nur intern versendet. Sie kann deshalb lockerer und humorvoller formuliert werden. Die wichtigsten Informationen müssen natürlich trotzdem enthalten sein.

Textvorlagen zur E-Mail-Abwesenheitsnotiz

„Liebe Kollegen,

bis zum TT.MM.JJJJ wende ich mich vom deutschen Aprilwetter ab und suche die Sonne in südlichen Gefilden. Danach findet ihr mich, wie gewohnt, auf meinem Platz im vierten Stock, von wo aus ich mich gerne um eure Anfrage kümmere. Bei dringenden Fragen zur Abrechnung könnt ihr euch in der Zwischenzeit gerne an unsere liebe Kollegin Erika Mustermann (Durchwahl 123) wenden.

Herzliche Grüße
Vorname“

„Hallo zusammen,

im Moment befinde ich mich im wohlverdienten Urlaub. Ab dem TT.MM.JJJJ sitze ich wieder frisch und energiegeladen im Büro.

Liebe Grüße
Vorname“

„Liebe Kollegin, lieber Kollege,

ich befinde mich von Montag, TT.MM.JJJJ, bis einschließlich Freitag, TT.MM.JJJJ, im Urlaub. Ab Montag, TT.MM.JJJJ, bin ich wieder im Büro.

Beste Grüße
Vorname“

Hier gibt es noch mehr Tipps zum Thema Urlaub.

Tags & Schlagwörter: Abwesenheitsnotizletzter ArbeitstagUrlaub
    Cornelia Weidemann

    Autor Cornelia Weidemann

    Immer auf der Suche nach Neuigkeiten und glücklich mit der Welt, sobald die Hände die Tasten berühren: Cornelia schreibt über Menschen, die ihre Jobs lieben, über Events und Veranstaltungen und über Neues aus der HR-Welt.

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