Empfehlungsschreiben – die nützliche Referenz für den neuen Arbeitgeber

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Wer nach einer neuen Stelle sucht, ein Praktikum oder Stipendium anstrebt oder sich eine Beförderung wünscht, der kann ein Empfehlungsschreiben gut gebrauchen. In vielen Ländern stellt der sogenannte „Letter of Recommendation“ schon einen wichtigen Teil der Bewerbung dar – neben Lebenslauf, Arbeitszeugnis und Bewerbungsschreiben.

Empfehlungsschreiben in Deutschland auf dem Vormarsch

Auch in Deutschland wird das Schreiben mittlerweile gerne von Bewerbern genutzt. Aber was genau ist ein Empfehlungsschreiben? Es ist eine Empfehlung durch den vorherigen Arbeitgeber und dient dazu, dem Bewerber zu einem guten Eindruck bei seinem Gegenüber zu verhelfen. Vor allem im englischsprachigen Raum und auch bei einem neuen Job, der fließende Englischkenntnisse voraussetzt, werden Empfehlungsschreiben zunehmend wichtiger.

Was sollte ein Empfehlungsschreiben beinhalten – und an wen ist es adressiert?

Ein Empfehlungsschreiben ist in der Regel an den potentiellen zukünftigen Arbeitgeber gerichtet und wird vom ehemaligen Chef, beziehungsweise dem derzeit noch direkten Vorgesetzten verfasst. Es handelt sich hier aber nicht um das typische Zeugnis der Arbeitsleistungen, sondern es ist vielmehr ein Referenzschreiben, das auf die Person an sich eingeht.

Der Inhalt: alle positiven Eigenschaften und Merkmale der Person, die dem Aussteller des Schreibens während der Zusammenarbeit aufgefallen sind. Das ist zum Beispiel persönlich Vorteilhaftes, wie Zielstrebigkeit, Ehrgeiz und Teamgeist. Damit stellt das Empfehlungsschreiben eine gute und wichtige Ergänzung zum Arbeitszeugnis dar, das wenig persönlich erscheint und sich nur auf Leistungen beschränkt.

Der Bewerber lässt sich seine für die ausgeschriebene Stelle wichtigen und vorteilhaften Charakterzüge also vom Professor oder Vorgesetzten bestätigen. Damit bringt er eine wichtige Referenz mit wichtigen Informationen für einen bestimmten Empfänger mit.

Gibt es einen Unterschied zwischen Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben?

Empfehlungsschreiben und Referenzen

Ja. Es gibt sogar einen wesentlichen Unterschied zwischen dem Referenzschreiben und der Empfehlung durch den ehemaligen Arbeitgeber.

  • Eine Empfehlung ist auf die aktuelle Bewerbung zugeschnitten. Sie gilt also einem bestimmten potentiellen Arbeitgeber und ist auch nur an diesen adressiert.
  • Ein Referenzschreiben ist ein allgemein gültiges Schreiben mit Empfehlung. Das Referenzschreiben kann also für viele Bewerbungen genutzt werden, ist dafür aber nicht besonders auf die ausgeschriebene Stelle zugeschnitten.

Überlege dir deshalb, ob du gezielt nach einem Empfehlungsschreiben für mehrere mögliche Arbeitsstellen fragst, oder ob du ein eher allgemein verfasstes Referenzschreiben bevorzugst.

Auf welche Punkte ist beim Verfassen oder Erhalt eines Empfehlungsschreibens besonders zu achten?

Wichtige Punkte für´s Empfehlungsschreiben

Egal, ob du deinen ehemaligen Vorgesetzten nach einem Empfehlungsschreiben fragst oder selbst eines ausstellen sollst – es gibt ein paar wichtige Punkte zu beachten:

  1. Aus der Empfehlung muss ersichtlich sein, in welcher Beziehung du und der Arbeitgeber oder Bewerber miteinander gearbeitet haben, in welchem Zeitraum und Unternehmen dies der Fall war und welche Verantwortung es zu tragen galt.
  2. Es sind charakterliche Eigenschaften zu nennen, die besonders geschätzt werden – Qualitäten also. Außerdem dürfen auch besonders gute Leistungen in dem Schreiben erwähnt werden. Es sollte eher persönlich verfasst werden und darf nicht, wie ein Zeugnis, formell und lediglich auf Leistungen bezogen sein.
  3. Besonders wichtig: Eine Empfehlung sollte den persönlichen Kontakt zur ausstellenden Person ermöglichen. Das bedeutet, Kontaktdaten müssen ebenso wie die Unterschrift enthalten sein, damit sich der potentielle Arbeitgeber bei Bedarf mit dem Aussteller in Verbindung setzen kann. Frag beim Aussteller am besten nach, ob er damit einverstanden ist.
  4. Auch sollte das Schreiben möglichst einen Firmenstempel aufweisen. Oder es kann auf offiziellem Firmenpapier gedruckt sein, um seriös zu wirken.

Welche Empfehlungsschreiben kommen in der Bewerbung für den potentiellen Job gut an?

Frag am besten eine sehr wichtige, also hohe Person im Unternehmenum ein Empfehlungsschreiben. Denn: Ein oder zwei Empfehlungsschreiben von Entscheidungsträgern kommen besser an, als viele Schreiben, die nicht so viel Gewicht haben. Wähle außerdem bevorzugt die Referenz für deine Bewerbung, die sehr ausdrucksstark ist und nicht nur aus oberflächlichen Floskeln besteht.

Für welche Tätigkeit du dich auch bewirbst: Spicke die Bewerbung mit zu vielen Empfehlungsschreiben. Neben dem Arbeitszeugnis, Anschreiben und Lebenslauf sollten höchstens drei verschiedene solcher Schreiben vorgelegt werden. Das macht es auch bei einem persönlichen Gespräch einfacher, den Überblick zu behalten.

Wie nimmst du Kontakt mit einem möglichen Aussteller auf?

Wie nimmst du Kontakt mit einem möglichen Aussteller auf?

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Überlege dir zunächst, bei welchem Aussteller du eine Stelle innehattest, die dem Wunschjob ähnlich ist. Hat der entsprechende Arbeitgeber einen guten Eindruck von deiner Arbeit bekommen? Und hast du dich gut im ihm verstanden?

Arbeitgeber, mit denen du nicht im Guten auseinandergegangen bist, brauchst du in der Regel nicht um eine Empfehlung bitten. Das lohnt sich in der Regel kaum, denn diese Person hat eventuell eine von den Streitpunkten getrübte Meinung von dir. Und daraus entsteht selten eine aussagekräftige Referenz.

Hast du einen guten Draht zum Aussteller des Schreibens? Dann kannst du telefonisch anfragen und dabei vielleicht sogar darum bitten, positiv von dem üblichen Muster abzuweichen. Dadurch könntest du dich mit deiner Bewerbung stark von den Mitkonkurrenten unterscheiden.

Du hast um das Schreiben gebeten? Dann zieh dich höflich zurück und warte eine Weile ab, bevor du die Person gegebenenfalls erneut daran erinnerst.

Welche Wartezeit solltest du für die Empfehlung ansetzen?

Welche Wartezeit solltest du für die Empfehlung ansetzen?

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Im Schnitt wartest du ungefähr zwei Wochen auf die Empfehlung des ehemaligen Arbeitgebers. In seltenen Fällen dauert es sogar etwas länger. Doch was, wenn du auch nach einem Monat noch kein Schreiben erhalten hast?

Frag in diesem Fall höflich telefonisch oder auch schriftlich nach, ob die Anfrage eventuell untergegangen ist und die Empfehlung bereits aufgesetzt wurde. Benötigst du das Schreiben vom Professor oder früheren Vorgesetzten besonders dringend, kannst du beim Nachfragen freundlich darauf hinweisen. Werde aber nicht zu fordernd.

Wie stellst du selbst eine aussagekräftige Referenz aus?

Musst du selbst ein Empfehlungsschreiben ausstellen, hast du fast schon den Werdegang der sich bewerbenden Person in deinen Händen. Denn je aussagekräftiger und authentischer das Schreiben neben Lebenslauf, Anschreiben und Arbeitszeugnis ist, desto besser kommt die Person bei der Bewerbung an.

Geh beim Verfassen nicht nur nach der Vorlage. Drücke dich so authentisch wie möglich aus, am besten in der Ich-Form. Der Inhalt muss sich auf die Stärken und Qualitäten des Bewerbers beziehen und bestenfalls eine Referenz in Bezug auf bestimmte Tätigkeiten enthalten. Kostenlose Muster oder selbst gespeicherte Muster lassen sich gut als Vorlage nutzen, um formale Kriterien ohne weitere Recherche abzudecken.

Hebe hervor, wo der Bewerber einen besonders guten Eindruck gemacht hat und inwiefern er für den potentiellen Job gut geeignet wäre. Bewirbt sich ein Student beispielsweise für ein Stipendium, kannst du begründen, wieso gerade er dieses verdient.

Unser Tipp: Überlege dir, aus welchen Gründen du selbst den Bewerber eingestellt hast – und inwiefern sich diese Entscheidung bezahlt gemacht hat.

Wer darf überhaupt eine Empfehlung ausstellen?

Nur ein Professor, Vorgesetzter oder Trainer sollte das Referenzschreiben persönlicher Art ausstellen, wenn die Bewerbung seriös sein soll. Du kannst also nicht jede beliebige Person um diesen Gefallen bitten.

Wo ordnest du die Empfehlung in der Bewerbung ein?

Position des Empfehlungsschreiben in der Bewerbung

Natürlich ist bei der schriftlichen Bewerbung eine gewisse Form beizubehalten: Es gibt jeweils eine bestimmte Position für Anschreiben, Zeugnis, Lebenslauf und Arbeitszeugnis. Die persönlich gehaltene Referenz solltest du immer nach dem Anschreiben und Lebenslauf einbringen, und zwar im Anhang. Im Anhang selbst wird die Referenz hinter dem Arbeitszeugnis beigelegt.

Idealerweise platzierst du sie neben anderen Nachweisen in der Bewerbungsmappe und verweist im Anschreiben selbst auf die Referenz und die Nachweise. So hat der Empfänger von vornherein alles Wichtige im Blick.

Alles Wichtige im Überblick

  • Ein Vorgesetzter, Trainer und Professor kann den Bewerber empfehlen.
  • Ein gutes Arbeitsverhältnis ist die beste Voraussetzung für eine aussagekräftige Empfehlung.
  • Der Brief sollte persönliche Qualitäten zeigen, eventuell auch Beispiele.
  • Bestenfalls ist das Anschreiben auf den freien Job abgestimmt.
  • Der Bewerbung sollten nicht zu viele Referenzen beiliegen.
  • Eine Din A4 Seite ist ausreichend. In der Bewerbungsmappe wird sie nach Vorwort, Lebenslauf und Zeugnis angefügt.
  • Die Kontaktdaten des Verfassers und Unternehmensinformationen sollten angegeben werden.
  • Zwei Wochen Wartezeit sollten eingeplant werden.
  • Authentische, individuelle Schreiben unterstützen den Bewerber besser, als standardisierte Musterschreiben.
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