Sekretärinnen – Multitalente, die Chefs entlasten

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Liest man sich Aphorismen zu diesem Berufsbild durch, stößt man auf zahlreiche überholte Klischees, die insbesondere in Anbetracht der Tatsache verwundern, dass das Vorzimmer bis zur Mitte des 19. Jahrhunderts ausschließlich von Männern besetzt wurde. Ein empörendes Beispiel aus der Zeit der Stenografie: „Eine Sekretärin ist eine Dame in jüngeren Jahren, die dafür bezahlt wird, daß sie Maschinenschreiben lernt, während sie einen Mann sucht.“ (Quelle) Da der Job heute zum Großteil von Frauen ausgeübt wird, ist auch in diesem Artikel überwiegend die Rede von der „Sekretärin“, nicht zuletzt aus dem Grund, da bei dem Wort Sekretär häufig an ein Möbelstück gedacht wird.

Allgemeines zum Beruf der Sekretärin

Was sind die Aufgaben einer Vorzimmerkraft?

Du wirst bereits bei dem Wort „Vorzimmerkraft“ stutzig? Doch so werden Sekretärinnen auch heute noch genannt, vor allem dann, wenn sie in Instituten und staatlichen Stellen arbeiten. Zentrale Verantwortungsbereiche sind die Annahme von Telefonaten und das Verbinden mit dem jeweiligen Ansprechpartner, die Vereinbarung von Terminen, die Übersendung von Unterlagen an verschiedene Stellen, die Aktenführung, das Erstellen von Rechnungen, die Buchführung und das Buchen von Reisen für den Chef. Und nicht zu vergessen: Auch die häufig unliebsamen Kopierarbeiten gehören zum Job. Auch kann die Beschaffung von Büromaterial zu den Aufgaben zählen. Letzteres dürfte ein Grund dafür sein, dass die Firma Leitz bis 2015 einen entsprechenden Wettbewerb („Deutschlands beste Sekretärin“) veranstaltet hat.

Der Weg zu dieser Position

Der klassische Zugang zu diesem Beruf funktioniert über eine Ausbildung als Kauffrau für Bürokommunikation, Industriekauffrau oder Kauffrau für Marketingkommunikation. Doch auch weitere duale Ausbildungen wie die zur Notariats- oder Rechtsanwaltsfachangestellten qualifizieren aufgrund ihrer Tätigkeiten für klassische Sekretariatsaufgaben.

Auch Quereinsteiger mit Computerkenntnissen, guten sprachlichen Fähigkeiten und 10-Finger-Schreibkenntnissen sind gern gesehen: Durchstöbert man Stellenanzeigen für Studenten, so fällt auf, dass diese häufig als Mitarbeiter in den Sekretariaten u. a. von Anwälten und Steuerberatern eingesetzt werden.

Das Klischee: Die schrullige Sekretärin

Bildquelle: www.istockphoto.com / Anetlanda

Welche Arten von Sekretärinnen gibt es?

Gibt man in eine Suchmaschine „Arten von Sekretärinnen“ ein, so stößt man auf humorvolle psychologische Typologien, die Vorzimmerdamen in Kategorien wie die des „Drachen“, der „Chef-Anhimmlerin“ etc. einteilen. Wir hingegen wollen grundlegende Tätigkeitsbereiche von Sekretärinnen unterscheiden und etwas Ordnung in den Dschungel der Berufsbezeichnungen bringen.

Ein allgemeiner Hinweis: Diktate gehören zu den besonders typischen Sekretariatsaufgaben. In modernen Betrieben werden sie bereits von Software verschriftlicht und müssen von den Angestellten nur noch korrigiert werden. Besonders moderne Chefs diktieren gar nicht mehr, sondern schreiben selbst, weil sie sich das bereits im Studium angewöhnt haben.

Die Arztsekretärin

Um diesen Beruf ausüben zu können, ist eine medizinische Ausbildung erforderlich, beispielsweise die der Medizinischen Fachangestellten oder der Krankenschwester. Eine solche Vorbildung ist erforderlich, da Kenntnisse der medizinischen Fachterminologie erwartet werden und zudem ein Verständnis für die einzelnen Behandlungsmethoden wichtig ist. Neben dem Verschicken von Standardschreiben gehört das Schreiben von Diktaten des Arztes zum Alltag.

Die Empfangssekretärin

Als Empfangsmitarbeiter ist ein zuvorkommendes, freundliches Wesen besonders wichtig. In dieser Funktion fungiert man in hohem Maße als Aushängeschild für das jeweilige Büro bzw. die Kanzlei oder Arztpraxis. Auch fließende Kenntnisse mindestens in Englisch sind für diesen Job Pflicht, damit man sich mit allen Kunden, Mandanten etc. gut verständigen kann. In der Regel hat man außerdem die Kontrolle über die Telefonzentrale und muss Anrufer mit dem gewünschten Gesprächspartner verbinden.

Die Notariatssekretärin

Die Annahme der Aufträge von Mandanten sowie deren Information gehören zu ihrem Alltag. Außerdem muss ein Notariatsfachangestellter Unterlagen von Behörden anfordern. Die unterschiedlichsten Verwaltungstätigkeiten gehören ebenfalls zum Job.

Die Patentanwaltssekretärin

Die Organisation des Kanzleiablaufs und die Konversation häufig in Fremdsprachen sind das tägliche Brot der Patentanwaltsmitarbeiterin. Je nach Qualifikationsgrad kann auch die Sachbearbeitung zu den Aufgaben gehören. Die Aktenführung, Rechnungsprüfung und Koordination von Terminen sowie Maßnahmen zur Wahrung von Fristen sind zentral. Nicht nur ausgebildete Patentanwaltsfachangestellte, sondern auch qualifizierte Quereinsteiger oder Muttersprachler bestimmter Sprachen sind in diesem Arbeitsgebiet willkommen.

Die Rechtsanwaltssekretärin

Im Normalfall kommen als Rechtsanwaltssekretärinnen Absolventen der kaufmännischen Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten zum Einsatz. Eine Tätigkeit, die von der Rechtsanwaltssekretärin relativ selbstständig ausgeführt werden kann, ist die Zwangsvollstreckung. Ansonsten gehören die Kanzleiorganisation sowie das Schreiben von Diktaten des Rechtsanwalts zum Alltag. Daneben sind Tätigkeiten wie die Aktenführung und die Überwachung von Fristen zentral.

Die Chefsekretärin

Ist sie die Chefin unter den Sekretärinnen oder einfach die Sekretärin eines bestimmten Chefs? Laut Duden-Definition ist die zweite Variante richtig, doch kann eine Chefsekretärin anderen Mitarbeitern gegenüber auch eine Weisungsbefugnis haben, vor allem dann, wenn sie Anweisungen des Chefs weitergibt.

Übrigens: Wenn von einem Executive Assistant die Rede ist, ist ein Vorstandsassistent gemeint. Wie auch die Chefsekretärin entlastet dieser die Geschäftsführung, doch werden für Assistentenstellen häufig ein abgeschlossenes Hochschulstudium sowie Zusatzkenntnisse erwartet.

Die Fremdsprachensekretärin

Neben allgemeinen Sekretariatsaufgaben gehören auch Übersetzungen zum Alltag. Auch das Formatieren von Texten ist wichtig.

Die persönliche Assistentin

Nicht zu verwechseln ist die Position der persönlichen Assistentin mit derjenigen der persönlichen Assistenz, in deren Rahmen eine Person einer behinderten Person im Alltag hilft. Eine persönliche Assistentin wird in der Regel nicht nur mit geschäftlichen, sondern auch privaten Anliegen des Arbeitgebers betraut. Zur Ausübung dieser Position kann ein abgeschlossenes Studium verlangt werden.

Die Privatsekretärin

Der Unterschied zu anderen Sekretariatspositionen liegt, wie der Name schon sagt, vor allem darin, dass die Aufgaben nicht geschäftlicher, sondern privater Natur sind. Arbeitgeber können beispielsweise Unternehmerfamilien sein. Auch die Bereitschaft, mit auf Reisen zu gehen, kann gefordert werden.

Die Schulsekretärin

Sie hat viel mit Kindern zu tun und muss deshalb besonders viel Feingefühl besitzen. Doch auch zahlreiche andere Personen werden ihr Sekretariat besuchen: Lehrer, Eltern, Handwerker. Ihr werden gute kommunikative Skills abverlangt und beispielsweise auch die Fähigkeit zur Einschätzung, ob für ein Kind ein Notarzt gerufen werden muss. Die Schulsekretärin arbeitet dem Schulleiter zu, und die vielfältigsten Verwaltungsaufgaben gehören zu ihrem Arbeitsgebiet.

In der Regel wird für eine solche Position eine abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten verlangt, doch häufig werden auch Bewerber mit einem vergleichbaren Abschluss eingestellt.

Sekretärin in einer Behörde

In Stellenanzeigen werden solche im öffentlichen Dienst tätigen Arbeitskräfte schlicht als „Sekretärin“ bezeichnet. Zur Ausübung dieses Jobs etwa in der Verwaltung wird meist eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter erwartet. In vielen Fällen haben jedoch auch Quereinsteiger Chancen.

Die Virtuelle Assistenz

Eine Virtuelle Assistentin ist im Unterschied zu allen anderen hier vorgestellten Sekretärinnen-Jobs eine Selbstständige, deren Aufgabe darin besteht, ihren Auftraggeber zu entlasten: Tätigkeiten, die den Auftraggeber von seiner eigentlichen Arbeit ablenken oder ihm zu viel Zeit wegnehmen würden, werden von ihr erledigt. Wird eine solche gesucht, kann eine Arbeitskraft beispielsweise auf fernarbeit.net gefunden werden. Prinzipiell gibt es jedoch zahlreiche andere Plattformen, auf denen Virtuelle Assistenten ihre Dienste anbieten. Die meisten von ihnen verfügen zudem über eine eigene Website.

Sekretärin am Schreibtisch

Bildquelle: www.istockphoto.com / Deagreez

Was ist eine Assistentin?

Der Unterschied zwischen einer Sekretärin und einer Assistentin ist, dass der letzteren auch beratende Funktionen zukommen. Aufgrund dieses höheren Anspruchs wird von einer Assistentin häufig ein abgeschlossenes BWL-Studium verlangt. Je nach Einstellung des jeweiligen Personalverantwortlichen können natürlich auch Absolventen anderer Studiengänge infrage kommen.

Da dem Begriff der Sekretärin, wie eingangs erwähnt, viele Klischees anhaften, wird häufig von einer Assistentin gesprochen, um die Funktion der jeweiligen Person aufzuwerten.

Ein anderer Fall liegt vor, wenn von einer Teamassistentin die Rede ist. Solche Personen haben kein eigenes Büro bzw. teilen sich auch keines mit einer einzigen anderen Kollegin: Sie sitzen in Großraumbüros und sind für mehr als einen Sachbearbeiter zuständig.

Akademiker im Sekretariat

Im Sekretariat können sich auch Akademikerinnen finden, die dieser Arbeit entweder vorübergehend oder dauerhaft nachgehen. Besonders erschreckend für Studierende schöngeistiger Fächer ist, wenn die promovierte Wissenschaftlerin im Institutssekretariat tätig ist – da klar ist, dass solche Akademiker sich ursprünglich gewiss etwas anderes erträumt haben.

Perspektiven und Vergütung als Sekretärin

Welche Aufstiegsmöglichkeiten hat man?

  • Nach Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung hat man die Möglichkeit, die allgemeine Hochschulreife an der Berufsoberschule zu erwerben, wenn man einen entsprechend guten Realschulabschluss vorzuweisen hat. Mit dem Abitur stehen – abhängig von der Durchschnittsnote – alle Studiengänge offen.
  • Wer weniger lernfreudig ist, hat beispielsweise die Möglichkeit, eines Tages zur Chefsekretärin, zum Office Manager oder zur Bürovorsteherin/-leiterin (letzteres gibt es vor allem in Anwalts- und Notarkanzleien) aufzusteigen. Doch auch zur Erlangung und erfolgreichen Ausübung solcher Positionen sollte man eine gewisse Fortbildungsbereitschaft mitbringen.
  • Weitaus mehr Karrierechancen können sich ergeben, wenn man den Sekretariatsbereich verlässt und als Quereinsteiger in einen neuen Job im kaufmännischen Bereich einsteigt.

Die Vergütung

In den diversen vorgestellten Ausbildungsberufen, die zum Beruf der Sekretärin führen können, werden unterschiedlich hohe Ausbildungsvergütungen bezahlt. Doch wieviel kann man als Berufsanfängerin verdienen? Laut Steuerklassen.com beträgt das Gehalt bei einem Berufseinstieg mindestens 1800 € – in Vollzeit.

Wer bei einem kleinen Betrieb tätig ist, verdient als Sekretärin im Durchschnitt 2200 € im Monat, bei einem großen Unternehmen hingegen 2800 € (Quelle: ebd.)

Wird dich dieser Beruf glücklich machen?

  • Du wünschst dir einen angenehmen Job im Büro, am besten mit Getränkeflatrate (denn diese gibt es in vielen Offices).
  • Du agierst gern im Hintergrund, bist aber gleichzeitig kommunikativ und telefonierst gern.
  • In der Schule hattest du gute Noten in Deutsch und in Englisch. Eine besonders gute Sekretärin kann aus dir werden, wenn du dich zudem für Mathe begeisterst und eine ausgeprägte Allgemeinbildung mitbringst.
  • Als Aushängeschild des Betriebs macht es dir Spaß, stets perfekt gekleidet zu erscheinen (natürlich gibt es auch Betriebe ohne Dresscode) und du legst beste Umgangsformen an den Tag. Du verstehst dich als Service für Kunden, Mandanten, Patienten – und natürlich für deinen Chef!
  • Ein teures Studium schreckt dich ab. Du willst lieber gleich während der Berufsausbildung Geld verdienen und gibst dich dabei als Auszubildender mit einer schlechten bis mäßigen Bezahlung zufrieden, erwartest jedoch auch als fertig Gelernte nicht besonders viel Gehalt.
  • Du weißt, wie wichtig die Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht ist. Wie das „secret“ im Wort Sekretärin schon sagt, hast du es im Berufsalltag mit vielen Geheimnissen zu tun.
  • Loyalität schreibst du groß und trägst das auch nach außen. Das kann in der Praxis zum Beispiel bedeuten, dass du dem Telefonanrufer, der deinen Chef sprechen will, nicht sagst, dass sich dieser gerade auf der Toilette befindet. Besser: „Herr Müller ist gerade in einer Besprechung.“
  • Du suchst einen Beruf mit einer meist guten Work-Life-Balance, der sich zudem gut mit einer eigenen Familie vereinbaren lässt.

Wann du für den Job ungeeignet bist

  • Du willst immer die erste Geige spielen? Eine Sekretärin wird über ihren Chef definiert. Du hingegen vermittelst zwischen ihm und den Kunden, Mandanten etc., wenn dein Chef abwesend oder beschäftigt ist und kennst den Terminkalender deines Vorgesetzten häufig auswendig.
  • Dir bricht schnell ein Zacken aus der Krone? Je nach der Auffassung deines Chefs kann von dir erwartet werden, Kaffee zu kochen oder auch einmal Botengänge auszuführen, wenn beispielsweise die Auszubildende im Urlaub ist. Oder: Die Putzfrau kommt erst später, und das Büro soll einen guten Eindruck auf die Kunden machen, weshalb die Sekretärinnen noch schnell die Tassen abspülen sollen. Auch kann ein Chef erwarten, dass die Sekretärin private Dinge des Vorgesetzten managt.
  • Du willst weitreichende Befugnisse besitzen? Trotz ihrer juristischen Schulung darf beispielsweise die Rechtsanwaltsfachangestellte grundsätzlich keine Rechtsauskunft geben.
  • Dir schwebt eine steile Karriere vor? Obwohl vielleicht dein Gehalt erhöht wird, wenn du dich bewährt hast, bleibst du eine Sekretärin. Eine Arztsekretärin kann nicht zur Ärztin aufsteigen, es sei denn, sie holt das Abitur nach, absolviert dies mit einer sehr guten Note und studiert dann Medizin.

Die Zukunft: ein Roboter als Sekretärin?

Sogar in konservativen Bereichen wie Behörden kommen mittlerweile Bots zum Einsatz, die Fragen automatisch beantworten. Dies lässt Böses für die Zukunft ahnen. Es ist jedoch ziemlich wahrscheinlich, dass sich die Sekretärinnen, die für die oberste Führungsebene arbeiten, halten werden, denn eine wirklich gute Kraft kann nicht nur eine große Hilfe sein, sondern auch ein Statussymbol für den Chef.

Deshalb bleibt zu vermuten, dass sich gut qualifizierte Bürokräfte, die über umfassendes Software-Know-How verfügen, das über das Checken der Job-E-Mails hinausgeht, loyal und verschwiegen sind und eine hohe Dienstleistungsbereitschaft mitbringen, auch zukünftig nicht um Arbeitslosigkeit Sorgen machen müssen (siehe auch diese Prognose). Mehr zum Thema Roboter in diesem Artikel.

Fazit

„Aber ich wollte doch den Chef sprechen und nicht die Tippse.“ Solche und ähnliche Aussagen sollte eine Sekretärin nicht zu persönlich nehmen. Dennoch ist es traurig, dass das Arbeitsfeld ein vergleichsweise schlechtes Image genießt und die Tätigkeit häufig auch nicht angemessen bezahlt wird. Wie glücklich eine Sekretärin in ihrem Job ist, hängt nicht zuletzt von dem Chef selbst ab. Schätzt er die Mitarbeiterin, oder verhält er sich respektlos und legt schlechte Manieren an den Tag?

Wer den Beruf ergreifen will, sollte sich zuvor zudem vergegenwärtigen, dass einige der klassischen Aufgaben auch von ungelerntem Personal bewältigt werden können, etwa das Anfertigen von Kopien, das Gießen der Pflanzen oder das Servieren von Getränken.

Glücklicherweise wird es immer seltener, dass sich Chefs von ihrer Vorzimmerkraft einen Kaffee bringen lassen, doch gerade dies wird von manch konservativem Geschäftspartner erwartet.

Über altmodische Rollenklischees kann so manche Bürokraft hinwegsehen, wenn sie dafür in Teilzeit Familie und Beruf gut unter einen Hut bringen kann. Wer jedoch viel beruflichen Ehrgeiz mitbringt und sich zahlreiche Aufstiegsmöglichkeiten wünscht, sollte von dieser Berufswahl besser absehen.

Das Bild der Sekretärin, die nichtsnutzig herumsitzt und sich vielleicht auch noch heimlich die Fingernägel feilt, mag ganz vereinzelt zutreffen, doch tendenziell ist der Trend eher in die Richtung der Teamassistentin gegangen, die aufgrund ihrer hohen Arbeitsauslastung kaum Zeit für private Nebenbeschäftigungen während der Arbeitszeit hat.

Wer als Vorzimmerkraft möglichst viel Wertschätzung erhalten möchte, sollte Wert auf regelmäßige Fortbildungen (Beispiele: über neue Programme, Gesetzesänderungen etc.) legen und sich regelmäßig fragen, ob die eigene Kompetenz ausreicht, um die Arbeit bestmöglich bewältigen zu können, oder ob Weiterbildungen erforderlich sind.

Um eine gute Sekretärin abzugeben, muss man häufig ein vielseitig begabtes Allroundtalent sein. Viel Lob kann man dennoch nicht erwarten: Der Chef erwartet meist schlicht, dass „der Laden läuft“.

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