Ausbildung Bürokaufmann/-frau

Welche Tätigkeiten übernimmt ein Bürokaufmann/-frau während der Ausbildung?

Du wirst zunächst mit deinem Betrieb vertraut gemacht und in die typischen Aufgaben deines Berufs als Bürokaufmann/-frau eingewiesen. Du tätigst Anrufe, übernimmst die Mail-Korrespondenz und empfängst Kunden. Du lernst die wichtigsten Programme von Word und Excel kennen und damit umzugehen. Du bist nun in der Lage, Termine anzunehmen und zu koordinieren.
Weiter machst du dich mit Informationsbeschaffung und deren Aufarbeitung bekannt und lernst, Posteingang und Postausgang zu bearbeiten. Du wirst in größere Projekten einbezogen und erfährst, was du bei der Planung und Durchführung beachten musst.
Mit den Ausbildungsjahren steigert sich deine Eigenverantwortlichkeit. Du kannst Angebote einholen und vergleichen, stellst Kundendaten zusammen und wertest sie aus und führst Vor- und Nachkalkulationen durch.

Das Thema Finanzierung mit dem Erstellen von Rechnungen und Monatsabschlüssen kommt im dritten Lehrjahr dazu. Auch weißt du jetzt, wie du Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen vorbereitest und abrechnest.

Wie lange dauert die Ausbildung zum Bürokaufmann/-frau und wie ist der Ablauf?

Deine Ausbildungszeit dauert drei Jahre. Hast du bereits einen entsprechenden berufsbildenden Lehrgang abgeschlossen, kannst du eine Verkürzung auf zwei Jahre beantragen. Die Ausbildung erfolgt dual, das heißt, dass du in deinem Ausbildungsbetrieb tätig bist und an bestimmten Tagen an der Berufsschule die theoretischen Grundlagen für deinen Job lernst. Der Berufsschulunterricht kann auch in Blockform stattfinden. Du wirst hier in allen Fächern unterrichtet, die für deinen späteren Beruf wichtig sind. Auch die allgemeinbildenden Fächer wie Deutsch, Mathematik, Wirtschafts- und Sozialkunde stehen auf dem Stundenplan der Berufsschule.


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In den ersten Monaten lernst du die Büro- und Geschäftsprozesse deines Betriebes kennen. Die Berufsschule vermittelt dir u.a., wie du deine Rolle im Betrieb mitgestalten kannst und wie du Arbeitsvorgänge organisierst und Verträge abschließt. Die neue Bezeichnung für den Beruf des/der Bürokaufmann/-frau lautet ‚Kaufmann/-frau für Büromanagement‘. Mit der neuen Bezeichnung hat sich ein Detail deiner Ausbildung verändert. Du suchst dir nun -etwa in der Mitte der Ausbildungszeit- aus einem Angebot von zehn Qualifizierungsmöglichkeiten zwei Themengebiete aus und vertiefst dich weiter in sie. In diesen beiden Bereichen bist du dann besonders qualifiziert. In der Regel richtet sich die Auswahl deiner Wahlqualifikationen auch nach der Art deines Ausbildungsbetriebs. Du kannst dich zum Beispiel für den Bereich ‚Einkauf und Logistik‘, für ‚Marketing und Vertrieb‘ oder für ‚Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement‘ entscheiden.

In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres findet der erste Teil der Abschlussprüfung statt. Das dritte Ausbildungsjahr an der Berufsschule hat Themen wie Liquidität, Finanzierung, Darstellung und Optimierung von Geschäftsprozessen zum Thema. Du lernst auch, wie du Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisierst.
Gegen Ende des dritten Ausbildungsjahres legst du den zweiten Teil deiner Abschlussprüfung ab.

Welche Voraussetzungen musst du erfüllen, um Bürokaufmann/-frau zu werden?
In der Regel brauchst du den Realschulabschluss. Sonderregelungen sind möglich. Von Vorteil ist, wenn Deutsch, Mathematik, Englisch und Wirtschaft auch schon in der Schule zu deinen bevorzugten Fächern gehörten. Du brauchst eine angenehme sprachliche Ausdrucksweise und musst den schriftsprachlichen Bereich sicher beherrschen. Mathematische Kenntnisse und Wissen im Fach Wirtschaft sind u.a. wichtig für das gesamte Rechnungswesen im Betrieb. Du musst später mit Daten und Statistiken umgehen können.

Gute Englischkenntnisse sind wegen internationaler Kundschaft und Geschäftspartnern aus dem Ausland in diesem Berufszweig beinahe schon unerlässlich.
Die Arbeit am Computer sollte dir in den Grundzügen vertraut sein. Du gehst später mit der Mail-Software, mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation um und musst Online-Recherche betreiben.

Zu den Grundvoraussetzungen für diesen Beruf gehört auch das Interesse an verwaltend-organisatorisch Tätigkeiten und kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten. Sorgfältiges Dokumentieren und Protokollieren und das Planen von Einkäufen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten gehört zu deinem künftigen Tätigkeitsfeld.
Auch das Eingehen auf Kundenanliegen liegt in deinem Aufgabenbereich. Also sollten dir sozial-beratende Tätigkeiten nicht fremd sein.

Wo kann ich nach meiner Ausbildung als Bürokaufmann/-frau arbeiten?

Du kannst später in Unternehmen von nahezu allen Wirtschaftsbereichen tätig sein. Du kannst dich bei öffentlichen Verwaltungen bewerben oder bei sämtlichen Verbänden, Organisationen und Interessenvertretungen jeglicher Art. Je nachdem, was dir mehr liegt, kannst du dich in großen Firmen oder in kleinen und überschaubaren Betrieben bewerben. Dir stehen Möglichkeiten in großen Möbelhäusern wie in kleinen Handwerkbetrieben offen. Auch verschiedene Unternehmensbereiche stehen dir zur Auswahl. Du kannst die Assistenz der Geschäftsleitung oder des Management sein; du kannst dich ebenso für die Personalverwaltung oder den Bereich Öffentlichkeitsarbeit entscheiden.

Was verdiene ich als Bürokaufmann/-frau nach meiner Ausbildung?

Bürokaufleute verdienen im Jahr durchschnittlich 32 646 Euro; der maximale Verdienst liegt bei 44 995 Euro. Wenn du Einsteiger bist, kannst du im Schnitt mit 20 060 Euro als Einstiegsgehalt rechnen. Bei der Berechnung dieser Durchschnittswerte wurden alle Bundesländer berücksichtigt. Die Höhe deines Einkommens wird auch von der Größe deiner Firma abhängen und der Position, die du dort einnimmst.

Welche Arbeitszeiten habe ich als Bürokaufmann/-frau?

Du hast einen geregelten Acht- Stunden- Tag. In vielen Firmen wird Gleitzeitarbeit angeboten. Es hängt von deinem Betrieb ab, ob, wie oft und wie viele Überstunden für dich anfallen.

Gibt es Besonderheiten im Job als Bürokaufmann/-frau zu beachten?

Für deine Tätigkeit ist es vorteilhaft, wenn du diese drei Qualitäten mitbringst: ein gutes Organisationstalent, einen gewissen Perfektionismus und darüber hinaus noch eine freundliche, anderen zugewandte Art. Ein Allroundtalent zu sein wird dir in diesem Beruf den meisten Erfolg einbringen. Denn es ist gut möglich, dass du später einmal das „Sprachrohr“ oder die „Seele“ der Firma sein wirst.

Wie sieht meine Zukunftsperspektive als Bürokaufmann/-frau aus?

Die Nachfrage nach Bürokaufleuten ist groß. Sie werden in jeder Branche gebraucht. Du hast hier sogar besonders viele Auswahlmöglichkeiten. Du kannst dich bei einem großen Konzern oder einer bekannten Modekette genauso bewerben wie bei einem kleinen Betrieb oder, wenn du besonderen Wert auf Kundenkontakt legst, in der öffentlichen Verwaltung.vWenn du schon während deiner Ausbildung über deine zwei Wahlqualifikationen hinaus noch weitere Zusatzqualifikationen erworben hast, dürften deine Einstiegschancen noch höher sein.vDurch verschiedene Aufstiegsweiterbildungen kannst du später in Führungspositionen gelangen. Die Prüfung zum Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation ist zum Beispiel geeignet, dich beruflich weiterzubringen.
Wenn du es dir zutraust, besteht sogar die Möglichkeit, dich mit einem Büroservice selbstständig zu machen. Alles in allem ist der Beruf des Bürokaufmanns/ der Bürokauffrau vielseitig und zukunftssicher.