Was Sie als Arbeit­ge­ber über die Urlaubs­rück­stel­lung wis­sen soll­ten

Eine Rück­stel­lung ist gene­rell für eine finan­zi­el­le Ver­pflich­tung zu bil­den, die im lau­fen­den Geschäfts­jahr anfällt, deren Ein­lö­sung jedoch in der Zukunft liegt. Das gilt auch für die Urlaubs­rück­stel­lung. Besteht zum Ende der Abrech­nungs­zeit­raums auf dem Arbeits­zeit­kon­to der Arbeit­neh­me­rin bzw. des Arbeit­neh­mers ein Über­schuss, so ist ein Erfül­lungs­rück­stand sei­tens des Arbeit­ge­bers zu ver­zeich­nen. Die zum Bilanz­stich­tag bestehen­den Ver­bind­lich­kei­ten müs­sen in der Schluss­bi­lanz als Rück­stel­lung gebil­det wer­den. 

Die­se Rück­stel­lung kann als Sicher­heits­maß­nah­me ver­stan­den wer­den. Vor allem gilt das für die Mög­lich­keit, dass der Arbeitnehmer*in das Unter­neh­men ver­lässt, ohne den Urlaubs­an­spruch kom­plett ein­ge­löst zu haben. Sowohl die Bilan­zie­rung des Anspruchs als auch die Rück­stel­lung stel­len sicher, dass das Anrecht des Mit­ar­bei­ters nicht ver­lo­ren­geht, son­dern ver­wirk­licht wer­den kann – ent­we­der durch die Kon­su­mie­rung der Urlaubs­ta­ge oder aber durch die mone­tä­re Aus­zah­lung des Anspruchs. Doch es geht nicht nur um eine mög­li­che Kün­di­gung der Mit­ar­bei­ten­den. Die Sicher­heits­maß­nah­me greift eben­so im Fall, dass das Unter­neh­men Insol­venz anmel­den muss. 

Vor­tei­le hat die Urlaubs­rück­stel­lung nicht nur für Arbeit­neh­mer*innen, son­dern auch für Sie als Arbeit­ge­ber. Ohne den exak­ten Über­blick über die noch offe­nen Urlaubs­an­sprü­che der Mit­ar­bei­ten­den wür­den die noch offe­nen Ansprü­che leicht unter­schätzt. Im Fal­le, dass Mit­ar­bei­ten­de sich ihre Urlaubs­ta­ge aus­zah­len las­sen, ent­steht zudem ein finan­zi­el­ler Auf­wand. Auch die Abwe­sen­heit der Mit­ar­bei­ten­den kann zu Aus­ga­ben füh­ren, etwa durch die not­wen­di­ge Ein­stel­lung von Per­so­nal zur Aus­hil­fe.  

Die Bilan­zie­rung der Urlaubs­ver­pflich­tung sorgt dafür, dass die Aus­ga­ben bereits im Vor­feld berück­sich­tigt und gesi­chert wer­den, sie dient also als ein Instru­ment zur Pla­nungs­si­cher­heit des Unter­neh­mens. Den­noch ist es rat­sam, die Urlaubs­an­sprü­che der Mit­ar­bei­ten­den das gesam­te Jahr über im Blick zu behal­ten und Betrof­fe­ne dazu zu ermun­tern, ihren Urlaub zu neh­men. Ansons­ten sam­meln sich leicht all­zu hohe Belas­tun­gen zum Ende des Geschäfts­jah­res an. 

Zunächst ist es nötig, die Höhe des Anspruchs genau zu berech­nen. Die Art der Berech­nung ist sowohl im Han­dels- als auch im Steu­er­recht genau gere­gelt. Grund­la­ge dafür sind die Preis­ver­hält­nis­se das abge­lau­fe­nen Bilanz­zeit­raums. Auf Sei­ten der Han­dels­bi­lanz sind even­tu­el­le Ände­run­gen der Gehalts­hö­he zu berück­sich­ti­gen, sofern sie bei Erstel­lung der Urlaubs­rück­stel­lung bereits abseh­bar sind. Auf­grund die­ser Dis­kre­panz im Han­dels- und Steu­er­recht kön­nen durch die Berech­nung laten­te Steu­ern zustan­de kom­men.